Por que estas ações
Numa convenção com participantes de várias cidades, a logística de viagem é o trabalho mais longo e o que menos pode falhar. No cronograma deste evento, convites, passagens e credenciamento formam o caminho crítico: um atraso ali empurra o dia do evento, que não pode mudar. Por isso a coordenadora montou um plano de ação só para essa frente.
As ações seguem a ordem natural do problema:
- Saber quem vaiA liberação das metas nos dias de viagem e a lista nominal por regional vêm antes de qualquer compra. Emitir passagem para quem não confirmou gera custo de remarcação.
- Garantir lugar e preçoO bloqueio de quartos no hotel e a emissão das passagens concentram a maior parte do custo do plano. Quanto mais perto da data, mais caras ficam as tarifas e menos quartos sobram.
- Reduzir o risco no deslocamentoO plano de contingência para voos cancelados responde a um risco da matriz de riscos do evento. Ônibus para as regionais próximas tiram parte dos participantes da dependência de voos.
- Tirar a fila do dia da aberturaTraslado organizado, guia de viagem enviado a cada participante e credenciamento na véspera fazem a abertura começar no horário.
Como ler o status das ações
- Concluídasliberação das metas, lista de participantes e bloqueio dos quartos. Sem elas, nada do resto poderia começar.
- Atrasadasa emissão das passagens está em andamento com prazo vencido, e o plano de contingência para voos nem começou. As duas estão ligadas: um plano de contingência feito depois de todas as passagens emitidas perde metade do valor, porque já não dá para escolher voos com folga.
- Futurasônibus, traslado, guia de viagem e credenciamento, que dependem da lista fechada e das passagens emitidas.
O resumo da ferramenta mostra o custo somado do plano. Numa convenção, esse número deve ser conferido com a linha de viagens e hospedagem do orçamento aprovado no termo de abertura.
Como adaptar para o seu evento
- Faça um plano de ação por frente crítica. Viagens, palco e conteúdo têm donos e ritmos diferentes; misturar tudo num plano só esconde os atrasos.
- Coloque a agência e os fornecedores como responsáveis quando eles executam, mas mantenha alguém da organização cobrando cada entrega.
- Registre o custo de cada ação, mesmo aproximado. É assim que você percebe cedo quando a logística vai estourar a verba.
- Para eventos locais, troque passagens e hotel por estacionamento, transporte fretado e horários de chegada.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre o 5W2H e o checklist do evento?
O checklist lista o que precisa existir no dia. O 5W2H organiza as ações para chegar lá, com motivo, responsável, prazo e custo, e mostra o que está atrasado.
Com quanta antecedência montar o plano de viagem?
Assim que a data e o local estiverem contratados. As passagens dependem da lista de participantes, e a lista depende dos convites, então o plano começa cedo.
O custo das passagens deve ficar numa ação só?
Pode ficar, se a emissão for feita por um único responsável. Se cada regional emitir as suas, separe uma ação por regional para acompanhar os atrasos.