Recursos no MS Project: como cadastrar e atribuir à equipe
Cadastrar recursos no MS Project é o passo em que o cronograma deixa de responder só "quando" e passa a responder "quem" e "quanto". Também é o passo em que muita gente desiste: atribui uma segunda pessoa a uma tarefa e a duração muda sozinha, cadastra a equipe e o Project acusa sobrecarga em todo mundo, ou coloca um fornecedor como recurso e o custo do projeto dobra.
Quase sempre, a causa é a ordem errada. Recursos no MS Project funcionam bem quando você define o tipo certo para cada um, ajusta a disponibilidade e o calendário antes de atribuir, e entende a relação que o Project mantém entre duração, trabalho e unidades. É isso que este guia mostra, com um exemplo ilustrativo: a implantação de um sistema de folha de pagamento na secretaria de administração de uma prefeitura.
Formação relacionada
Microsoft Project Professional
Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
Os três tipos de recurso e quando usar cada um
| Tipo | O que representa | Como é medido | Exemplo na implantação da folha |
|---|---|---|---|
| Trabalho | Pessoas, equipes e equipamentos que consomem tempo | Horas, com taxa por hora | Analista de RH, consultor do fornecedor, técnico de TI |
| Material | Itens consumidos em quantidade | Unidade definida por você, com preço unitário | Apostilas de treinamento (unidade: exemplar) |
| Custo | Despesas que não dependem de horas nem de quantidade | Valor informado em cada tarefa | Diárias de viagem do consultor, taxa de publicação no diário oficial |
Uma regra prática: se o recurso pode ficar sobrecarregado, ele é de trabalho. Se você compra por unidade, é material. Se é um valor avulso que muda de tarefa para tarefa, é custo.
Um cuidado frequente: fornecedor contratado por preço fechado não deve ser cadastrado como recurso de trabalho com taxa por hora, porque o Project vai multiplicar as horas pela taxa. Cadastre a equipe do fornecedor como trabalho sem taxa (para controlar a carga) e lance o valor do contrato como custo. Os detalhes de taxas e custos estão em custos no MS Project.
Como cadastrar recursos na Planilha de Recursos
- Abra a Planilha de Recursos, na guia Exibir.
- Digite o Nome do Recurso. Use nomes de pessoas quando a alocação for nominal, ou de funções ("Analista de RH") quando ainda não souber quem será.
- Escolha o Tipo: Trabalho, Material ou Custo.
- Para material, informe o rótulo da unidade (exemplar, litro, metro quadrado).
- Informe a disponibilidade na coluna de unidades máximas: 100% para uma pessoa em tempo integral, 50% para quem divide o tempo com outra atividade, 300% para uma equipe de três pessoas equivalentes.
- Preencha a Taxa Padrão (por hora, para trabalho; por unidade, para material) e, se houver, o custo por uso.
- Use a coluna Grupo para classificar (por exemplo, "RH", "TI", "Fornecedor"). Ela facilita filtros e relatórios depois.
Em empresas que usam o Microsoft 365, a guia Recurso também permite adicionar pessoas a partir do diretório da organização ou do catálogo de endereços, o que evita digitar nomes com grafias diferentes.
Pessoas, funções e equipes
No planejamento inicial, é comum não saber quem fará cada tarefa. Cadastre por função ("Consultor do fornecedor", 200%, se serão dois) e troque por nomes quando a equipe for definida. Na edição Professional, é possível ainda marcar o recurso como genérico, próprio para representar necessidades de perfil.
O calendário de cada recurso
O calendário do projeto define os dias úteis de todos. O calendário do recurso ajusta para cada pessoa: férias, jornada reduzida, plantões. Para registrar as férias de alguém, altere o calendário daquele recurso e cadastre o período como exceção não útil. Na implantação da folha, se a analista de RH estiver de férias em janeiro, as tarefas dela passam automaticamente para depois do retorno, e o impacto no prazo aparece na hora, em vez de surgir como atraso no meio do projeto.
Como atribuir recursos às tarefas
Há três formas, cada uma útil numa situação:
- Coluna Nomes dos Recursos, no Gráfico de Gantt. Clique na célula da tarefa, abra a lista e escolha o recurso. É o jeito mais rápido para atribuições em tempo integral.
- Caixa Atribuir Recursos. Selecione a tarefa e abra a caixa Atribuir Recursos, na guia Recurso. Escolha o recurso, informe as unidades (por exemplo, 50%) e clique em Atribuir. É a forma indicada para alocações parciais e para atribuir vários recursos de uma vez.
- Informações da Tarefa. Dê um duplo clique na tarefa e use a guia Recursos da caixa Informações da Tarefa. A Microsoft recomenda esse caminho quando a tarefa tem muitos recursos, porque a coluna Nomes dos Recursos aceita no máximo 256 caracteres.
Para recurso de material, as unidades são a quantidade consumida (por exemplo, 120 apostilas). Para recurso de custo, o valor é digitado na atribuição da tarefa, e não na Planilha de Recursos.
Duração, trabalho e unidades: por que a tarefa "mudou sozinha"
O Project relaciona três números em cada tarefa automática:
Trabalho = Duração × Unidades
Uma tarefa de 5 dias com uma pessoa a 100%, no calendário padrão de 8 horas por dia, gera 40 horas de trabalho. Com a mesma pessoa a 50%, o Project mantém os 5 dias e calcula 20 horas, ou mantém as 40 horas e estica a tarefa para 10 dias, conforme o tipo de tarefa.
| Tipo de tarefa | O que o Project mantém | Quando usar |
|---|---|---|
| Unidades fixas (padrão) | A alocação dos recursos | Quando a disponibilidade das pessoas é o dado firme |
| Duração fixa | O prazo da tarefa | Treinamento com data e carga definidas, prazo legal |
| Trabalho fixo | O total de horas | Quando o esforço é conhecido e a duração depende de quantos trabalham |
Além do tipo, existe o controle pelo empenho. Com ele ativado, ao adicionar uma segunda pessoa, o Project mantém o trabalho total e divide entre as duas, encurtando a duração. Com ele desativado, a segunda pessoa soma trabalho e a duração não muda.
Na implantação da folha, "Parametrizar rubricas" tem 80 horas de esforço estimado. Controlada pelo empenho, com um consultor dura 10 dias; com dois, 5 dias. Já "Treinar usuários" tem data e carga horária fixadas pela escola de governo do município: faz sentido ser de duração fixa e sem controle pelo empenho, porque mais instrutores não encurtam a turma.
Antes de atribuir, decida o tipo de cada tarefa. Mudar depois que as atribuições existem é a origem de boa parte dos números estranhos.
Como ver a carga de cada pessoa
Com as atribuições feitas, três modos de exibição mostram a carga:
- Planilha de Recursos: recursos superalocados aparecem destacados em vermelho.
- Uso do Recurso: mostra, para cada pessoa, as tarefas atribuídas e as horas por dia ou por semana. É onde você vê exatamente em que período a sobrecarga acontece.
- Planejador de Equipe (edição Professional e assinatura): mostra o trabalho de cada pessoa numa linha do tempo e permite arrastar tarefas entre pessoas.
Superalocação não é necessariamente erro de cadastro. Ela mostra um conflito real que você precisa resolver: trocar o responsável, mudar a sequência, usar a folga de tarefas não críticas ou recorrer ao nivelamento, que atrasa ou divide tarefas para eliminar a sobrecarga. O passo a passo, com os cuidados para não empurrar o prazo sem perceber, está em superalocação no MS Project: como nivelar recursos.
Erros comuns com recursos no MS Project
- Cadastrar a equipe inteira como um único recurso a 100%. O Project vai achar que uma pessoa faz tudo e acusar sobrecarga permanente.
- Esquecer as unidades máximas de quem é compartilhado. Se a analista dedica metade do tempo à rotina do setor, cadastre 50%.
- Atribuir recursos a tarefas resumo. O trabalho fica duplicado ou difícil de ler. Atribua nas tarefas de nível mais baixo.
- Ignorar férias e feriados locais no calendário dos recursos.
- Trocar o tipo de tarefa depois de atribuir sem conferir o que mudou em duração e trabalho.
Próximo passo
Antes de abrir o Project, liste quem participa do projeto, a disponibilidade real de cada pessoa e as férias previstas. A ferramenta de alocação de recursos grátis da Projeto Diário ajuda a montar essa visão e a enxergar conflitos entre projetos. Depois, cadastre na Planilha de Recursos, defina o tipo de cada tarefa e só então atribua. Para dominar tipos de tarefa, nivelamento e custos com exercícios guiados, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário dedica módulos a recursos, calendários e superalocação, sempre dentro de um cronograma completo, como o do guia completo do MS Project.
