MS Project com Power BI: painéis do cronograma e dos custos

Juntar MS Project com Power BI resolve um problema comum: o cronograma está bem montado no Project, mas quem precisa decidir (diretoria, patrocinador, PMO) não abre arquivo .mpp nem lê Gantt com 300 linhas. O Power BI transforma os mesmos dados em um painel com prazo, custo e marcos, atualizado a cada ciclo de status, e permite consolidar vários projetos em uma visão só.

Até setembro de 2026, muita gente fazia essa ligação pelo Project Online, que tinha conector e modelos prontos para o Power BI. Com a aposentadoria do serviço, o caminho mudou. A seguir estão as rotas que continuam funcionando e detalha a mais comum: Project desktop, Excel e Power BI.

As rotas que funcionam hoje

Para o Planner premium, a Microsoft mantém no GitHub um modelo de Power BI criado originalmente para o Project para a Web, que lê os dados do Dataverse. Teste-o com os seus planos antes de adotar, porque ele foi desenhado para o produto anterior.

O Power BI não tem conector nativo para arquivos .mpp. Por isso a primeira rota depende de uma etapa de exportação bem feita, que é onde a maioria dos painéis quebra.

Passo 1: prepare o cronograma no Project

Um painel só é confiável se os dados de origem forem consistentes. Antes de exportar, confira:

1. Linha de base salva. Sem ela, não há como mostrar desvio de prazo e de custo. Salve-a quando o cronograma for aprovado e só regrave quando uma mudança for aprovada.
2. Data de status definida na guia Projeto, para que o percentual concluído e os valores reais se refiram a uma data conhecida.
3. Progresso atualizado nas tarefas, com início real, término real e percentual concluído.
4. Custos carregados nos recursos e tarefas, se o painel vai mostrar custo. A forma de montar o orçamento no Project está em custos no MS Project.
5. Um campo para agrupar. Use um campo de texto personalizado (por exemplo, Texto1 renomeado como "Frente") para indicar a fase ou a frente de cada tarefa. Ele vira o filtro principal do painel.

Passo 2: exporte com um mapa fixo

A exportação precisa sair sempre com as mesmas colunas, na mesma ordem, para que o Power BI atualize sem erro.

1. No Project, vá em Arquivo, Exportar, Salvar Projeto como Arquivo e escolha Pasta de Trabalho do Excel.
2. No Assistente de Exportação, escolha Dados Selecionados e crie um Novo Mapa.
3. Marque a exportação de Tarefas e inclua, no mínimo, estes campos: Id Exclusiva, Nome, Nível da Estrutura de Tópicos, Resumo, Marco, Crítica, Início, Término, Início da Linha de Base, Término da Linha de Base, % Concluída, Custo, Custo da Linha de Base, Custo Real, Margem de Atraso Total, Nomes dos Recursos e o campo personalizado de frente.
4. Salve o mapa com um nome claro, como "PowerBI_Tarefas". Nas próximas exportações, basta escolher esse mapa.
5. Salve o arquivo Excel sempre com o mesmo nome, na mesma pasta do OneDrive ou do SharePoint. Para cada projeto, um arquivo; para uma carteira, uma pasta com um arquivo por projeto.

Use a Id Exclusiva, e não o Id da linha, como chave. O Id muda quando você insere uma tarefa no meio do cronograma; a Id Exclusiva não muda.

Se você também quiser a curva de custo acumulado por mês, os Relatórios Visuais do Project (guia Relatório) exportam dados divididos ao longo do tempo para o Excel. Gere o relatório de fluxo de caixa, confira o nível de tempo e salve o resultado na mesma pasta.

Passo 3: monte o modelo no Power BI

No Power BI Desktop:

1. Conecte os dados. Use Obter Dados, escolha a pasta do SharePoint ou o arquivo Excel. Se for uma carteira, conecte a pasta e combine os arquivos, criando uma coluna com o nome do projeto a partir do nome do arquivo.
2. Trate no Power Query. Defina os tipos (datas como data, custos como número decimal, % Concluída como número dividido por 100). Converta os campos de sim ou não (Resumo, Marco, Crítica) para verdadeiro ou falso. Remova linhas totalmente vazias. Crie uma coluna "Tipo" com três valores: Resumo, Marco e Tarefa.
3. Crie uma tabela de calendário e relacione-a à coluna Término. Ela permite filtrar o painel por mês e montar a curva acumulada.
4. Não some tarefas resumo com tarefas comuns. As tarefas resumo já somam custos e trabalho das subtarefas. Para totais, filtre Tipo diferente de Resumo; para mostrar fases, use só as resumo.

Medidas DAX úteis

Algumas medidas cobrem a maior parte dos painéis de cronograma. Os nomes das colunas abaixo seguem o mapa de exportação do passo 2; ajuste se você usou outros nomes.

Custo Planejado = CALCULATE(SUM(Tarefas[Custo da Linha de Base]), Tarefas[Tipo] <> "Resumo")

Custo Previsto = CALCULATE(SUM(Tarefas[Custo]), Tarefas[Tipo] <> "Resumo")

Desvio de Custo = [Custo Previsto]-[Custo Planejado]

Marcos Atrasados = CALCULATE(COUNTROWS(Tarefas), Tarefas[Tipo] = "Marco", Tarefas[Término] > Tarefas[Término da Linha de Base])

Desvio do Término (dias) = DATEDIFF(MAX(Tarefas[Término da Linha de Base]), MAX(Tarefas[Término]), DAY)

Críticas Atrasadas = CALCULATE(COUNTROWS(Tarefas), Tarefas[Crítica] = TRUE(), Tarefas[% Concluída] < 1, Tarefas[Término] < TODAY())

A medida de desvio do término compara a maior data da linha de base com a maior data prevista, o que funciona bem no nível do projeto. Para desvio por tarefa, crie uma coluna calculada no Power Query.

Passo 4: desenhe o painel

Um painel de cronograma que é lido tem uma página principal com pouca coisa:

• Quatro cartões no topo: percentual concluído do projeto, desvio do término em dias, desvio de custo e número de marcos atrasados.
• Tabela de marcos: nome, data da linha de base, data prevista e um ícone de situação.
• Gráfico de Gantt das fases: o visual Gantt da Microsoft, disponível no AppSource, pede a tarefa, a data de início, a duração e o percentual concluído em formato decimal (0,85 para 85%). A montagem do visual está detalhada em gráfico de Gantt no Power BI.
• Curva de custo acumulado: previsto contra linha de base, por mês.
• Lista de tarefas críticas atrasadas com o responsável.

Uma segunda página pode trazer os indicadores de valor agregado, se o seu projeto os acompanha. Como calcular índice de desempenho de custo e de prazo no próprio Project está em valor agregado no MS Project.

Passo 5: publique e mantenha o ciclo

1. Publique o relatório no serviço do Power BI, em um espaço de trabalho compartilhado com quem precisa ver.
2. Configure a atualização agendada. Como o arquivo está no OneDrive ou SharePoint, o serviço lê a versão mais recente.
3. Defina a rotina: o gerente atualiza o progresso no Project, exporta com o mapa salvo e substitui o arquivo; o painel atualiza no horário agendado.
4. Fixe o dia. Se o status do projeto é fechado toda sexta, a exportação acontece na sexta e o painel reflete a mesma data de status do relatório semanal.

Erros comuns e como evitar

Os relatórios prontos do próprio Project resolvem boa parte das necessidades sem Power BI; vale conhecê-los antes, em relatórios no MS Project.

Próximo passo

Escolha um projeto, crie o mapa de exportação com os campos do passo 2 e monte a primeira página do painel com os quatro cartões e a tabela de marcos. Depois de duas ou três semanas de uso, acrescente o que os leitores pedirem. Para aprofundar a modelagem, as medidas e o desenho de painéis de projetos que a diretoria realmente usa, o curso Dashboard Aplicado a Projetos da Projeto Diário trabalha esses temas com exemplos práticos. A base de tudo continua sendo um cronograma bem feito, como mostra o guia completo do MS Project.