O que é o 5W2H
O 5W2H é uma forma simples de transformar uma decisão em ação executável. O nome vem das sete perguntas, em inglês, que cada ação precisa responder:
Criado no contexto da qualidade total e muito usado junto com o ciclo PDCA, o 5W2H vale para qualquer tamanho de problema: do plano de ação de uma auditoria à resposta a um risco crítico de projeto. A força dele está na disciplina, e não na sofisticação. Quando uma ação não consegue responder às sete perguntas, normalmente é porque ainda não está clara o bastante para ser executada.
| Pergunta | Em inglês | O que responde |
|---|---|---|
| O quê | What | Qual é a ação, escrita com verbo no infinitivo |
| Por quê | Why | Qual resultado a ação busca, e por que ela vale o esforço |
| Onde | Where | Local, sistema ou área em que acontece |
| Quando | When | Até quando precisa estar pronta |
| Quem | Who | Uma pessoa responsável, não um departamento |
| Como | How | O método ou os passos principais |
| Quanto | How much | O custo estimado, em reais |
Quando usar o 5W2H em projetos
Em gerenciamento de projetos, o 5W2H aparece em quatro situações frequentes:
Como a ferramenta ajuda
A ferramenta soma o custo de todas as ações que não foram canceladas, marca como atrasada toda ação com prazo vencido que ainda não foi concluída e conta as ações por situação e por responsável. A data de referência é a do seu computador, então o plano está sempre atualizado quando você o abre. Ações sem responsável ou sem prazo geram um aviso, porque são as que raramente acontecem.
Você pode ordenar a tabela por data, responsável ou situação, filtrar por situação e colar linhas de uma planilha: o conteúdo colado no campo "O quê" é distribuído pelas colunas na mesma ordem das sete perguntas.
Como montar um bom plano de ação 5W2H
- Comece pelo problema. Escreva, em uma frase, o que o plano precisa resolver, de preferência com um número. É o campo "Qual problema este plano resolve?" da ferramenta.
- Liste as ações antes de detalhar. Primeiro o "O quê" de todas as ações; depois as outras colunas. Assim a equipe enxerga o plano inteiro antes de discutir cada linha.
- Escreva cada ação com verbo no infinitivo. "Treinar os atendentes", "negociar o prazo com o fornecedor". Se a frase não tem verbo, provavelmente é um tema, e não uma ação.
- Um responsável por ação. Várias pessoas podem ajudar, mas só uma responde pela entrega. Coloque o nome, não o departamento.
- Prazo realista e custo estimado. Datas curtas demais viram atraso na primeira semana; ações sem custo escondem a necessidade de aprovar orçamento.
- Combine a rotina de acompanhamento. Defina quando o plano será revisado e quem atualiza a situação das ações.
5W2H e o ciclo PDCA
O 5W2H costuma aparecer na etapa de planejamento do ciclo PDCA (planejar, executar, verificar e agir). Depois de identificar a causa de um problema, o plano de ação diz o que será feito para atacá-la. Na etapa de verificação, as colunas "Quando" e "Situação" mostram se o plano está sendo cumprido, e o indicador do problema mostra se ele está funcionando.
Se as ações forem cumpridas e o indicador não melhorar, a causa atacada provavelmente não era a principal. É hora de voltar à análise, e não de acrescentar mais ações ao mesmo plano.
Exemplo resolvido
Um projeto de implantação acumula atrasos de duas semanas por marco. A equipe decide atacar as causas e monta este plano:
O plano custa R$ 3.700,00. Se a semana 1 já passou e a definição do critério de pronto continua em andamento, essa ação aparece como atrasada. Vale notar que cada ação tem uma pessoa como responsável e começa por um verbo: "mapear", "definir", "implantar". Ações escritas como assunto ("fornecedor", "treinamento") costumam ficar paradas porque ninguém sabe exatamente o que fazer.
Use o botão "Preencher com exemplo" para ver este plano completo, com as sete colunas preenchidas.
| O quê | Quem | Quando | Quanto | Situação |
|---|---|---|---|---|
| Mapear as causas dos atrasos dos últimos três marcos | Gerente do projeto | Semana 1 | R$ 0,00 | Concluído |
| Definir critério de pronto para cada entrega | Gerente e líderes técnicos | Semana 1 | R$ 0,00 | Em andamento |
| Implantar reunião diária de 15 minutos | Líder técnico | Semana 2 | R$ 0,00 | Não iniciado |
| Negociar prazo de resposta com o fornecedor | Compras | Semana 3 | R$ 2.500,00 | Não iniciado |
| Treinar a equipe no uso do quadro de tarefas | Líder técnico | Semana 2 | R$ 1.200,00 | Não iniciado |
Erros comuns
- Responsável coletivo"Equipe de TI" não é responsável. Quando todos respondem pela ação, ninguém responde.
- Prazo vago"Em breve" e "no próximo mês" não permitem saber se a ação atrasou. Use uma data.
- Ação que é, na verdade, um objetivo"Melhorar o atendimento" é o problema a resolver. As ações são os passos para chegar lá.
- Plano sem acompanhamentoUm 5W2H que ninguém revisa vira documento de gaveta. Revise o plano em uma reunião curta, sempre no mesmo dia da semana.
- Custo ignoradoAções sem custo estimado escondem a necessidade de aprovar orçamento, e o plano trava no meio.
- Plano grande demaisCom mais de 15 ou 20 ações, divida por frente de trabalho. Plano longo desmotiva e esconde as prioridades.
Como levar isso para a equipe inteira
O 5W2H funciona melhor quando vira hábito da equipe, e não iniciativa de uma pessoa. O primeiro passo é combinar um único lugar para os planos de ação, com o mesmo formato para todos os projetos. O segundo é definir a rotina: quem revisa, em que dia e o que acontece com as ações atrasadas.
Muitas empresas já têm a ferramenta certa para isso e não usam. O Microsoft Planner, incluído no Microsoft 365, permite transformar cada linha do 5W2H em uma tarefa com responsável, prazo e situação, visível para toda a equipe e integrada ao Teams. A planilha continua útil para montar o plano; o acompanhamento diário fica muito mais leve em um quadro compartilhado.
O erro mais comum na adoção é criar planos e não revisá-los. Sem a rotina de acompanhamento, a equipe deixa de atualizar a situação das ações, e o plano perde a credibilidade em poucas semanas.
A Projeto Diário oferece treinamento para equipes em Microsoft Planner, com exercícios sobre os planos de ação reais da sua empresa.
Perguntas frequentes
O que significa 5W2H?
São as iniciais das sete perguntas em inglês que cada ação precisa responder: What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando), Who (quem), How (como) e How much (quanto custa).
Qual a diferença entre 5W2H e 5W1H?
O 5W1H não tem a pergunta "quanto". Em projetos, o custo quase sempre importa, por isso o 5W2H é o formato mais usado.
Como colar um plano que já está numa planilha?
Copie as linhas na planilha, com as colunas na ordem O quê, Por quê, Onde, Quando, Quem, Como e Quanto, e cole no campo "O quê" de uma ação vazia. Cada linha copiada vira uma ação. Uma oitava coluna com a situação também é reconhecida.
Como a ferramenta decide que uma ação está atrasada?
Quando o prazo é anterior à data de hoje, pelo relógio do seu computador, e a ação não está concluída nem cancelada.
Ações canceladas entram no total?
Não. O custo total soma apenas as ações que não foram canceladas.
Os dados ficam salvos onde?
Apenas no seu navegador. A Projeto Diário não recebe nem armazena o seu plano. Exporte para Excel antes de trocar de computador ou limpar os dados do navegador.
Vocês oferecem treinamento sobre plano de ação para equipes?
Sim. O treinamento In Company em Microsoft Planner ensina a equipe a transformar planos de ação em tarefas acompanhadas no dia a dia. Solicite uma proposta.
