Por que acompanhar a alocação de recursos
Muitos atrasos em carteiras de projetos não vêm de estimativas ruins, e sim de pessoas divididas entre frentes demais. Cada gerente planeja o próprio projeto como se tivesse a equipe só para ele. A analista que aparece com 50% em três projetos diferentes está, na prática, com 150% de ocupação, e alguma coisa vai atrasar.
A alocação de recursos torna isso visível. Ela cruza as pessoas com os projetos e os períodos, soma as horas e compara com a capacidade de cada um. O resultado mostra onde está a sobrecarga antes que ela vire atraso, e onde há gente disponível para puxar um projeto que precisa de reforço.
Como a ferramenta funciona
Você informa três coisas:
- Pessoas e capacidadequantas horas cada pessoa tem disponíveis por período para projetos. Descontar reuniões fixas e atividades da operação deixa a capacidade mais realista. A capacidade vale para todos os períodos: em meses, informe a capacidade mensal (por exemplo, 140 a 160 horas). Férias e feriados entram reduzindo as horas alocadas naquele período.
- Períodossemanas ou meses, até 52, a partir de uma data de início.
- Alocaçãopara cada pessoa e projeto, as horas previstas em cada período.
A ferramenta soma as horas de cada pessoa em cada período e divide pela capacidade. O mapa de calor usa três cores: vermelho acima de 100%, verde dentro da capacidade e amarelo abaixo do limite de subutilização, que começa em 50% e pode ser ajustado.
| Ocupação | Leitura |
|---|---|
| Acima de 100% | Sobrealocação: algo vai atrasar ou a qualidade vai cair |
| Entre o limite e 100% | Dentro da capacidade |
| Abaixo do limite | Subutilização: espaço para outro projeto ou para reforçar um atrasado |
Os conflitos de alocação
Para cada caso de sobrealocação, a ferramenta lista a pessoa, o período, as horas previstas, a capacidade e os projetos envolvidos. Essa lista é a pauta da conversa entre os gerentes e o PMO: qual projeto cede, qual atividade muda de semana, quem pode assumir parte do trabalho.
O total por projeto mostra quanto da capacidade da equipe cada projeto consome, e ajuda a conferir se a distribuição combina com as prioridades da carteira.
Horas ou percentual
Muitas empresas alocam pessoas em percentual ("40% no projeto A"). Esta ferramenta usa horas, porque elas somam sem ambiguidade entre períodos de tamanhos diferentes e se ligam direto ao cronograma e ao custo. Se a sua empresa usa percentual, informe a capacidade como 100 e as alocações em pontos percentuais: a leitura do mapa de calor continua igual.
De onde vêm os números
As horas previstas devem sair do cronograma de cada projeto, e não da memória do gerente. Some as atividades de cada pessoa por semana ou mês. Para projetos no início, use estimativas por fase e refine quando o cronograma ficar pronto. A capacidade, por sua vez, deve ser combinada com o gestor de cada pessoa, considerando o trabalho da operação que não aparece em nenhum projeto.
O que fazer com um conflito
Existem quatro saídas para uma sobrealocação, e a escolha depende da prioridade de cada projeto e da folga das atividades envolvidas. A primeira é mover no tempo: atividades com folga no cronograma podem ir para uma semana mais tranquila sem atrasar o projeto. A segunda é redistribuir: outra pessoa com a mesma habilidade assume parte do trabalho. A terceira é reduzir o escopo ou a intensidade de um dos projetos naquele período. A quarta é reforçar a equipe, com contratação temporária ou fornecedor. Horas extras resolvem uma semana, mas viram problema quando se repetem: cansaço aumenta o retrabalho e o risco de erro.
Registre a decisão tomada em cada conflito e atualize a alocação na mesma hora. Um conflito resolvido só na conversa volta a aparecer na semana seguinte.
Exemplo resolvido
Uma equipe de três pessoas trabalha em três projetos por oito semanas. A analista de sistemas tem 40 horas por semana e está em dois projetos: nas semanas 4 e 5, as horas somadas chegam a 48, ou 120% da capacidade. O desenvolvedor passa de 100% na semana 3, quando o projeto da norma fiscal começa antes de o sistema de atendimento liberar a equipe.
A analista de negócios, com 30 horas de capacidade e 8 horas alocadas por semana, aparece como subutilizada: é quem pode absorver parte do trabalho. Use "Preencher com exemplo" para ver o mapa de calor.
| Pessoa | Semana com conflito | Ocupação |
|---|---|---|
| Analista de sistemas | Semanas 4 e 5 | 120% |
| Desenvolvedor | Semana 3 | 120% |
Quando usar
- Pessoas divididas entre vários projetospara ver, semana a semana ou mês a mês, quem está acima da capacidade antes que o atraso apareça.
- Entrada de um projeto novoantes de aceitar o projeto, para saber se há gente disponível no período.
- Reunião de recursos ou de portfóliopara levar os conflitos de alocação com nomes, períodos e horas, e decidir o que mover.
Erros comuns
- Capacidade de 40 horas para quem tem operaçãoNinguém dedica 100% do tempo a projetos. Desconte a operação e as reuniões fixas.
- Alocar e nunca atualizarA alocação muda toda semana; revise na reunião de acompanhamento.
- Resolver conflito no gritoQuem cede num conflito deve seguir a prioridade da carteira, e não a insistência de cada gerente.
- Olhar só a sobrecargaA subutilização também custa: é capacidade paga que não está gerando entrega.
- Planejar sem o gestor da pessoaQuem responde pela pessoa na estrutura precisa concordar com a alocação.
Como levar isso para a equipe inteira
A alocação de recursos só funciona como visão de carteira: se cada gerente mantém a própria planilha, os conflitos entre projetos continuam invisíveis. O PMO precisa de uma visão única, atualizada com a mesma frequência por todos.
Para adotar, comece pelas pessoas mais disputadas, geralmente especialistas que atendem vários projetos. Combine com os gestores a capacidade real de cada uma e faça a primeira rodada de alocação junto com a priorização da carteira. Na reunião mensal, olhe primeiro os conflitos e decida com base no ranking de prioridades. Guarde a decisão junto da alocação, para que todos saibam o que mudou e por quê.
O erro mais comum na adoção é tentar detalhar todas as pessoas desde o início. Comece pelos gargalos e amplie depois, quando a rotina de atualização estiver funcionando.
A Projeto Diário oferece treinamento para equipes em controle de prazo, custo e recursos, e consultoria para estruturar a gestão de capacidade do PMO.
Perguntas frequentes
Como calcular a capacidade de uma pessoa?
Parta das horas de trabalho no período e desconte o tempo da operação, as reuniões fixas, as férias e os feriados. O que sobra é a capacidade para projetos.
O que é sobrealocação?
É quando a soma das horas previstas para uma pessoa num período passa da capacidade dela. Na prática, algo vai atrasar ou a qualidade vai cair.
Posso usar percentual em vez de horas?
Pode. Informe a capacidade como 100 e as alocações em pontos percentuais; a leitura do mapa de calor é a mesma.
Quantos períodos posso planejar?
Até 52, em semanas ou meses. Para a maioria das carteiras, 12 semanas ou 6 meses bastam para enxergar os conflitos.
Os dados ficam salvos onde?
No seu navegador, com salvamento automático. A Projeto Diário não recebe os dados da sua equipe.
Vocês oferecem treinamento de gestão de recursos para equipes?
Sim. O treinamento In Company de controle de prazo e custo trabalha a capacidade e a alocação com os projetos reais da sua empresa. Solicite uma proposta.
