O que esta matriz resolve
Eventos corporativos envolvem áreas que raramente trabalham juntas no dia a dia: diretoria, organização, marketing, financeiro e fornecedores externos. Sem papéis combinados, a organização vira o balcão de todas as decisões, e o financeiro descobre os contratos quando chega a nota fiscal.
Os pontos principais desta matriz:
- A diretoria aprova o orçamento e se afastaEla é A/R no orçamento, consultada na programação e informada no resto. Diretoria que decide o cardápio atrasa o evento inteiro.
- A organização do evento é a aprovadora das entregaslocal, programação, divulgação, fornecedores, inscrições e condução no dia. É o papel do gerente do projeto.
- Marketing executa a divulgação e o controle das inscrições, com a organização aprovando. Isso deixa a comunicação com quem sabe fazê-la, sem perder o controle da lista de participantes.
- O financeiro é dono dos pagamentos e consultado na aprovação do orçamento e nas contratações. Chamar o financeiro só na hora de pagar é a receita para multas e notas recusadas.
- Fornecedores aparecem como responsáveis pela execução dos serviços contratados e no dia do evento, sempre com a organização como aprovadora. Assim, qualquer mudança pedida a um fornecedor passa pela organização, e o orçamento não é alterado por acordos diretos.
Como adaptar ao seu evento
- Separe fornecedores por serviço (local, bufê, audiovisual, agência de viagens) quando forem contratos diferentes.
- Inclua recursos humanos em eventos internos, como consultado na lista de convidados e na premiação.
- Acrescente jurídico ou compras se a empresa exigir aprovação de contratos acima de um valor.
- Confira a revisão automática da ferramenta: ela aponta atividades sem aprovador e papéis sobrecarregados.
Perguntas frequentes
Quem deve ser o aprovador das contratações do evento?
A organização do evento, dentro do orçamento aprovado pela diretoria. Contratações acima de um limite podem exigir o financeiro ou compras como aprovadores, conforme a política da empresa.
Marketing deve participar da programação?
Como consultado, sim. A programação define a mensagem do evento, e o marketing precisa dela para a divulgação.
Como usar a matriz no dia do evento?
Transforme as linhas de condução em um roteiro com responsável por horário. A matriz define quem decide; o roteiro define quem faz o quê a cada momento.