O que este termo mostra
Termos de abertura de ERP costumam listar módulos e esquecer o motivo do investimento. Este começa pelo problema: fechamento mensal de 12 dias úteis, compras sem rastreabilidade e um sistema antigo sem suporte. Os critérios de sucesso medem exatamente isso.
Pontos que vale observar:
- O sucesso é medido na operaçãofechamento em até 5 dias úteis no terceiro mês depois da virada, 100% das compras aprovadas no sistema e nenhum pagamento atrasado por falha do sistema no primeiro trimestre. Não basta o sistema estar no ar.
- O escopo nomeia o que fica para depoisestoque, produção, folha e relatórios para o conselho. Em ERP, a pressão para "aproveitar e incluir" é constante, e o termo é o documento que protege a data.
- A premissa de dedicação está escritausuários-chave com 50% do tempo no projeto. Se a premissa não se confirmar, o prazo muda, e o patrocinador já sabia disso quando assinou.
- A virada tem restrição de calendáriofora do fechamento de ano. Esse tipo de restrição define a janela possível e precisa estar no termo.
- A aceitação do projeto acontece depois do primeiro fechamento no ERP, dentro do prazo e sem pendências críticas. É o evento que prova que o sistema funciona.
Como adaptar à sua implantação
- Meça o problema antes: tempo de fechamento, retrabalho, compras fora do processo, custo do sistema atual.
- Separe fases no termo se a implantação for longa. O termo da fase 1 fica mais realista e as fases seguintes aprendem com ela.
- Registre o modelo de contratação da consultoria (preço fechado ou por hora) como restrição: ele muda como as mudanças de escopo são tratadas.
- Nomeie o comitê executivo e a regra de decisão para mudanças.
Perguntas frequentes
Quem deve patrocinar uma implantação de ERP?
O executivo da área que mais se beneficia e que tem autoridade sobre os processos afetados. Neste exemplo, o diretor financeiro. TI costuma ser parceira, e não patrocinadora.
O termo deve citar o fornecedor escolhido?
Pode citar, se a escolha já foi feita. Se a seleção do fornecedor faz parte do projeto, ela vira uma entrega do escopo.
Quanto tempo leva uma implantação como esta?
Depende do tamanho da empresa, dos módulos e da qualidade dos dados. Este exemplo prevê cerca de seis meses até o primeiro fechamento no sistema.