Como este cronograma foi organizado
As atividades seguem a EAP do evento: local e infraestrutura, conteúdo, participantes, alimentação e encerramento. As durações estão em dias úteis, e cada linha tem um responsável, da produtora à agência de viagens.
Logo depois do termo de abertura, três frentes começam ao mesmo tempo: a contratação do local, a agenda com os palestrantes e a apuração dos destaques do ano para a premiação. O local é o ponto de partida de quase todo o resto: sem ele não há convite com endereço, palco, bufê nem hotel. O roteiro minuto a minuto junta conteúdo, premiação e cenografia, e a montagem no local só começa com roteiro, bufê e credenciamento prontos.
O cronograma termina depois do evento. Pesquisa de satisfação e prestação de contas fazem parte do projeto, como prevê o termo de abertura, e ficam de fora de muitos cronogramas de evento.
O caminho crítico deste evento
O projeto leva 95 dias úteis, e a convenção acontece nos dias 84 e 85. O caminho crítico é: escolha e contratação do local (15 dias), convites e confirmação de presença (30), passagens, hospedagem e traslados (30), credenciamento e kits por regional (5), montagem no local (2), ensaio geral (1), convenção (2) e pesquisa de satisfação com prestação de contas (10). Somados, dão os 95 dias.
Numa convenção com gente de várias cidades, a logística de pessoas é o trabalho mais longo: só dá para emitir passagens depois de saber quem vai, e só dá para montar o credenciamento depois das passagens. Por isso a viagem dos participantes ganhou um plano de ação próprio neste exemplo.
As outras frentes têm folga:
- Conteúdoa agenda com os palestrantes, as apresentações revisadas e o roteiro minuto a minuto têm 32 dias úteis de folga, compartilhados entre as três atividades.
- Palco, som, luz e cenografiatambém 32 dias, compartilhados com o roteiro, que depende deles.
- Premiação52 dias de folga para apurar os destaques e produzir os troféus.
- Bufê55 dias de folga para o cardápio e o contrato.
Folga não é permissão para deixar para depois. O risco de ausência do palestrante principal, registrado na matriz de riscos, se resolve melhor com a agenda fechada cedo, mesmo que o cronograma permita esperar.
Como adaptar para o seu evento
- Parta da data do evento. A data costuma ser fixa. Monte o cronograma e confira se o caminho crítico cabe antes dela; se não couber, comece antes ou encurte as atividades críticas.
- Para eventos locais, troque passagens e hospedagem por inscrição e transporte. O caminho crítico provavelmente passará pelo local ou pelo conteúdo.
- Inclua ensaio e montagem com duração real. Um dia de montagem para um palco grande costuma ser pouco; pergunte ao fornecedor.
- Informe a data de início na ferramenta. Ela calcula as datas, pulando fins de semana e feriados, e mostra o caminho crítico no gráfico de Gantt.
Perguntas frequentes
Como fazer o cronograma de um evento com data fixa?
Monte o cronograma a partir do início do projeto e veja em que dia cai o evento. Se cair depois da data marcada, o caminho crítico mostra onde é preciso ganhar tempo.
O dia do evento é uma atividade ou um marco?
Neste exemplo, é uma atividade de dois dias, porque ocupa a equipe e os fornecedores durante esse tempo. Se o seu evento durar um dia, registre-o como atividade de um dia. Os marcos, com duração zero, ficam para pontos de controle, como o encerramento do projeto.
Por que o cronograma continua depois do evento?
Porque o projeto só termina com os fornecedores pagos, a prestação de contas aprovada e a pesquisa de satisfação analisada.