Como usar o MS Project: seu primeiro cronograma passo a passo

Abrir o Project pela primeira vez e ver uma tabela vazia ao lado de um calendário de barras assusta menos quando você sabe a ordem das coisas. Saber como usar MS Project, no começo, é basicamente isso: seguir uma sequência em que cada passo prepara o seguinte, para que o software calcule as datas por você em vez de apenas guardar as que você digitou.

O roteiro abaixo monta um cronograma completo, do arquivo em branco à linha de base, com um exemplo pequeno que você pode digitar igual para treinar: a implantação de um sistema de atendimento (help desk) numa área de uma empresa. São 15 linhas, quatro fases e um marco final. Em menos de uma hora você vê o Project calcular datas, folga e caminho crítico.

Os comandos seguem o Project desktop em português, nas versões por assinatura e 2024.

Antes de abrir o Project: o que ter em mãos

O Project não decide o que o projeto precisa entregar. Leve pronto:

• As entregas, organizadas numa Estrutura Analítica do Projeto (EAP), mesmo que seja uma lista simples com fases e subitens.
• Uma estimativa de duração para cada tarefa, em dias úteis.
• A ordem lógica: o que precisa terminar antes de cada tarefa começar.
• A data de início e os feriados do período, inclusive os municipais.

Com isso em mãos, o trabalho no software fica mecânico. Sem isso, você vai inventar a estrutura na tela, e é daí que saem os cronogramas confusos.

Como usar a tela do MS Project: o que fica onde

O modo de exibição que abre por padrão é o Gráfico de Gantt:

• Faixa de opções, no alto, com as guias Arquivo, Tarefa, Recurso, Relatório, Projeto, Exibir e Formato. Quase tudo do dia a dia está em Tarefa e Projeto.
• Tabela à esquerda, com as colunas Modo da Tarefa, Nome da Tarefa, Duração, Início, Término, Predecessoras e Nomes dos Recursos. É ali que você digita.
• Barras à direita, desenhadas a partir da tabela. Você não precisa mexer nelas.
• Linha do Tempo, acima, opcional, ativada em Exibir. Serve para apresentar fases e marcos.
• Barra de status, no rodapé. Ela mostra se as novas tarefas serão agendadas manual ou automaticamente, e um clique ali muda o modo.

Passo 1: crie o arquivo e defina a data de início

1. Em Arquivo, Novo, escolha Projeto em Branco.
2. Na guia Projeto, abra Informações do Projeto.
3. Informe a Data de início e mantenha o agendamento a partir da data de início. O Project vai calcular a data de término.
4. Salve o arquivo com um nome claro, como "Implantacao-helpdesk.mpp".

Passo 2: ajuste o calendário e os feriados

Na guia Projeto, clique em Alterar Tempo Útil. Confira se o calendário Padrão tem segunda a sexta, oito horas por dia. Na aba Exceções, cadastre cada feriado do período com nome e data. O Project não traz feriados brasileiros prontos, e uma tarefa que cai num feriado esquecido sai com a data errada.

Passo 3: mude para agendamento automático

Nas versões recentes, as tarefas novas nascem em agendamento manual: o Project guarda o que você digitar e não recalcula nada. Para o primeiro cronograma, clique em Novas Tarefas na barra de status e escolha Agendadas Automaticamente, ou use Modo de Tarefa na guia Tarefa. A diferença entre os dois modos, e quando o manual faz sentido, está no guia completo do MS Project.

Passo 4: digite as tarefas e as durações

Digite a tabela abaixo na coluna Nome da Tarefa e na coluna Duração. Deixe as predecessoras para o passo 6. Nas linhas de fase, não digite duração: o Project calcula sozinho quando elas virarem tarefas resumo.

O exemplo é ilustrativo; as durações do seu projeto vêm da sua equipe. Duas observações: duração "0 dias" transforma a tarefa em marco, desenhado como um losango; e uma duração com ponto de interrogação, como "5 dias?", indica estimativa ainda não confirmada.

Passo 5: crie a hierarquia de fases

Selecione as linhas 2 a 4 e clique em Recuar Tarefa, na guia Tarefa. A linha 1, Planejamento, vira tarefa resumo e passa a ir do início da primeira subtarefa ao término da última. Repita para as linhas 6 a 8, 10 e 11, e 13 a 15.

Para ver o projeto inteiro numa linha, ative Tarefa Resumo do Projeto na guia Formato. Os detalhes de tarefas resumo, marcos e numeração da estrutura estão em EAP no MS Project.

Passo 6: vincule as tarefas

Agora preencha a coluna Predecessoras com os números da tabela. Ao digitar "3" na linha 4, você diz que o marco só acontece depois que o mapeamento termina. Para duas predecessoras, separe com ponto e vírgula, como "7;8". Outra forma é selecionar duas tarefas com Ctrl e clicar em Vincular Tarefas.

O vínculo padrão é término para início. Os outros tipos e o atraso entram na mesma coluna: "6TI+2 dias" significa que a tarefa começa dois dias úteis depois do término da tarefa 6.

Duas regras para o primeiro cronograma: vincule tarefas, não fases, e não digite datas nas colunas Início e Término. Datas digitadas em tarefas automáticas criam restrições, e a tarefa deixa de reagir aos atrasos.

Passo 7: confira a data de término e o caminho crítico

Com os vínculos prontos, o Project calcula tudo. No exemplo, o projeto soma 23 dias úteis da reunião de abertura até o sistema em operação, sem contar feriados.

Na guia Formato, marque Tarefas Críticas. As barras vermelhas mostram o caminho crítico: abertura, mapeamento, cadastro de filas, configuração de prazos, testes, correções e as duas tarefas finais. A integração com o e-mail fica de fora, porque leva 5 dias enquanto o cadastro e a configuração, em sequência, levam 7: ela tem 2 dias de folga. Se a integração atrasar um dia, nada muda na data final; se o cadastro de filas atrasar um dia, o sistema entra em operação um dia depois.

Se o caminho crítico parecer estranho, procure tarefas sem predecessora ou sem sucessora. O diagnóstico completo está em caminho crítico no MS Project.

Passo 8: atribua recursos (opcional no primeiro cronograma)

Na guia Exibir, abra a Planilha de Recursos e cadastre quem trabalha no projeto, como Analista de sistemas, Analista de processos e Coordenador de atendimento. Volte ao Gráfico de Gantt e escolha o responsável de cada tarefa na coluna Nomes dos Recursos. A partir daí, o Project calcula horas de trabalho e aponta quem está sobrecarregado.

Passo 9: revise e salve a linha de base

Antes de apresentar o cronograma, revise: todas as tarefas em modo automático, toda tarefa com predecessora (exceto a primeira) e sucessora (exceto a última), feriados cadastrados, durações confirmadas. Com o plano aprovado, salve a linha de base em Projeto, Definir Linha de Base. Ela é a referência que vai mostrar os atrasos daqui para a frente, e o uso correto está em linha de base no MS Project.

Os erros mais comuns do primeiro cronograma

• Deixar tudo em agendamento manual. O cronograma vira um desenho: nada se move quando algo atrasa.
• Digitar datas em vez de vincular. Cada data digitada é uma restrição escondida.
• Vincular fases inteiras. Vínculos entre tarefas resumo confundem a lógica; vincule as tarefas de dentro.
• Usar tarefas de espera. "Aguardar aprovação, 5 dias" sem dono distorce o trabalho; prefira o atraso no vínculo ou um marco.
• Durações longas demais. Uma tarefa de 40 dias esconde o que está acontecendo. Quebre em partes que alguém consiga acompanhar semana a semana.

Próximo passo

Digite o exemplo, confira se chega aos mesmos 23 dias úteis e ao mesmo caminho crítico, e depois repita o roteiro com um projeto seu, pequeno e real. Se quiser montar o rascunho antes de abrir o Project, o gerador de cronograma grátis da Projeto Diário calcula datas, folgas e caminho crítico no navegador e exporta um arquivo .xml que o MS Project abre. Para ir do primeiro cronograma ao controle completo, com recursos, custos, atualização de progresso e relatórios, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário ensina cada etapa com exercícios práticos.