Como estes riscos foram tratados
Em projetos longos, um risco que acontece pode ser tratado nas semanas seguintes. Em eventos, não: se o palestrante principal não chegar, a resposta precisa existir antes da abertura. Por isso quase todas as estratégias deste registro são de mitigação preparada com antecedência.
Os destaques:
- Ausência do palestrante principal (2 × 4 = 8) tem resposta dupla: palestrante reserva combinado e uma versão gravada da palestra. A chance é baixa, mas o impacto na abertura é alto.
- Falha no som ou na transmissão é mitigada pelo ensaio geral na véspera com o fornecedor e equipamento reserva no local. O ensaio aparece nos marcos do termo de abertura justamente por isso.
- A lotação acima do contratado tem gatilho numérico: inscrições acima de 380 pessoas. A resposta combina inscrição obrigatória com data-limite e margem de 5% no contrato do bufê.
- Problema de saúde de participante é transferido, com ambulância e equipe de saúde previstas no contrato do espaço. É um risco que não se evita, mas cuja resposta pode ser contratada.
- Os gastos extras de última hora são aceitos, com uma reserva de contingência de 8% do orçamento. Aceitar um risco não é ignorá-lo: é reservar dinheiro para ele.
- A oportunidade é o patrocínio de um fornecedor estratégico para a premiação, com a cota apresentada a três fornecedores.
Como adaptar ao seu evento
- Pense no dia do evento hora a hora e pergunte o que pode dar errado em cada momento.
- Inclua riscos climáticos em eventos ao ar livre e riscos de trânsito em locais de acesso difícil.
- Defina gatilhos com data: inscrições, confirmação de palestrantes, montagem.
- Tenha um plano B escrito para os riscos altos, com o responsável que decide acioná-lo no dia.
Perguntas frequentes
Quais são os riscos mais comuns em eventos corporativos?
Atrasos e cancelamentos de viagem, ausência de palestrantes, falhas técnicas de som e transmissão, lotação acima ou abaixo do previsto, problemas com fornecedores, questões de saúde e custos extras.
Quanto reservar de contingência num evento?
Depende do histórico e da complexidade. Este exemplo usa 8% do orçamento. Eventos com muitos fornecedores novos ou formato inédito pedem reserva maior.
Quem decide acionar o plano B no dia?
A coordenação do evento, conforme combinado antes. Deixe escrito quem decide cada tipo de ocorrência, para ninguém esperar autorização no meio da crise.