Superalocação no MS Project: como nivelar recursos

Um recurso superalocado é a forma que o Project tem de avisar que o plano não cabe na semana de alguém. A mesma analista de requisitos aparece em duas frentes ao mesmo tempo, o eletricista está escalado em dois andares no mesmo dia, e o cronograma continua bonito no papel. Para resolver isso existe o nivelamento de recursos. MS Project faz o nivelamento sozinho, mas o resultado depende de como você prepara o cronograma e configura as opções.

O comando mal usado é famoso por empurrar a data de término semanas para frente sem que ninguém entenda o motivo. Usado com critério, ele mostra quanto o prazo depende de pessoas específicas e ajuda a decidir entre aceitar o atraso, reforçar a equipe ou mudar a sequência. Este guia parte do ponto em que os recursos já estão cadastrados e atribuídos; se ainda não chegou lá, veja antes como cadastrar e atribuir recursos no MS Project.

O que é superalocação no MS Project

O Project compara, período a período, o trabalho atribuído a cada recurso com a disponibilidade dele. A disponibilidade vem de duas fontes: as unidades máximas (100% para uma pessoa em tempo integral, 50% para quem divide a semana com outra área, 300% para uma equipe de três) e o calendário do recurso, com jornada, feriados e férias. Quando o trabalho passa da disponibilidade em algum período, o recurso fica superalocado.

Dois detalhes explicam muita confusão:

• A superalocação é medida por período. Uma pessoa com 9 horas de trabalho numa segunda-feira de 8 horas está superalocada naquele dia, mesmo que a semana inteira some menos de 40 horas. O nivelamento usa uma base de verificação (minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou mês a mês) que você escolhe nas opções.
• Superalocação não é erro de cálculo. O Project agenda pelas dependências e calendários e só depois aponta a sobrecarga. Ele não impede que você atribua alguém a duas tarefas simultâneas, porque às vezes isso é aceitável (uma reunião de uma hora no meio de um dia de testes, por exemplo).

Só se resolve o que é relevante. Uma hora a mais num dia pode ser ignorada; duas semanas com a mesma pessoa em 200% não podem.

Como encontrar os recursos superalocados

Antes de nivelar, veja onde está o problema. O Project oferece quatro caminhos:

1. Modos de exibição de recursos. Nos modos de exibição de planilha e de uso dos recursos, o nome do recurso superalocado aparece em vermelho. No uso dos recursos, a grade por período mostra em vermelho as horas que passam do limite, e você descobre em que semanas o conflito acontece.
2. Filtro de recursos superalocados. Num modo de exibição de recursos, abra a lista de filtros e escolha o filtro de recursos com superalocação para ver só quem está sobrecarregado.
3. Próxima Superalocação. Num modo de exibição de tarefas, como o Gráfico de Gantt, o comando Próxima Superalocação, no grupo Nível da guia Recurso, leva você de tarefa em tarefa onde há sobrecarga.
4. Planejador de Equipe. Na edição Professional, o Planejador de Equipe mostra uma linha por pessoa ao longo do tempo, com as tarefas como blocos. É o jeito mais visual de enxergar duas tarefas sobrepostas para a mesma pessoa e arrastar uma delas para outro período ou outro responsável.

Se você quer ler a carga em forma de colunas por período, o conceito é o mesmo do histograma de recursos: o gráfico de recursos do Project desenha a carga de cada pessoa contra a linha de disponibilidade.

Prepare o cronograma antes de nivelar

O nivelamento trabalha sobre a lógica que já existe. Se ela estiver errada, ele só espalha o erro. Confira cinco pontos:

1. Tarefas em agendamento automático. Por padrão, o nivelamento não mexe em tarefas agendadas manualmente. Se metade do cronograma está em modo manual, o resultado será parcial.
2. Unidades máximas corretas. Quem trabalha meio período no projeto precisa estar com 50%, e não com 100%. Esse único campo muda todo o resultado.
3. Calendários dos recursos. Férias, feriados locais e jornadas diferentes precisam estar nos calendários antes, como mostra o guia de calendário no MS Project.
4. Restrições de data. O Project não atrasa tarefas com restrição Deve Iniciar Em ou Deve Terminar Em. Uma data digitada sem querer pode criar uma restrição que trava o nivelamento; veja como revisar restrições e datas limite.
5. Prioridades. Cada tarefa tem o campo Prioridade, com padrão 500. Tarefas de prioridade mais baixa são atrasadas antes; prioridade 1000 significa "nunca nivelar". Use isso com moderação: marque com 1000 só o que realmente não pode sair do lugar, como a concretagem já contratada ou o treinamento com data fechada com o cliente.

Também vale salvar uma cópia do arquivo antes da primeira rodada. O comando de desfazer existe, mas comparar duas versões lado a lado ajuda a explicar a decisão.

Como fazer o nivelamento de recursos no Project, passo a passo

Os comandos ficam no grupo Nível da guia Recurso.

1. Abra as Opções de Nivelamento. A caixa Redistribuição de Recursos reúne todas as configurações.
2. Deixe o cálculo manual. No cálculo automático, o Project nivela a cada alteração e o cronograma muda de lugar enquanto você trabalha. No manual, você decide quando nivelar.
3. Escolha a base de verificação. Dia a dia é o ponto de partida mais comum. Semana a semana ignora sobrecargas dentro da semana e serve quando a equipe tem liberdade para organizar os próprios dias.
4. Mantenha marcada a limpeza dos valores anteriores. Assim cada rodada parte do cronograma sem atrasos de nivelamentos antigos.
5. Defina o intervalo. O padrão é o projeto inteiro. Para preservar o que já está em execução, limite o nivelamento a um intervalo de datas.
6. Escolha a ordem. "Somente ID" atrasa primeiro as tarefas com número maior, sem outro critério. A ordem padrão considera predecessoras, folga, datas, prioridades e restrições. A ordem por prioridade olha primeiro o campo Prioridade e depois os mesmos critérios. Se você usou prioridades, escolha essa.
7. Decida se o prazo pode mudar. Com a opção de nivelar somente dentro da margem de atraso disponível, o Project só usa a folga das tarefas e não move a data de término. Em compensação, parte da superalocação pode continuar lá.
8. Revise as opções de ajuste. Permitir que o nivelamento ajuste atribuições individuais faz o Project nivelar cada pessoa de uma tarefa separadamente. Permitir divisões no trabalho restante deixa ele interromper uma tarefa e retomá-la depois. Divisões resolvem a carga, mas criam tarefas picotadas que a equipe estranha; desmarque se isso não fizer sentido no seu projeto.
9. Nivele. Nivelar Tudo trata o projeto inteiro. Para tratar só as tarefas selecionadas ou só um recurso, use os comandos de nivelar a seleção e de nivelar um recurso, no mesmo grupo.

Se o resultado não agradar, Limpar Nivelamento remove os atrasos e as divisões criados pelo nivelamento.

Como ler o resultado no Gantt de Nivelamento

O modo de exibição Gantt de Nivelamento mostra, para cada tarefa, a barra antes e depois do nivelamento e o atraso que ele inseriu. Leia com três perguntas:

• Quais tarefas foram empurradas e quanto? O atraso de nivelamento aparece como uma barra fina antes da tarefa. Tarefas com atraso grande merecem uma conversa com o responsável.
• O caminho crítico mudou? Depois do nivelamento, uma tarefa que tinha folga pode ter virado crítica por causa da disponibilidade de uma pessoa. Destaque as tarefas críticas de novo, e confira o que passou a segurar o término.
• A data de término mudou? Se mudou, o nivelamento está dizendo que, com essas pessoas e essa disponibilidade, o prazo atual não fecha. Essa informação é o ponto de partida para negociar, e não algo a esconder.

Não salve a linha de base antes de entender e aprovar o resultado. A linha de base deve guardar o plano que a equipe consegue executar, e não o plano antes de alguém perceber a sobrecarga.

Como resolver superalocação no Project sem nivelar

O nivelamento só tem duas ferramentas: atrasar e dividir. Muitas vezes a melhor saída é outra, e só você pode tomá-la.

Uma boa prática é combinar as duas abordagens: resolva na mão os conflitos das pessoas críticas e deixe o nivelamento cuidar do restante, dentro da folga. O raciocínio de quem pode fazer o quê, com que capacidade e em que período, é o mesmo do planejamento de alocação de recursos, só que aplicado ao cronograma.

Exemplo ilustrativo: implantação de um sistema de vendas

Imagine a implantação de um sistema de vendas numa distribuidora, com uma analista de negócios atribuída a duas tarefas que se sobrepõem por cinco dias úteis: "Mapear processo de pedidos" (crítica) e "Revisar cadastro de clientes" (com dez dias de folga). Os números são fictícios.

Com a ordem por prioridade e o nivelamento dentro da margem disponível, o Project atrasa a revisão do cadastro em cinco dias, a analista passa a fazer uma tarefa de cada vez e a data de go-live não muda, porque a folga absorveu o atraso.

Agora suponha que a revisão do cadastro tivesse só dois dias de folga. Dentro da margem, o Project não consegue resolver tudo e a superalocação continua parcialmente. Sem a restrição de margem, ele resolve, mas empurra o go-live em três dias. Nesse ponto a decisão sai do software: chamar outra pessoa para revisar o cadastro, aceitar três dias de atraso ou rever a sequência das atividades. O nivelamento cumpriu o papel dele, que é mostrar o custo da decisão em dias.

Erros comuns ao nivelar recursos

• Deixar o nivelamento automático ligado. O cronograma muda a cada edição e ninguém sabe se uma data mudou pela lógica ou pelo nivelamento.
• Nivelar com unidades máximas erradas. Recursos compartilhados com outras áreas cadastrados em 100% escondem o conflito real.
• Usar prioridade 1000 em tudo que parece importante. Se tudo é intocável, o nivelamento não tem o que mover e a superalocação fica.
• Nivelar cada projeto isoladamente quando as pessoas são compartilhadas. Um projeto só enxerga as horas atribuídas nele. Se a mesma equipe atende vários projetos, o conflito real precisa ser visto num pool de recursos comum ou numa visão de capacidade da área.
• Regravar a linha de base depois de cada nivelamento. Se o nivelamento mudou o prazo de um plano já aprovado, isso é uma mudança a ser aprovada, e não um ajuste técnico.

Próximo passo

Abra o seu cronograma, filtre os recursos superalocados e anote, para cada um, se o conflito cai em tarefa crítica ou com folga. Resolva na mão os críticos, configure o nivelamento manual com ordem por prioridade e rode só depois. Compare o término antes e depois e leve a diferença para a conversa com o patrocinador. Para dominar recursos, nivelamento, linha de base e acompanhamento num cronograma completo, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário percorre esse caminho com exercícios práticos, e o guia completo do MS Project mostra onde o nivelamento entra no ciclo de planejamento.