Por que estas ações
A chuva acima da média na terraplenagem estava prevista na matriz de riscos da obra. Quando o risco aconteceu, o plano de resposta genérico ("programar a terraplenagem fora do período chuvoso") já não bastava: era preciso decidir quem faz o quê, até quando e com que dinheiro. É para isso que serve o 5W2H.
O plano ataca o problema em três frentes:
- Medir o tamanho real do atrasoO registro das chuvas no diário de obra e o levantamento topográfico vêm primeiro. Sem eles, qualquer pedido de prazo ou de verba é opinião contra opinião.
- Recuperar dias sem esperar o tempo melhorarDrenagem provisória, segundo turno de máquinas e ensaios de compactação por trecho permitem liberar eixos para as fundações antes do fim de toda a terraplenagem. No cronograma desta obra, terraplenagem e fundações estão no caminho crítico: cada dia recuperado ali é um dia a menos no fim.
- Proteger o que vem depoisA fabricação da estrutura metálica tem pouca folga. Se ela atrasar junto com a terraplenagem, os dois atrasos se somam na montagem. Por isso a confirmação com o fornecedor entrou no plano, mesmo sem ser um problema de terraplenagem.
A última ação leva o plano ao patrocinador. O termo de abertura diz que mudança de prazo final é decisão dele, então o engenheiro apresenta o custo do segundo turno e a nova data das fundações, em vez de absorver o atraso em silêncio.
Como ler o status das ações
A coluna de status mostra o que a equipe declarou, e a ferramenta cruza isso com o prazo:
- Concluídasregistro das chuvas, levantamento e drenagem. São a base do resto do plano.
- Atrasadasa negociação do segundo turno e os ensaios de compactação estão em andamento, mas com o prazo vencido. A confirmação com o fornecedor da estrutura é o caso mais sério: prazo vencido e nem começou. Uma ação atrasada e não iniciada costuma indicar falta de dono de verdade, e não falta de tempo.
- Futurasmobilizar as fundações, atualizar o cronograma e apresentar ao patrocinador. Repare que elas dependem das anteriores. Se os ensaios não saírem, a mobilização das fundações também vai atrasar.
O custo total do plano aparece somado no resumo. Ele ajuda a decidir se o gasto cabe no limite de compras do engenheiro ou se precisa de aprovação do patrocinador.
Como adaptar para a sua obra
- Comece pelo fato, não pela solução. A primeira ação deve medir o problema: atraso em dias, volume que falta, custo já gasto.
- Escreva a ação com verbo e objeto concreto. "Negociar segundo turno com a empreiteira" é executável; "melhorar a produtividade" não é.
- Coloque um nome em cada "quem". Empreiteira, laboratório e fornecedor podem ser responsáveis, desde que alguém da obra cobre a entrega.
- Revise o plano na reunião semanal de obra. Atualize os status e trate primeiro as ações atrasadas e não iniciadas.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre o 5W2H e o cronograma da obra?
O cronograma organiza todas as atividades da obra, com duração e dependência. O 5W2H é um plano de ação para um problema específico, como este atraso, com ações curtas e um responsável para cada uma.
O custo de uma ação sem gasto deve ficar em branco?
Prefira registrar zero. Assim fica claro que a ação foi avaliada e não tem custo, e não que alguém esqueceu de preencher.
Quando encerrar um plano de ação como este?
Quando o objetivo for atingido, neste caso com as fundações liberadas na nova data. Ações que perderem o sentido no caminho devem ser marcadas como canceladas, e não apagadas.