Para que serve o status report
O status report é o relatório periódico que mostra, em poucos minutos de leitura, onde o projeto está e do que ele precisa. Ele serve a três públicos ao mesmo tempo: o patrocinador, que precisa saber se deve agir; as partes interessadas, que precisam saber o que muda para elas; e a própria equipe, que ganha uma visão comum do andamento.
Um bom status report não é um diário de atividades. Ele responde a quatro perguntas: como o projeto está em relação ao plano, o que aconteceu desde o último relatório, o que vem a seguir e o que precisa ser decidido por quem lê. Se o leitor termina a leitura sem saber se deve se preocupar ou o que deve fazer, o relatório não cumpriu o papel.
A estrutura do relatório
| Seção | O que registrar |
|---|---|
| Resumo | Duas ou três frases com o essencial, escritas para quem só vai ler isso |
| Semáforo | Prazo, custo, escopo, qualidade e riscos em verde, amarelo ou vermelho, com um comentário curto |
| O que avançou | As entregas e conquistas do período, e não a lista de reuniões |
| Próximos passos | O que acontece até o próximo relatório |
| Marcos | Data da linha de base, previsão atual e o desvio em dias |
| Riscos e problemas | Os poucos que merecem atenção de quem lê, com ação e responsável |
| Decisões necessárias | O que o projeto precisa que alguém decida, e até quando |
A situação geral é a pior cor do semáforo. Parece severo, mas é o que torna o relatório confiável: um projeto com riscos em vermelho não está verde só porque o prazo e o custo estão em dia.
Como usar as cores
Combine com o patrocinador o que cada cor significa, e mantenha o critério em todos os relatórios:
- Verde: dentro do plano ou da tolerância combinada. Nenhuma ação de quem lê é necessária.
- Amarelo: fora do plano, mas com recuperação em andamento e sob controle do gerente.
- Vermelho: fora do plano e fora da capacidade de recuperação da equipe. Precisa de decisão ou apoio de quem lê.
O vermelho não é fracasso: é um pedido de ajuda feito a tempo. O que prejudica o projeto é o relatório que fica verde até a semana do atraso e passa direto para o vermelho, sem ter passado pelo amarelo.
Marcos e desvios
A tabela de marcos compara a data da linha de base com a previsão atual e mostra o desvio em dias. É a forma mais rápida de mostrar tendência: um marco que vem escorregando uma semana por relatório diz mais do que qualquer percentual de avanço.
Status report e indicadores
O semáforo fica mais confiável quando se apoia em números. Com o valor agregado, por exemplo, o prazo pode ficar verde com SPI a partir de 0,95, amarelo entre 0,90 e 0,95 e vermelho abaixo de 0,90, e o mesmo vale para o custo com o CPI. As faixas são uma escolha da empresa; o importante é que sejam as mesmas em todos os projetos e que o relatório mostre o número junto com a cor.
Como escrever um relatório que é lido
- Comece pelo resumo e escreva por último. Depois de preencher o resto, fica fácil dizer o essencial em três frases.
- Escreva para quem decide. Evite jargão técnico e siglas internas da equipe.
- Seja específico nos comentários do semáforo. "Integração com o ERP uma semana atrasada" diz mais do que "atenção ao prazo".
- Limite os riscos aos que importam para o leitor. O registro completo fica na matriz de riscos.
- Termine com as decisões. Se não há decisão a pedir, diga isso; se há, diga quem decide e até quando.
- Mantenha a frequência. Semanal ou quinzenal, sempre no mesmo dia.
Exemplo resolvido
Na sexta quinzena da implantação de um CRM, o gerente preenche o relatório. O prazo fica em amarelo, porque a integração com o ERP atrasou uma semana por dependência do fornecedor; custo, escopo e qualidade ficam em verde; os riscos ficam em vermelho, porque o teste de carga ainda não tem data e ameaça o go-live.
A situação geral sai vermelha, mesmo com três áreas verdes. O resumo explica o atraso e o risco em três frases. A tabela de marcos mostra a integração e os testes com uma semana de desvio e o go-live mantido. Os riscos trazem o teste de carga, com a ação de escalar ao fornecedor. E a seção de decisões pede ao comitê que aprove uma semana de folga no marco de testes, com prazo de três dias. Em um minuto de leitura, a diretora comercial sabe o que está acontecendo e o que precisa fazer.
Use "Preencher com exemplo" para ver esse relatório completo e baixá-lo em Word.
Quando usar
- Reunião periódica de acompanhamentoantes do comitê ou da conversa com o patrocinador, para levar a situação do projeto num formato que se lê em poucos minutos.
- Projeto com decisão pendentequando um atraso, um risco ou uma mudança depende de uma escolha de quem está acima do gerente, e o relatório precisa deixar claro o que decidir e até quando.
- Troca de gerente ou de patrocinadorpara registrar onde o projeto está e o que vem a seguir, sem depender só de conversas.
Erros comuns
- Relatório melanciaVerde por fora e vermelho por dentro: o gerente só mostra o problema quando não há mais tempo de resolver.
- Lista de atividadesReuniões feitas e e-mails enviados não dizem se o projeto está no rumo.
- Nenhuma decisão pedidaO relatório informa, mas não move o projeto quando precisa de apoio.
- Cores sem critérioCada gerente pinta de um jeito, e a diretoria não consegue comparar os projetos.
- Relatório longo demaisMais de uma ou duas páginas raramente é lido até o fim.
- Frequência irregularRelatórios que aparecem só quando está tudo bem perdem credibilidade.
Como levar isso para a equipe inteira
Quando cada gerente monta o status do seu jeito, a diretoria recebe documentos que não conversam entre si: formatos diferentes, cores com critérios diferentes e informação em lugares diferentes. Consolidar a visão do portfólio vira trabalho manual, e as comparações ficam injustas.
Padronizar o status report é uma das mudanças de maior retorno para um PMO ou uma área com vários projetos. Três combinados bastam para começar: o mesmo modelo para todos, o mesmo critério de cores e o mesmo dia de envio. Depois, vale ligar o relatório aos indicadores do projeto, como o valor agregado, para que as cores reflitam números, e não impressões.
O erro mais comum na adoção é transformar o relatório em burocracia. Se ninguém lê ou age sobre o que está escrito, os gerentes param de caprichar. A diretoria precisa responder às decisões pedidas.
A Projeto Diário oferece treinamento para equipes em comunicação em projetos, com os modelos de relatório da sua empresa.
Perguntas frequentes
Com que frequência enviar o status report?
Semanal ou quinzenal, conforme o ritmo do projeto e do patrocinador. Projetos curtos ou em fase crítica pedem relatório semanal.
Qual a diferença entre status report e ata de reunião?
O status report mostra a situação do projeto como um todo. A ata registra o que foi discutido e decidido numa reunião específica, com as ações combinadas.
Posso usar o semáforo sem indicadores?
Pode, desde que o critério de cada cor esteja combinado. Com indicadores como SPI e CPI, as cores ficam mais objetivas e fáceis de defender.
O que fazer quando o projeto está vermelho?
Explicar a causa, a ação em andamento e o que se pede a quem lê. O vermelho é um pedido de apoio, e o relatório precisa dizer exatamente qual.
Os dados ficam salvos onde?
No seu navegador, sem cadastro. Com a conta gratuita do site, você também guarda o relatório em Meus projetos, com as 10 últimas versões, e continua em outro computador.
Vocês oferecem treinamento sobre comunicação em projetos para equipes?
Sim. O treinamento In Company de liderança e comunicação em projetos inclui relatórios e apresentações para a diretoria. Solicite uma proposta.
