Por que estas ações
Cadastros inconsistentes são um dos riscos mais comuns em implantações de ERP, e estavam na matriz de riscos deste projeto. O sistema antigo e as planilhas aceitavam fornecedor duplicado, CNPJ digitado errado e cliente sem endereço de cobrança. O ERP novo não aceita, ou aceita e espalha o erro para pagamentos e notas.
O plano segue a sequência que evita retrabalho:
- Juntar e definir a regraPrimeiro a extração de tudo para uma base única, depois a definição do que é um cadastro correto no ERP. Corrigir antes de ter a regra gera correções que precisam ser refeitas.
- Encontrar os erros que impedem a cargaDuplicidades e documentos inválidos são achados de forma automática pelo analista de dados. A consulta da situação cadastral na Receita Federal evita um problema pior: pagar a uma empresa com CNPJ baixado.
- Corrigir com quem conhece os dadosFornecedores ficam com os usuários-chave de compras e clientes com os de contas a receber. O consultor define a regra, mas quem sabe qual dos três cadastros duplicados é o certo é a área.
- Provar que a carga funcionaA carga de teste em homologação e a aprovação no comitê executivo transformam "os dados estão limpos" num indicador que o patrocinador pode conferir.
Como ler o status das ações
- Concluídasextração, regras de cadastro e identificação dos erros.
- Canceladaa contratação de uma empresa externa para sanear os cadastros. Ela fazia sentido se o volume de erros fosse alto; a análise mostrou que não era. A ação continua no plano para registrar a decisão, mas sai do total de custo. Apagar a linha faria alguém propor a mesma contratação daqui a um mês.
- Atrasadasa correção dos fornecedores está em andamento com prazo vencido, e a consulta na Receita Federal ainda não começou. Como os fornecedores são usados no primeiro dia depois da virada, esses dois atrasos merecem conversa na próxima reunião do projeto.
- Futurascorreção dos clientes, inativação dos cadastros sem uso, carga de teste e aprovação no comitê.
Repare que a correção dos clientes também está em andamento, mas dentro do prazo. Em andamento não é sinônimo de atrasada: a ferramenta só marca como atrasada a ação com prazo vencido que não foi concluída nem cancelada.
Como adaptar para a sua implantação
- Inclua os cadastros que o seu escopo usa. Plano de contas, produtos, centros de custo e condições de pagamento costumam entrar em implantações maiores.
- Dê a correção aos usuários-chave de cada área, com meta diária. Correção sem meta vira tarefa para depois.
- Defina um indicador de qualidade da carga, como a quantidade de cadastros rejeitados, e leve ao comitê antes de marcar a virada.
- Registre as decisões de não fazer como ações canceladas, com o motivo no "como".
Perguntas frequentes
Quem deve ser o dono do saneamento dos cadastros?
A execução é das áreas donas dos dados, com apoio do analista de dados. A aprovação da qualidade final fica com o gerente do projeto e o comitê executivo.
Vale a pena contratar empresa para limpar os dados?
Depende do volume e da complexidade dos erros. Neste exemplo, a análise inicial mostrou que a equipe interna daria conta, e a contratação foi cancelada.
Quando fazer a carga de teste?
Antes dos testes integrados. Testar processos com dados fictícios esconde exatamente os erros que aparecem no primeiro dia de operação.