O que esta matriz resolve
Na abertura de uma loja, cada área sabe fazer a sua parte, mas as passagens entre elas ficam sem dono: quem define o que vai para a loja e quem confere o que chegou, quem contrata a equipe e quem responde por ela, quem pode mudar a data de inauguração. A matriz deste exemplo deixa essas passagens explícitas.
Alguns pontos da montagem:
- O gerente da loja aprova (A) o que vai ser dele depois da inauguraçãoo estoque recebido, a equipe contratada e treinada e a exposição dos produtos. O centro de distribuição e o RH executam, mas quem vai operar a loja confere e aceita.
- A área comercial e de compras define o mix com A/R, consultando o centro de distribuição, o marketing e o gerente da loja. O mix é uma decisão comercial, mas quem abastece e quem vende precisam opinar antes.
- Só o diretor de expansão aprova a mudança na data de inauguraçãoO gerente de projetos prepara a análise (R), e obras, comercial e marketing são consultados. Numa data comercial, adiar tem efeito em toda a rede, e a decisão não pode ficar com uma área só.
- A vistoria de abertura tem dois executoreso coordenador de obras e o gerente da loja. Um confere a obra contra o projeto; o outro confere se a loja funciona para vender. O aprovador é um só, o gerente de projetos.
Repare que cada linha tem exatamente um A. Quando duas áreas acham que aprovam o mix ou a data, a decisão fica esperando, e o calendário comercial não espera.
A rede, o shopping, as pessoas e as empresas deste exemplo são fictícios.
Como adaptar para a sua loja
- Inclua a TI de lojas como papel, que neste exemplo é dona do ramo de tecnologia na EAP, com R na instalação dos caixas e A na venda de teste.
- Acrescente a administração do shopping como C ou I nas atividades que dependem da aprovação dela, como o projeto e a vistoria.
- Nomeie os compradores responsáveis se o mix for dividido por categoria de produto, cada um com R na sua parte.
- Use a revisão automática da ferramenta para encontrar atividades sem aprovador e pessoas sobrecarregadas.
Perguntas frequentes
O gerente da loja deve participar antes da inauguração?
Sim, e o quanto antes. Ele aprova a equipe, o estoque e a exposição, e é consultado no projeto. Um gerente que só chega na semana da inauguração recebe uma loja montada por outras pessoas e sem os ajustes que ele faria.
Quem aprova o projeto da loja: expansão ou shopping?
Os dois, em momentos diferentes. Dentro da rede, o diretor de expansão aprova o projeto. Depois, a administração do shopping aprova o que foi enviado conforme o manual técnico dela. A matriz trata a aprovação interna.
O marketing precisa aparecer em todas as atividades?
Não. Neste exemplo, ele aprova e executa a campanha de inauguração e é consultado no mix, na exposição e na data. Consultar todas as áreas em todas as decisões atrasa o projeto.