Relatórios no MS Project: painéis prontos e personalizados

Um cronograma bem feito no Project ainda não comunica nada para quem não abre o arquivo. Os relatórios MS Project resolvem essa ponte: a guia Relatório traz painéis prontos com gráficos e tabelas que se atualizam com os dados do cronograma, e deixa você montar os seus. O problema é que poucos gerentes passam do primeiro painel, e muitos geram relatórios vazios porque faltou alguma informação no plano.

O caminho completo no Project desktop vem a seguir: o que precisa estar em dia antes de gerar qualquer relatório, o que mostra cada painel pronto, como personalizar, como criar um relatório de status do zero e como exportar ou imprimir. Os nomes dos comandos seguem a interface em português; em algumas versões a tradução muda uma palavra ou outra.

Para os exemplos, imagine a implantação de um sistema de folha de pagamento numa empresa de médio porte, com fases de levantamento, configuração, testes paralelos, treinamento e virada.

Antes de gerar: o que precisa estar no cronograma

Os relatórios não calculam nada por conta própria. Eles leem campos do cronograma, e um campo vazio vira um gráfico vazio. Antes da primeira emissão, confira quatro pontos:

1. Tarefas em agendamento automático e vinculadas. Sem isso, datas e caminho crítico não refletem a lógica do plano, e os painéis de atraso mostram ruído.
2. Linha de base salva. Toda comparação entre planejado e realizado depende dela. O passo a passo para salvar e regravar sem perder o histórico está em linha de base no MS Project.
3. Data de status definida, na guia Projeto. É ela que diz até quando o progresso foi informado e onde termina o "realizado" dos gráficos.
4. Progresso lançado até essa data: percentual concluído, início e término reais.

Se o projeto controla custo, os recursos precisam ter taxas e estar atribuídos antes da linha de base. Caso contrário, os relatórios de custo saem com a linha de base zerada. O roteiro completo de montagem do cronograma está no guia completo do MS Project.

Onde ficam os relatórios no MS Project

Tudo fica na guia Relatório. O grupo Exibir Relatórios organiza os relatórios prontos em quatro categorias, e cada uma abre uma lista:

No mesmo grupo ficam Personalizado, com os relatórios que você criar, e Recentes. Ao lado, Novo Relatório cria um relatório do zero, e Relatórios Visuais, no grupo Exportar, envia dados para modelos do Excel e do Visio.

Os painéis prontos e quando usar cada um

Visão Geral do Projeto

É o ponto de partida mais útil: percentual concluído do projeto, próximos marcos e tarefas atrasadas, numa página só. Na implantação da folha, é o painel que você abre na segunda-feira para saber se algum marco da semana está em risco.

Burndown

Mostra o trabalho planejado, o concluído e o restante ao longo do tempo, em horas e em quantidade de tarefas. Se a linha do trabalho restante desce mais devagar que a planejada, o projeto está entregando menos do que prometeu. O relatório de burndown depende da linha de base e de progresso atualizado; sem isso, as curvas não significam nada.

Visão Geral do Custo

Compara custo planejado, real, restante, acumulado e da linha de base, com a situação de custo das tarefas de nível superior. Serve para a reunião com a área financeira, desde que os custos estejam no cronograma.

Tarefas Críticas, Tarefas Atrasadas e Tarefas Adiadas

São parecidas no nome, mas respondem a perguntas diferentes:

• Tarefas Críticas: quais tarefas estão no caminho crítico, ou seja, quais atrasos movem a data final. Se a lista parecer estranha, revise vínculos e restrições antes de discutir prazo.
• Tarefas Atrasadas: quais tarefas começaram ou terminaram depois do previsto e não avançam no ritmo esperado até a data de status.
• Tarefas Adiadas: quais tarefas devem terminar depois do término da linha de base.

Relatório de Marco

Lista os marcos com a situação de cada um: concluído, atrasado ou vencido. É o relatório que conversa melhor com patrocinador e diretoria, que acompanham marcos e não tarefas.

Recursos Superalocados

Mostra quem recebeu mais trabalho do que cabe na disponibilidade. Na implantação da folha, é comum o analista de RH ficar sobrecarregado justamente na semana do teste paralelo. O ajuste pode ser feito no modo Planejador de Equipe, na edição Professional, ou trocando responsáveis e sequência.

Como personalizar um relatório pronto

Os painéis prontos são um ponto de partida. Quase sempre vale ajustá-los ao seu projeto:

1. Abra o relatório, por exemplo Painéis, Visão Geral do Projeto.
2. Clique no gráfico ou na tabela que quer mudar. O painel Lista de Campos aparece à direita, e a faixa de opções mostra as guias de ferramentas do relatório.
3. Escolha os campos. Marque ou desmarque campos, como Custo da Linha de Base ou Variação de Término.
4. Filtre e defina o nível. Na Lista de Campos, use Filtro (por exemplo, só tarefas críticas), Nível de estrutura de tópicos (só fases ou também subtarefas) e Classificar por.
5. Ajuste o texto. As caixas de texto do painel aceitam edição livre, útil para a frase de situação da semana.
6. Salve o arquivo. As mudanças ficam gravadas no próprio .mpp.

Uma regra que evita painéis ilegíveis: para quem decide, mostre o nível das fases ou entregas. Detalhe de tarefa fica para a equipe.

Como criar um relatório de status do zero

Quando nenhum painel pronto serve, use Relatório, Novo Relatório. Há quatro opções: Em Branco, Gráfico, Tabela e Comparação. Um relatório de status semanal enxuto pode ser montado assim:

1. Escolha Em Branco e dê um nome, como "Status semanal".
2. Insira uma tabela e, na Lista de Campos, escolha Nome, Término da Linha de Base, Término e Variação de Término. Aplique o filtro Marcos.
3. Insira uma segunda tabela com Nome, Término, % Concluída e Nomes dos Recursos, filtrada por Tarefas Críticas, e classifique pela variação.
4. Insira um gráfico com Custo, Custo Real e Custo da Linha de Base no nível das fases, se o projeto controla custo.
5. Acrescente uma caixa de texto para a decisão que você precisa do patrocinador.

O relatório passa a aparecer em Personalizado. Para usá-lo em outros projetos, abra Arquivo, Informações, Organizador e copie o relatório para o modelo global.

Na hora de enviar, selecione o relatório e use Copiar Relatório, nas ferramentas de design do relatório, para colar no PowerPoint, no Word ou no corpo do e-mail.

Relatórios visuais e exportação de dados

Os Relatórios Visuais exportam dados do cronograma, inclusive os distribuídos no tempo, para modelos prontos do Excel e do Visio. O caso mais comum é o fluxo de caixa por mês para montar a curva S de custo. Se o projeto controla índices de desempenho, o relatório de valor acumulado da categoria Custos mostra a evolução contra a linha de base, desde que a linha de base tenha custos.

Quando o relatório precisa juntar vários projetos ou circular num painel na web, o caminho é exportar os dados e montar o painel fora do Project, como mostra MS Project com Power BI.

Como imprimir ou enviar o gráfico de Gantt

O Gantt também é um relatório, e o mais pedido em obras e contratos:

1. Ajuste o modo de exibição antes: colunas necessárias, nível de tópicos e escala de tempo (semanas ou meses, conforme a duração).
2. Em Arquivo, Imprimir, defina o intervalo de datas.
3. Abra Configurar Página para ajustar a escala da página, a legenda e o cabeçalho com nome do projeto e data de status.
4. Para enviar por e-mail, use Arquivo, Exportar, Criar Documento PDF/XPS.

Antes de imprimir, confira na visualização se a legenda não ocupa metade da página e se os nomes das tarefas não ficaram cortados.

O que levar para a reunião de status

Relatório bom é o que alguém lê. Para a reunião semanal, três blocos costumam bastar: marcos previstos e realizados, tarefas críticas atrasadas com a ação de recuperação e, se houver controle de custo, a comparação com a linha de base. O texto que acompanha os números pode seguir o gerador de status report grátis da Projeto Diário, que organiza resumo, avanço, marcos, riscos e decisões necessárias. Se o público é a diretoria e o relatório vira painel recorrente, as ideias de composição estão em dashboard de gestão de projetos.

Próximo passo

Abra o cronograma do seu projeto, confira os quatro pré-requisitos e gere a Visão Geral do Projeto e o Relatório de Marco. Depois, monte o seu "Status semanal" com as duas tabelas e copie para o modelo global. Em duas ou três semanas você vai saber o que a sua diretoria realmente lê. Para dominar o ciclo inteiro, do cronograma confiável à linha de base e aos relatórios que sustentam decisões, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário traz exercícios práticos com relatórios e controle de desvios.