Por que estas ações
Num projeto público, o caminho até o contrato é longo e cheio de etapas que dependem de setores diferentes: secretarias, compras, contabilidade, tecnologia, procuradoria e agente de contratação. Se o edital atrasa, a contratação pode passar do exercício e a dotação do ano se perde, um risco registrado no termo de abertura deste projeto. O 5W2H deixa claro quem precisa entregar o quê para que o edital saia na data.
As ações foram escolhidas para responder a três perguntas:
- O que a prefeitura vai comprar? Os requisitos dos 12 serviços vêm das secretarias, e os critérios de aceite e níveis de serviço vêm do departamento de tecnologia. Requisitos vagos são outro risco do projeto: permitem que a empresa vencedora entregue um sistema que não atende às unidades.
- A contratação pode seguir? A pesquisa de preços estima o valor com base em parâmetros aceitos, e a confirmação da dotação com a contabilidade garante que há orçamento. Sem as duas, o processo para na procuradoria ou no controle interno.
- O edital vai resistir ao pregão? A prova de conceito permite verificar o sistema antes de assinar o contrato. O parecer da procuradoria e as respostas preparadas para as dúvidas dos licitantes reduzem a chance de impugnação e de suspensão do pregão.
A validação da acessibilidade com a central de atendimento aparece antes do edital porque o portal precisa atender a todos os cidadãos, e corrigir isso depois do contrato assinado exige aditivo.
Como ler o status das ações
- Concluídasrequisitos com as secretarias, pesquisa de preços e confirmação da dotação.
- Atrasadasos critérios de aceite estão em andamento com prazo vencido, e a validação da acessibilidade não começou. As duas alimentam o termo de referência, que é pré-requisito do parecer jurídico. Se não forem resolvidas, o envio à procuradoria também vai atrasar.
- Futurasprova de conceito, envio à procuradoria, respostas aos licitantes e publicação do edital.
O custo do plano é baixo porque quase todo o trabalho é feito por servidores. A única despesa registrada é a publicação do aviso, e o valor do contrato aparece no termo de referência, não no plano de ação.
Como adaptar para o seu órgão
- Siga a sequência do seu processo de contratação. Os nomes dos documentos e setores mudam de um órgão para outro, mas a ordem costuma ser a mesma.
- Coloque o setor e o cargo no "quem", e não o nome da pessoa. Em órgãos públicos, as equipes mudam, e o plano deve continuar válido.
- Inclua a procuradoria e o controle interno no prazo. O tempo de análise deles faz parte do caminho até o edital.
- Publique o plano para o comitê do projeto, e revise os status em cada reunião.
Perguntas frequentes
O 5W2H substitui o estudo técnico preliminar ou o termo de referência?
Não. Esses são documentos exigidos pela lei de licitações. O 5W2H é um instrumento de gestão para garantir que eles fiquem prontos a tempo.
Quem deve ser o responsável pelo plano num órgão público?
Quem coordena o projeto. Neste exemplo, a coordenadora de projetos da Secretaria de Administração, que responde ao secretário.
Posso incluir ações de outros setores no plano?
Deve. O plano só funciona se cada setor souber o que precisa entregar. Combine as ações e os prazos com cada responsável antes de publicar o plano.