Valor agregado no MS Project: CPI, SPI e análise de desempenho
A análise de valor agregado (MS Project faz o cálculo sozinho) responde, com números, a duas perguntas que o Gantt sozinho não responde: o projeto está entregando no ritmo planejado? E está gastando o que deveria para o que já entregou? Um projeto pode estar com 50% do prazo consumido, 50% do orçamento gasto e só 35% do trabalho feito. O Gantt mostra barras; a análise de valor agregado mostra que, nesse ritmo, o projeto vai terminar atrasado e acima do orçamento.
O cálculo é automático, mas só funciona se o cronograma estiver preparado. A maioria das dúvidas sobre o tema não é de conceito, é de configuração: campos zerados, índices absurdos, valores que não batem com a planilha do financeiro. Aqui o foco é o uso no Project. Se você quer primeiro a base conceitual e as fórmulas, ela está em como calcular valor agregado (EVM).
Formação relacionada
Microsoft Project Professional
Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
Os nomes dos campos no Project em português
A tradução do Project usa siglas próprias, diferentes das que aparecem no Guia PMBOK em português. Esta tabela evita confusão na hora de procurar as colunas:
| Conceito | Sigla em inglês | No Project em português | O que mostra |
|---|---|---|---|
| Valor planejado | PV ou BCWS | COTA (custo orçado do trabalho agendado) | Quanto do orçamento deveria ter sido executado até a data de status |
| Valor agregado | EV ou BCWP | COTR (custo orçado do trabalho realizado) | Quanto do orçamento corresponde ao trabalho de fato feito |
| Custo real | AC ou ACWP | CR, ou CRTR (custo real do trabalho realizado) | Quanto foi gasto no trabalho feito |
| Variação de custo | CV | CV | COTR menos CR |
| Variação de prazo | SV | SV | COTR menos COTA |
| Índice de desempenho de custo | CPI | IDC | COTR dividido por CR |
| Índice de desempenho de prazo | SPI | IDA | COTR dividido por COTA |
| Orçamento no término | BAC | BAC, igual ao custo da linha de base | Orçamento total aprovado |
| Estimativa no término | EAC | EAC | Projeção do custo final no ritmo atual |
A própria documentação da Microsoft em português alterna termos ("valor agregado" e "valor acumulado"), então, se não encontrar uma coluna pelo nome, procure pela sigla em inglês na lista de campos.
Pré-requisitos: sem eles os campos ficam zerados
- Custos no cronograma. Os recursos precisam ter taxa (ou as tarefas, custo fixo). Sem custo, não há valor a agregar.
- Linha de base salva com esses custos. O COTA e o COTR são calculados a partir dos custos da linha de base, distribuídos ao longo do tempo. Se você salvou a linha de base antes de atribuir os recursos, salve de novo para as tarefas afetadas. O procedimento está em linha de base no MS Project.
- Data de status. Na guia Projeto, defina a data de status. Todos os cálculos de valor agregado são feitos até essa data; sem ela, o Project usa a data de hoje, o que distorce a análise se o progresso foi registrado na sexta e você abre o arquivo na terça.
- Progresso registrado. Percentual concluído (ou físico concluído), início real e término real das tarefas, até a data de status.
Configure o método de cálculo
Em Arquivo, Opções, Avançado, há uma seção de opções de valor agregado com duas escolhas:
- Método padrão de valor agregado da tarefa: % concluída (o padrão) ou % físico concluído.
- Linha de base para os cálculos de valor agregado: a linha de base principal ou uma das numeradas.
Use o percentual físico concluído quando o avanço da entrega não acompanha o tempo decorrido. Em uma obra, uma tarefa de alvenaria pode ter consumido 60% da duração e executado só 40% da área. Com o percentual concluído ligado à duração, o valor agregado fica inflado; com o físico, ele reflete a medição. O método também pode ser alterado por tarefa, no campo Método de Valor Agregado.
Onde ver o valor agregado no Project
- Vá em Exibir, Tabelas, Mais Tabelas.
- Escolha Valor Agregado e clique em Aplicar. A tabela mostra COTA, COTR, CR, SV, CV, o orçamento no término, a estimativa no término e a variação no término.
- Na mesma lista, há duas tabelas de indicadores de valor agregado: uma de custo, com IDC e o índice de desempenho para término, e outra de cronograma, com IDA e as variações de prazo.
Para acompanhar a evolução semana a semana, use o modo Uso da Tarefa e adicione os campos divididos ao longo do tempo (COTA, COTR, CR) na grade da direita. A guia Relatório também traz, no grupo de custos, um relatório de valor agregado com gráfico ao longo do tempo.
Exemplo: leitura dos índices em uma implantação de sistema
Considere, como ilustração, a implantação de um sistema de gestão em uma empresa de distribuição, com orçamento aprovado de R$ 200.000. Na data de status do terceiro mês, o Project mostra no nível do projeto:
| Campo | Valor |
|---|---|
| COTA (valor planejado) | R$ 80.000 |
| COTR (valor agregado) | R$ 70.000 |
| CR (custo real) | R$ 85.000 |
A leitura:
- IDC = 70.000 ÷ 85.000 = 0,82. Para cada real gasto, o projeto entregou R$ 0,82 de trabalho orçado.
- IDA = 70.000 ÷ 80.000 = 0,875. O projeto executou 87,5% do que deveria ter executado até a data.
- CV = 70.000 menos 85.000 = R$ 15.000 negativos. Gasto acima do valor do trabalho feito.
- SV = 70.000 menos 80.000 = R$ 10.000 negativos. Trabalho abaixo do planejado.
- EAC = 200.000 ÷ 0,82, cerca de R$ 243.000. Mantido o desempenho de custo, o projeto termina perto de R$ 43.000 acima do orçamento. O Project calcula a EAC somando o custo real ao trabalho restante dividido pelo IDC, o que leva ao mesmo resultado.
- Índice de desempenho para término = (200.000 menos 70.000) ÷ (200.000 menos 85.000) = 1,13. Para fechar no orçamento, o trabalho restante precisaria render 13% acima do planejado, o que raramente acontece sem mudança de escopo ou de estratégia.
Os números dizem que o problema é de custo e de ritmo ao mesmo tempo. O passo seguinte é descer ao nível das fases: filtre as tarefas com IDC abaixo de 0,9 e veja onde está o desvio. Em implantações de sistemas, é comum o desvio se concentrar em customizações e migração de dados.
Para conferir as contas fora do Project ou simular cenários, use a calculadora de valor agregado grátis da Projeto Diário.
Erros que distorcem a análise
| Sintoma | Causa | Correção |
|---|---|---|
| Todos os campos zerados | Linha de base ausente ou salva antes dos custos | Salve a linha de base com os custos carregados |
| COTR alto demais em tarefas longas | Percentual concluído informado por tempo, não por entrega | Use percentual físico concluído nessas tarefas |
| CR diferente do financeiro | Custos reais calculados pelo Project a partir das horas, enquanto o financeiro usa notas fiscais | Defina um critério; para custos de terceiros, use recurso de custo e informe o real |
| Índices mudam ao abrir em outro dia | Data de status não definida | Defina a data de status a cada ciclo de atualização |
| Valor agregado positivo em tarefa não iniciada | Custo fixo com acúmulo no início | Revise o acúmulo do custo fixo (início, rateado ou fim) |
Um cuidado adicional: valor agregado não substitui a análise do caminho crítico. O IDA mede volume de trabalho, não sequência. Um projeto pode ter IDA de 1,0 adiantando tarefas não críticas enquanto uma tarefa crítica está parada. Leia os dois juntos.
Levar os indicadores para o painel
Depois de configurado, o valor agregado pode alimentar um painel para o patrocinador. Exporte os campos de valor agregado junto com os de prazo e monte a curva de COTA, COTR e CR acumulados por mês, a conhecida curva S. O caminho completo está em MS Project com Power BI, e o funcionamento geral do Project em o guia completo do MS Project.
Próximo passo
Escolha um projeto em andamento, confira os quatro pré-requisitos, defina a data de status e aplique a tabela Valor Agregado. Calcule IDC e IDA, compare com a percepção da equipe e investigue onde estão os maiores desvios. Para dominar a configuração de custos, linhas de base e os relatórios de desempenho no Project, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário traz exercícios completos de controle de projetos.
