Custos no MS Project: orçamento, taxas e custo por tarefa
Os custos no MS Project costumam falhar de dois jeitos opostos. No primeiro, o cronograma tem recursos e tarefas, mas o custo total aparece zerado ou ridiculamente baixo. No segundo, o total parece alto demais e ninguém sabe de onde veio cada parcela. Nos dois casos, o problema é o mesmo: o Project calcula custo a partir de várias fontes diferentes, e quem não sabe quais são acaba lançando valor em dobro ou deixando de lançar.
Este guia parte do princípio de que você já cadastra e atribui recursos. Se ainda não, comece por recursos no MS Project, porque a maior parte do custo nasce dali. Os exemplos usam a implantação de uma rede de dados em cinco escolas de uma rede municipal, com valores ilustrativos.
Formação relacionada
Microsoft Project Professional
Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
De onde vem cada real que o Project calcula
| Fonte de custo | Onde é lançada | Como o Project calcula |
|---|---|---|
| Taxa padrão do recurso de trabalho | Planilha de Recursos | Horas de trabalho × taxa por hora |
| Taxa de hora extra | Planilha de Recursos | Horas lançadas como hora extra × taxa de hora extra |
| Custo por uso | Planilha de Recursos | Valor fixo cobrado uma vez em cada atribuição |
| Recurso de material | Planilha de Recursos (preço) e atribuição (quantidade) | Quantidade × preço unitário |
| Recurso de custo | Atribuição, na tarefa | Valor digitado em cada tarefa |
| Custo fixo da tarefa | Tabela Custo, na própria tarefa | Valor somado à tarefa, independente de recursos |
O custo total de uma tarefa é a soma de tudo o que estiver atribuído a ela mais o custo fixo. As tarefas resumo somam as subtarefas, e a tarefa resumo do projeto soma tudo.
Um exemplo conferido
Tarefa "Passar cabeamento na escola A", com 5 dias de duração:
- Um técnico de redes a 100%, com taxa padrão de R$ 60 por hora: 40 horas × R$ 60 = R$ 2.400.
- Custo por uso de R$ 150 do mesmo técnico (deslocamento por atribuição): R$ 150.
- Material: 300 metros de cabo a R$ 4 o metro = R$ 1.200.
- Custo fixo da tarefa: R$ 800 de aluguel de andaime.
Custo total da tarefa: R$ 2.400 + R$ 150 + R$ 1.200 + R$ 800 = R$ 4.550. Se o seu cronograma mostrar um número diferente num caso assim, uma das fontes está faltando ou duplicada.
Taxas dos recursos: padrão, hora extra e reajustes
Na Planilha de Recursos, cada recurso de trabalho tem:
- Taxa Padrão: o valor por hora usado no cálculo normal.
- Taxa de hora extra: usada apenas para as horas que você lançar explicitamente como hora extra. O Project não agenda hora extra sozinho.
- Custo/Uso: valor cobrado uma vez por atribuição, útil para deslocamento, mobilização ou taxa de visita.
Tabelas de taxas de custo para reajustes e taxas diferentes
Um mesmo recurso pode ter cinco tabelas de taxas de custo, da A (a padrão) à E, na guia Custos das informações do recurso (duplo clique no nome do recurso). Elas servem para dois casos:
- Reajuste com data: na tabela A, inclua uma nova linha com a data efetiva e a nova taxa. Se o contrato do técnico tem reajuste em março, as horas a partir de março passam a custar o novo valor, sem afetar as anteriores.
- Taxas diferentes por tipo de trabalho: a tabela B pode guardar a taxa de um serviço diferenciado, como trabalho noturno. Para usá-la, abra o modo Uso da Tarefa, abra as informações da atribuição e escolha a tabela de taxas de custo B naquela atribuição.
Custo fixo e a acumulação: quando o gasto acontece
Para lançar um custo fixo, no Gráfico de Gantt, troque a tabela para Custo (em Exibir, Tabelas) e preencha a coluna Custo Fixo da tarefa. Para um custo que pertence ao projeto inteiro, como um seguro, exiba a tarefa de resumo do projeto (opção na guia Formato) e lance o custo fixo nela.
Cada custo fixo e cada recurso também têm uma forma de acumulação, que define em que momento o gasto entra no fluxo do projeto:
| Acumulação | Quando o custo é lançado | Bom para |
|---|---|---|
| Início | Todo no início da tarefa | Pagamento antecipado, sinal de contrato |
| Rateado (padrão) | Distribuído ao longo da duração | Mão de obra, serviços contínuos |
| Fim | Todo no término da tarefa | Pagamento contra entrega |
A acumulação não muda o custo total, mas muda a curva de gasto por período. Ela importa quando o financeiro precisa saber quanto vai sair do caixa em cada mês, e é a base do cronograma físico-financeiro. Para ver o custo por período, use o modo Uso da Tarefa ou Uso do Recurso e acrescente a linha de custo na parte da escala de tempo.
Recursos de custo e de material na prática
Recurso de custo é a forma certa de lançar despesas com nome próprio: passagens, diárias, taxas, frete. Crie na Planilha de Recursos com o Tipo Custo, atribua às tarefas e informe o valor em cada atribuição (pelas informações da tarefa, na guia Recursos). A vantagem sobre o custo fixo é que você consegue filtrar e somar "quanto gastamos com frete" no projeto inteiro.
Recurso de material entra com preço unitário na Taxa Padrão e quantidade na atribuição. Se o consumo depende da duração (por exemplo, combustível por dia), a quantidade pode ser informada por período; se é total, informe a quantidade fixa.
Fornecedor com preço fechado: lance o valor do contrato como recurso de custo ou custo fixo, com a acumulação que reflita o cronograma de pagamento. Não cadastre a equipe dele com taxa por hora, ou o valor aparecerá duas vezes.
Orçamento aprovado: os recursos de orçamento
O custo que o Project calcula é o custo planejado do cronograma. O orçamento aprovado é outra coisa: o limite que a diretoria liberou. Para comparar os dois dentro do arquivo, use recursos de orçamento:
- Crie os recursos na Planilha de Recursos, um por linha de orçamento (por exemplo, "Orçamento de mão de obra", "Orçamento de materiais", "Orçamento de viagens"), com o Tipo Custo.
- Marque cada um como orçamento nas informações do recurso.
- Exiba a tarefa de resumo do projeto e atribua os recursos de orçamento somente a ela. A Microsoft documenta que recursos de orçamento são atribuídos apenas à tarefa resumo do projeto.
- Informe os valores no modo Uso da Tarefa, na linha de cada recurso de orçamento, no total ou distribuídos por período.
- Compare. Acrescente a coluna Custo de Orçamento a uma tabela e coloque-a ao lado do custo planejado. Para recursos de trabalho e material, o campo equivalente é o Trabalho de Orçamento.
Para que a comparação funcione por categoria, use o mesmo critério nos recursos normais, por exemplo, com a coluna Grupo indicando "Mão de obra", "Materiais" e "Viagens".
Controle: linha de base, custo real e valor agregado
Ao salvar a linha de base, o Project guarda também os custos planejados de cada tarefa e de cada período. A partir daí, a tabela Custo mostra, para cada tarefa, o custo total previsto, o da linha de base, a variação, o realizado e o restante.
Por padrão, o custo real é calculado pelo Project a partir do progresso: se a tarefa está 50% concluída, metade do custo de mão de obra vira real. Se você quer lançar o custo real que veio do financeiro (por exemplo, a nota fiscal do fornecedor), desmarque o cálculo automático de custos reais em Arquivo, Opções, Agendamento. Use essa opção com critério, porque a partir dela a atualização de custo passa a ser responsabilidade sua.
Com linha de base, progresso e custos coerentes, o Project calcula os indicadores de valor agregado, como o índice de desempenho de custo e o de prazo. O passo a passo está em valor agregado no MS Project. Quando o controle de custos sai do projeto e vai para o portfólio, o papel do PMO nessa consolidação é discutido em controle de orçamento de projetos pelo PMO.
Erros que distorcem os custos
- Lançar o mesmo gasto como custo fixo e como recurso de custo. Escolha uma forma por despesa.
- Taxa por hora em fornecedor de preço fechado. Duplica o custo.
- Esquecer o reajuste e deixar o cronograma de 18 meses com a taxa do primeiro mês.
- Recurso de orçamento atribuído a tarefas comuns. Ele deve ficar só na tarefa resumo do projeto.
- Regravar a linha de base de custos a cada desvio. A variação desaparece justamente quando a diretoria precisa dela.
Próximo passo
Pegue uma tarefa do seu cronograma, calcule à mão o custo esperado somando as fontes da primeira tabela e compare com o que o Project mostra. Se bater, repita com uma fase inteira; se não bater, você encontrou o lançamento duplicado ou faltante. Para dominar taxas, tabelas de custo, linha de base e acompanhamento com exercícios, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário trata custos dentro de um cronograma completo, como o descrito no guia completo do MS Project.
