Por que estas ações
O atraso do fornecedor em liberar a interface de integração era um dos riscos do termo de abertura. Quando ele aconteceu, a equipe tinha duas tentações: esperar parada ou seguir sem registrar nada. O plano de ação evita as duas.
As ações se dividem em quatro grupos:
- Tornar o problema visívelO registro do atraso e das tarefas bloqueadas vem primeiro. Com ele, a conversa com o fornecedor deixa de ser "está atrasado" e passa a ser "estas doze tarefas estão paradas desde tal data".
- Manter a equipe trabalhandoO product owner reordena o backlog para puxar o que não depende da integração, e o líder técnico cria um simulador da interface. Assim o desenvolvimento continua e o encaixe com a interface real fica para o fim.
- Pressionar e apoiar o fornecedorA reunião de escalonamento é feita pela patrocinadora, porque é ela quem tem peso na relação comercial. A contratação de horas de suporte custa R$ 12 mil e cabe no limite de gastos do gerente de projetos, então não precisa de aprovação extra.
- Proteger o pilotoSe a integração não ficar pronta, as clínicas do piloto não podem trabalhar com a agenda em dois lugares. A importação diária por planilha é um plano provisório combinado antes, e não improvisado na véspera.
A última ação leva à patrocinadora a decisão sobre a data da versão de testes, com cenários. É ela quem decide mudanças na data de lançamento, segundo o termo de abertura.
Como ler o status das ações
- Concluídaso registro do atraso, a nova priorização do backlog e a reunião com o fornecedor. Foram as ações rápidas, feitas nos primeiros dias.
- Atrasadaso simulador está em andamento com o prazo vencido, e a contratação das horas de suporte ainda nem começou. Esta última merece atenção: é barata, está dentro da autoridade do gerente e mesmo assim parou. Vale perguntar o que está travando.
- Futurasos testes com a entrega parcial, o plano provisório com as clínicas e a revisão da data com a patrocinadora.
Em projetos ágeis, o 5W2H não substitui o backlog. Ele trata de um impedimento que envolve pessoas de fora do time, como fornecedor, clientes e patrocinadora, e que não cabe numa história de usuário.
Como adaptar para o seu projeto
- Troque o fornecedor pelo seu impedimento externo. Pode ser outra área da empresa, um órgão regulador ou uma loja de aplicativos.
- Coloque a patrocinadora nas ações de peso. Escalonamento e mudança de data não são ações do time.
- Inclua sempre um plano provisório. Ele reduz a pressão na negociação.
- Revise o plano na reunião de planejamento da sprint. Atualize os status e trate primeiro as ações atrasadas.
Perguntas frequentes
O 5W2H combina com Scrum?
Sim, para impedimentos que o time não resolve sozinho. As tarefas de desenvolvimento continuam no backlog; o plano de ação cuida do que depende de outras pessoas.
Quem deve ser o responsável pela reunião com o fornecedor?
Quem tem autoridade na relação comercial. Neste exemplo, a patrocinadora; em outras empresas, pode ser a área de compras ou o gestor do contrato.
Posso ter mais de um plano de ação no mesmo projeto?
Pode, um para cada problema. Misturar problemas diferentes no mesmo plano dificulta saber quando ele termina.