O que esta matriz resolve
Em projetos públicos, parte das responsabilidades já vem definida pelas regras de contratação: quem conduz a licitação, quem emite o parecer jurídico, quem fiscaliza e quem homologa. O problema costuma estar entre esses papéis: quem escreve o termo de referência, quem aprova a configuração do sistema, quem decide expandir depois do piloto. A matriz deste exemplo deixa essas passagens explícitas.
Alguns pontos da montagem:
- O secretário aprova (A) o que envolve compromisso da administraçãoo estudo técnico preliminar, a homologação e o contrato, os aditivos e a decisão de expandir para as cinco unidades. Na homologação e na assinatura do contrato ele aparece como A/R, porque o ato é dele. A empresa contratada também assina (R), e o agente de contratação encaminha o processo (C).
- Procuradoria e agente de contratação têm A/R nas próprias atividadesO parecer jurídico sobre o edital e a minuta do contrato e a condução do pregão são atos de quem tem a competência, e a coordenadora de projetos é apenas informada. Colocar a coordenadora como aprovadora dessas atividades seria errado.
- O departamento de tecnologia escreve o termo de referência e, depois da assinatura, um servidor dele é designado fiscal técnicoEle aprova a configuração e atesta as entregas; a empresa executa (R). Isso separa quem executa de quem aceita.
- O gestor do contrato prepara os aditivos (R) e emite o termo de recebimento definitivo (A/R)O fiscal técnico acompanha a execução e atesta as entregas; o recebimento definitivo do objeto fica com o gestor ou com uma comissão designada.
- A central de atendimento é consultada desde o estudo técnico preliminar e executa o piloto junto com a contratada. Quem vai usar o sistema todos os dias precisa opinar antes do edital, e não só no treinamento.
Repare que cada linha tem exatamente um A. Quando a aprovação de um aditivo depende de duas pessoas sem hierarquia clara entre elas, o processo administrativo para esperando a segunda assinatura.
A prefeitura, as pessoas e as empresas deste exemplo são fictícias.
Como adaptar para o seu órgão
- Use os nomes dos papéis do seu órgão: fiscal administrativo, comissão de contratação, equipe de planejamento da contratação. Cada um terá R ou A nas suas atividades.
- Inclua o controle interno como C ou I nas atividades que ele costuma acompanhar, como os aditivos e o recebimento definitivo do objeto.
- Acrescente as secretarias que prestam os serviços se cada uma configurar o próprio catálogo, com R na configuração.
- Use a revisão automática da ferramenta para encontrar atividades sem aprovador e pessoas sobrecarregadas.
Perguntas frequentes
O gerente do projeto pode aprovar atos da licitação?
Não. Os atos da licitação são de quem tem competência legal para eles, como o agente de contratação e a autoridade que homologa. O gerente do projeto, papel da coordenadora de projetos neste exemplo, é consultado ou informado e cuida para que o cronograma considere esses atos.
Qual a diferença entre o fiscal, o gestor do contrato e a coordenadora na matriz?
O fiscal técnico acompanha a execução do contrato e atesta as entregas da contratada. O gestor do contrato cuida dos aditivos e do recebimento definitivo do objeto. A coordenadora de projetos responde pelo resultado do projeto como um todo, o que inclui outras frentes, como o procedimento das unidades e a comunicação.
Por que a empresa contratada não aprova nenhuma atividade?
Porque ela executa o que foi contratado e responde ao contrato. As aprovações cabem à administração: ao fiscal técnico, na configuração e nas entregas, ao gestor do contrato, no recebimento definitivo, e ao secretário, nas decisões maiores.