EAP no MS Project: tarefas de resumo, marcos e tópicos

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) decompõe o trabalho em entregas e pacotes de trabalho. O MS Project não tem um "modo EAP" separado: a EAP no MS Project é a própria estrutura de tópicos do cronograma, em que cada entrega vira uma tarefa de resumo, cada pacote de trabalho reúne as atividades que o produzem e cada ponto de controle vira um marco.

Quando essa tradução é bem feita, o cronograma fica legível em qualquer nível: a diretoria vê as entregas, a equipe vê as atividades e os custos e o trabalho somam de baixo para cima sem nenhuma fórmula. Quando é mal feita, aparecem fases com duração digitada à mão, vínculos ligados a resumos e marcos que não marcam nada.

O exemplo deste guia é a implantação de protocolo eletrônico numa prefeitura, um projeto típico de órgão público, com redesenho de processos, configuração de sistema, capacitação de servidores e entrada em produção por etapas.

Como a EAP vira estrutura no MS Project

Cada nível da EAP tem um lugar definido no Project:

A EAP descreve o que será entregue, com substantivos ("Sistema configurado"). As atividades descrevem o trabalho, com verbos ("Cadastrar unidades"). Manter essa distinção no Project ajuda: as linhas de resumo leem como entregas e as linhas de trabalho como ações. Se a sua EAP ainda não existe, monte-a antes no criador de EAP grátis da Projeto Diário, que numera os itens em níveis e aceita colar uma lista com recuos.

Passo a passo: monte a estrutura de tópicos

1. Digite todos os itens em ordem, de cima para baixo, na coluna Nome da Tarefa, sem se preocupar com níveis. Cada filho vem logo abaixo do pai.
2. Recue os filhos. Selecione as linhas que pertencem a uma entrega e clique em Recuar Tarefa, na guia Tarefa (atalho Alt+Shift+seta para a direita). O item acima vira tarefa de resumo. Para subir um nível, use o botão ao lado, que desfaz o recuo (Alt+Shift+seta para a esquerda).
3. Ative a tarefa de resumo do projeto. Na guia Formato, marque Tarefa Resumo do Projeto. Aparece a linha 0, com o nome do arquivo, que mostra a duração e o custo do projeto inteiro.
4. Mostre a numeração. No mesmo grupo, marque Número da Estrutura de Tópicos. Cada linha ganha o número 1, 1.1, 1.1.1, que é a numeração da EAP.
5. Informe as durações só nas atividades do último nível.

No exemplo da prefeitura, a estrutura fica assim (as durações e os vínculos entram depois):

A estrutura é ilustrativa. O ponto é a forma: entregas em substantivo no nível 1, atividades com verbo embaixo e um marco fechando as entregas que importam para o patrocinador.

Tarefas de resumo: o que fazem e o que evitar

Uma tarefa de resumo vai do início da primeira subtarefa ao término da última. Ela soma trabalho e custo das subtarefas, e o percentual concluído dela é calculado a partir das durações das subtarefas. Isso faz dela o lugar natural para ler o andamento de uma entrega.

Três cuidados mantêm a lógica limpa:

• Não vincule tarefas de resumo. O vínculo entre fases parece prático, mas mistura níveis e confunde o caminho crítico. Vincule as atividades de dentro: "Realizar as turmas de treinamento" depende de "Configurar modelos de documentos", não "Servidores capacitados" depende de "Sistema configurado".
• Não atribua recursos ao resumo. O trabalho fica duplicado na soma e a superalocação aparece onde não existe. Recursos vão nas atividades.
• Não digite duração no resumo. Em tarefas de resumo agendadas manualmente, o Project aceita uma duração própria e desenha duas barras quando ela diverge das subtarefas. Na dúvida, mantenha o resumo automático e deixe a duração ser consequência.

Marcos no MS Project

Marco é um ponto de controle sem duração: uma aprovação, uma assinatura, uma liberação. Para criar, digite a tarefa com 0 dias. O Project desenha um losango no Gantt. Se precisar de um marco com duração (raro, mas acontece em eventos de um dia que você quer tratar como marco), abra Informações da Tarefa, guia Avançado, e marque a opção de marcar a tarefa como marco.

Para o marco funcionar, ele precisa de vínculos: predecessoras que o concluem e, quando fizer sentido, sucessoras que dependem dele. No exemplo, "Novos fluxos aprovados pela secretaria" tem como predecessora o desenho dos fluxos e como sucessora a configuração dos modelos de documentos. Um marco solto, sem vínculo, é só um enfeite com data digitada.

Uma convenção útil é fechar cada entrega importante com um marco no fim do pacote, com nome no particípio ("aprovado", "assinado", "liberado"). Os relatórios de marco do Project e a linha do tempo passam a contar a história do projeto sozinhos.

Código da EAP: numeração automática ou código próprio

O Número da Estrutura de Tópicos é automático: muda sozinho quando você move, recua ou desfaz o recuo de uma linha, e não pode ser editado. Para a maioria dos projetos, é o código da EAP de que você precisa.

Quando a empresa exige um código próprio, por exemplo com o prefixo do contrato ("PROT-1.2") ou letras em algum nível, use o código personalizado:

1. Na guia Projeto, grupo Propriedades, abra o botão do código da EAP (aparece como EDT ou WBS, conforme a tradução da sua versão) e escolha Definir Código.
2. Informe o prefixo do projeto, se houver.
3. Para cada nível, defina o tipo de caractere (números, letras maiúsculas, minúsculas ou caracteres), o comprimento e o separador.
4. Mantenha marcada a geração automática de código para novas tarefas.
5. Insira a coluna do código da EAP na tabela para exibi-lo.

Se a estrutura mudar muito, o comando Renumerar, no mesmo botão, refaz a sequência no projeto inteiro ou nas linhas selecionadas.

Como navegar pela estrutura

Em cronogramas com centenas de linhas, a estrutura de tópicos é a melhor ferramenta de leitura:

• Ver só as entregas: na guia Exibir, abra Estrutura de Tópicos e escolha Nível 1. Para voltar ao detalhe, escolha Todas as Subtarefas.
• Recolher uma entrega: clique no triângulo ao lado do nome da tarefa de resumo.
• Apresentar para a diretoria: combine o Nível 1 com a Linha do Tempo, adicionando os marcos principais.

O Project não desenha a EAP em formato de organograma. Para isso existe o WBS Chart Pro, um suplemento que gera o diagrama a partir do cronograma; a Projeto Diário tem o curso WBS Chart Pro para quem precisa desse desenho em propostas e contratos.

Erros comuns ao levar a EAP para o Project

• Fases por departamento em vez de entregas. "TI", "RH" e "Jurídico" como nível 1 escondem o que está sendo entregue. Use as entregas e indique o responsável na coluna de recursos.
• Níveis demais. Cinco ou seis níveis de tópicos tornam o cronograma ilegível. Três ou quatro bastam para a maioria dos projetos.
• Atividades sem pacote. Tarefa solta no nível 1, fora de qualquer entrega, costuma ser trabalho que ninguém sabe a que serve.
• Marcos com duração. Um "marco" de cinco dias é uma tarefa; trate-o como tal.

Com a estrutura pronta, o passo seguinte é dar durações e vínculos às atividades. O roteiro está em como usar o MS Project passo a passo, e uma estrutura completa para adaptar ao seu projeto está em modelo de cronograma no MS Project. O contexto de versões e o ciclo completo de controle ficam no guia completo do MS Project.

Próximo passo

Pegue a EAP do seu projeto atual e monte só a estrutura de tópicos no Project: entregas em substantivo, atividades com verbo, marcos de 0 dias fechando as entregas e numeração visível. Confira no Nível 1 se a diretoria entenderia o projeto lendo apenas aquelas linhas. Para avançar dessa estrutura a um cronograma controlado, com vínculos, recursos, linha de base e relatórios, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário percorre o caminho com exercícios práticos.