Como esta EAP foi organizada
Eventos têm uma característica que muda a forma de montar a EAP: a data é fixa e tudo converge para um único dia. Por isso, a organização por frentes de trabalho funciona melhor do que por fases. Cada frente tem um responsável e fornecedores próprios, e o avanço de cada uma pode ser acompanhado em paralelo.
As frentes deste exemplo são local e infraestrutura, conteúdo, participantes, alimentação, comunicação e encerramento, além do gerenciamento do evento. Algumas escolhas:
- O roteiro minuto a minuto é uma entrega do gerenciamentoEle integra o trabalho de todas as frentes no dia do evento: quem entra no palco, quando serve o almoço, quando a transmissão começa. Sem ele, cada fornecedor segue o próprio plano.
- Participantes é uma frente inteira, com convites e inscrições, viagens e hospedagem e credenciamento. Em eventos de 400 pessoas vindas de várias regiões, essa é a frente com mais detalhes e mais pedidos de mudança.
- O cardápio aprovado tem critério no dicionário"com opções para restrições alimentares". O dicionário serve exatamente para registrar o que faz a entrega ser aceita.
- Encerramento não é esquecidopesquisa de satisfação e prestação de contas são entregas do projeto. Sem elas, a próxima edição começa sem dados.
Como adaptar ao seu evento
- Ajuste as frentes ao formato. Eventos híbridos ganham uma frente de transmissão e plataforma; feiras ganham estandes e expositores.
- Separe o conteúdo por público quando houver trilhas paralelas, cada uma com responsável.
- Inclua a segurança e as licenças exigidas pelo local e pela prefeitura em eventos com público externo.
- Registre no dicionário as quantidades e os critérios: número de quartos, lugares, refeições e horários. São as informações que os fornecedores vão pedir.
Perguntas frequentes
A EAP de evento deve seguir as frentes ou o cronograma?
As frentes, na maioria dos casos. O cronograma vem depois, com as datas limite de cada entrega contadas de trás para a frente a partir do dia do evento.
Onde entra o orçamento do evento?
No plano do evento, dentro do gerenciamento, e distribuído pelos pacotes. A EAP ajuda a não esquecer itens como transporte local, sinalização e cobertura de foto e vídeo.
Posso usar esta EAP para um evento menor?
Sim. Remova as frentes que não se aplicam (viagens e hospedagem, transmissão) e mantenha o roteiro e a prestação de contas, que valem para qualquer tamanho.