Como esta EAP foi organizada
No setor público, boa parte do trabalho acontece antes de qualquer sistema existir: planejar a contratação, licitar e assinar o contrato. Por isso, esta EAP dá dois ramos inteiros a essa etapa (planejamento da contratação; licitação e contrato), com o mesmo peso do sistema de agendamento. Depois vêm as unidades de atendimento, a comunicação e transparência e o encerramento.
Três escolhas merecem atenção:
- O termo de referência vem antes do edital, e não junto com eleEle nasce do documento de formalização da demanda, do estudo técnico preliminar e da pesquisa de preços, é escrito pelo departamento de tecnologia e fixa requisitos, critérios de aceite e níveis de serviço. Um termo de referência mal escrito vira aditivo ou sistema que não resolve o problema, e isso não se corrige depois do contrato assinado.
- As unidades de atendimento são um ramo próprioO sistema sozinho não muda a fila: é preciso um procedimento que diga como atender com e sem agendamento, com uma cota diária para quem não usa internet, além do treinamento e de um piloto de quatro semanas antes de levar o sistema às cinco unidades.
- Transparência é entrega, e não detalheO painel público de indicadores e o relatório de avaliação publicado respondem à cobrança de órgãos de controle e da sociedade, e por isso têm responsável e prazo como qualquer outra entrega.
O ramo de encerramento inclui o termo de recebimento definitivo. É o ato formal em que o gestor do contrato, ou a comissão designada, confirma que o objeto foi entregue como contratado, e sem ele o projeto não termina.
A prefeitura, as pessoas e as empresas deste exemplo são fictícias.
Como adaptar para o seu órgão
- Ajuste o ramo de contratação à modalidade usada. Adesão à ata de registro de preços, contratação direta ou uso de solução já contratada por outro órgão mudam os pacotes, mas o planejamento continua existindo.
- Inclua as secretarias que prestam os serviços. Se cada uma configura o próprio catálogo, crie um pacote por secretaria, com o servidor de referência como responsável.
- Use o dicionário para registrar critérios de aceite. Por exemplo: "portal aprovado na avaliação de acessibilidade" ou "12 serviços configurados e testados".
- Alinhe o cronograma ao ciclo orçamentário. Empenho emitido e contrato assinado dentro do exercício são uma restrição real, e a EAP ajuda a ver o que precisa acontecer antes.
Evite colocar na EAP os passos internos do processo administrativo, como cada despacho e cada assinatura. Eles pertencem ao cronograma. A EAP para no produto que alguém entrega e que pode ser conferido.
Perguntas frequentes
A licitação deve aparecer na EAP?
Sim. Documento de formalização da demanda, estudo técnico preliminar, termo de referência, edital, pregão homologado e contrato assinado são entregas do projeto, com responsável e prazo. Quando a licitação fica de fora da EAP, o cronograma de um projeto público já nasce atrasado.
Quem é o responsável pelas entregas feitas pela empresa contratada?
Na EAP, a empresa aparece como responsável pelos pacotes que executa. O acompanhamento e o atesto das entregas ficam com o fiscal técnico do contrato, que responde pelo ramo do sistema, e o recebimento definitivo do objeto fica com o gestor do contrato.
Esta EAP serve para outros projetos de serviço digital?
Serve como base para projetos parecidos, como emissão de documentos pela internet ou ouvidoria digital. Troque os pacotes do sistema pelos da nova solução e mantenha os ramos de contratação, unidades e transparência.