Restrições e datas limite no MS Project: quando usar
Uma tarefa que não acompanha o atraso da predecessora quase sempre tem uma restrição escondida. Entender as restrições (MS Project chama assim as regras de data de cada tarefa) é o que separa um cronograma que recalcula sozinho de um que precisa ser corrigido à mão a cada semana. O problema é que boa parte delas nasce sem que ninguém perceba: basta digitar uma data de início numa tarefa automática.
As restrições têm o seu lugar. Um equipamento que só chega numa data, um evento com dia marcado e uma entrega contratual são exigências reais de calendário, e o cronograma precisa refletir isso. A questão é escolher o tipo certo e saber quando a data limite resolve melhor, porque ela avisa sem travar.
Formação relacionada
Microsoft Project Professional
Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
O que são restrições no MS Project
Numa tarefa em agendamento automático, o Project calcula as datas a partir de três coisas: os vínculos com outras tarefas, os calendários e a restrição da tarefa. A restrição é a regra de data: começar o mais cedo possível, não começar antes de um dia, terminar exatamente num dia, e assim por diante. Toda tarefa tem uma; o padrão, num projeto agendado a partir da data de início, é O Mais Breve Possível, que não amarra a tarefa a nenhuma data.
O Project tem oito tipos, em três grupos. Você define o tipo em Informações da Tarefa, guia Avançado, nos campos Tipo de restrição e Data da restrição.
| Tipo | Grupo | O que faz | Exemplo de uso |
|---|---|---|---|
| O Mais Breve Possível | Flexível | Agenda a tarefa o mais cedo que a lógica permitir | Padrão para quase todas as tarefas |
| O Mais Tarde Possível | Flexível | Agenda o mais tarde possível sem atrasar o projeto | Padrão em projetos agendados a partir do término |
| Não Iniciar Antes De | Semiflexível | A tarefa pode começar na data ou depois | Montagem que depende de um equipamento com entrega marcada |
| Não Iniciar Depois De | Semiflexível | A tarefa precisa começar até a data | Início de obra exigido pela licença |
| Não Terminar Antes De | Semiflexível | A tarefa só pode terminar na data ou depois | Período mínimo de operação assistida |
| Não Terminar Depois De | Semiflexível | A tarefa precisa terminar até a data | Entrega de documentação para um edital |
| Deve Iniciar Em | Inflexível | A tarefa começa exatamente na data | Abertura de um evento com data publicada |
| Deve Terminar Em | Inflexível | A tarefa termina exatamente na data | Encerramento de uma janela de manutenção autorizada |
Os semiflexíveis limitam só um lado: a tarefa ainda se move, desde que respeite a data. Os inflexíveis prendem a tarefa no dia, e são esses que mais causam problema quando a predecessora atrasa.
Como o Project cria restrições sem você perceber
A documentação da Microsoft avisa: ao digitar uma data de início ou de término numa tarefa automática, o Project entende que você quer aquela data e aplica uma restrição. Os casos mais comuns:
- Digitar o início aplica Não Iniciar Antes De com aquela data.
- Digitar o término aplica uma restrição de término com aquela data.
- Arrastar a barra no Gantt para outra data tem o mesmo efeito de digitar o início.
- Importar uma planilha com datas de início para tarefas automáticas pode encher o cronograma de restrições, um cuidado que aparece no guia para exportar MS Project para Excel e importar planilhas.
Uma Não Iniciar Antes De parece inofensiva, porque a tarefa ainda pode atrasar. Mas ela impede que a tarefa adiante quando a predecessora termina mais cedo, e o cronograma deixa de mostrar o ganho. Por isso a regra prática é deixar as datas serem consequência dos vínculos. Para ver quais tarefas têm restrição, a coluna Indicadores mostra um ícone de calendário; passe o mouse sobre ele para ler o tipo e a data.
Data limite: o alerta que não trava o cronograma
A data limite é um campo da tarefa, também em Informações da Tarefa, guia Avançado. A documentação em português às vezes chama esse campo de Prazo. Ele faz três coisas:
- Desenha uma seta no Gráfico de Gantt na data informada.
- Mostra um indicador na coluna Indicadores quando o término agendado passa da data limite.
- Entra no cálculo da margem de atraso total. Se a data limite é mais apertada que o término do projeto, a tarefa perde folga e pode aparecer como crítica.
O que a data limite não faz é mover a tarefa. Se a predecessora atrasa, a tarefa atrasa junto, e você vê o alerta. É o comportamento que se quer na maior parte dos compromissos de prazo: o cronograma mostra a verdade e o indicador mostra o risco.
Restrição ou data limite: quando usar cada uma
| Situação | Use | Por quê |
|---|---|---|
| Data de entrega prevista em contrato | Data limite no marco de entrega | Mostra o risco sem esconder o atraso real |
| Fornecedor só entrega o equipamento a partir de um dia | Não Iniciar Antes De na tarefa de instalação | A tarefa não pode mesmo começar antes |
| Evento com data divulgada ao público | Deve Iniciar Em no marco de abertura | A data não se negocia; o resto do plano se ajusta a ela |
| Meta interna da diretoria | Data limite | Meta não é limite físico |
| Tarefa que você quer "segurar" para não atrapalhar outra | Vínculo ou nivelamento, não restrição | Restrição para resolver carga esconde o motivo |
| Janela de parada autorizada de um sistema | Não Iniciar Antes De e Não Terminar Depois De, ou um calendário de tarefa | A janela existe nos dois lados |
Restrição também não é ferramenta para resolver sobrecarga de pessoas: quando o motivo de segurar uma tarefa é a agenda de alguém, o caminho é o nivelamento de recursos no MS Project, que registra o atraso e o motivo.
Um teste simples ajuda: se a data muda quando a realidade muda, ela é uma meta, e cabe numa data limite. Se a tarefa fisicamente não pode acontecer fora da data, ela é uma restrição.
Para tarefas que só podem acontecer em horários específicos, como uma migração no fim de semana, um calendário de tarefa costuma ser mais correto do que uma restrição. O guia de calendário no MS Project mostra como criar um.
Conflito entre restrição e vínculo: a margem negativa
Imagine uma tarefa com Deve Terminar Em no dia 20 cuja predecessora só termina no dia 22. A lógica e a restrição se contradizem. Por padrão, o Project respeita a restrição: agenda a tarefa terminando no dia 20, mesmo que isso a faça começar antes de a predecessora terminar, e mostra margem de atraso total negativa. Nas opções de agendamento existe uma configuração que define se as tarefas sempre respeitam as datas de restrição; mudá-la faz o vínculo prevalecer, mas raramente é a correção certa.
Quando você cria um vínculo ou uma restrição que gera esse conflito, o Project costuma abrir um aviso perguntando como prosseguir. Não clique em continuar no automático: o aviso está dizendo que o plano ficou impossível.
Para investigar:
- Insira as colunas Tipo de restrição, Data da restrição, Data limite e Margem de atraso total num modo de exibição de tarefas.
- Ordene pela margem de atraso total. As negativas aparecem primeiro e mostram onde o plano não fecha.
- Use o Inspetor de Tarefas, na guia Tarefa, para ver o que está definindo a data de cada tarefa (um vínculo, uma restrição, um calendário).
- Decida caso a caso: a restrição é real? Então o plano precisa de outra sequência, mais recurso ou renegociação. Não é real? Volte para O Mais Breve Possível.
O artigo sobre caminho crítico no MS Project mostra como a margem negativa aparece na análise do caminho crítico.
Como tirar restrições e limpar o cronograma
Antes de salvar a linha de base, faça uma faxina:
- Aplique uma tabela com as colunas de restrição e filtre as tarefas cujo tipo não é O Mais Breve Possível.
- Para cada uma, pergunte se existe um motivo externo para a data. Escreva o motivo nas Anotações da tarefa ("entrega do gerador confirmada pelo fornecedor").
- Selecione as que não têm motivo, abra Informações da Tarefa e mude o tipo para O Mais Breve Possível. Com várias tarefas selecionadas, a mudança vale para todas.
- Recalcule e confira o término e o caminho crítico.
Repita a verificação a cada ciclo de atualização, porque restrições novas aparecem sempre que alguém arrasta uma barra. A linha de base só faz sentido sobre um cronograma limpo.
Exemplo ilustrativo: feira de negócios com data marcada
Uma empresa vai expor numa feira com abertura publicada para um sábado. O cronograma tem projeto do estande, produção, transporte, montagem, treinamento da equipe e abertura. O exemplo é ilustrativo.
- O marco "Abertura da feira" recebe Deve Iniciar Em no sábado: a data não muda.
- A montagem recebe Não Iniciar Antes De na data em que o pavilhão é liberado aos expositores.
- A aprovação do projeto do estande pelo organizador tem prazo no regulamento; vira data limite no marco de aprovação.
- O treinamento da equipe fica só com vínculos.
Se a produção atrasar, a montagem atrasa junto até o limite da folga. Quando a folga acaba, a margem fica negativa antes da abertura, e o gerente sabe exatamente quantos dias precisa recuperar.
Próximo passo
Abra o seu cronograma, insira as colunas Tipo de restrição e Margem de atraso total e faça a faxina descrita acima antes da próxima linha de base. Troque metas por datas limite e mantenha restrições só onde existe uma exigência real. Se você quer praticar esse tipo de diagnóstico num cronograma completo, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário trabalha restrições, caminho crítico e controle com exercícios, e o guia completo do MS Project mostra onde cada configuração entra no ciclo do projeto.
