Calendário no MS Project: feriados, jornada e dias úteis

Antes de digitar a primeira tarefa, configure o calendário: MS Project calcula todas as datas a partir dele. Uma tarefa de dez dias que começa na segunda-feira termina numa data diferente se houver um feriado no meio, se a equipe trabalha aos sábados ou se a jornada é de seis horas. O Project não sabe nada disso por conta própria. Ele vem com um calendário genérico, de segunda a sexta, e, segundo a própria Microsoft, sem nenhum feriado cadastrado.

O resultado de pular essa etapa aparece semanas depois: o cronograma promete uma entrega para o dia seguinte ao Carnaval, a obra que trabalha aos sábados parece mais longa do que é, e as férias da pessoa-chave caem bem no meio da tarefa crítica. Este guia mostra os quatro tipos de calendário, como cadastrar feriados e jornada e como usar calendários de recurso e de tarefa.

Os calendários do MS Project e como eles se combinam

O Project trabalha com camadas de calendário:

• Calendários base. Modelos que servem de ponto de partida. O Project traz três: o padrão (segunda a sexta, oito horas por dia, com uma hora de intervalo), o de 24 horas e o de turno noturno. Você pode criar outros, como um calendário de obra.
• Calendário do projeto. O calendário base escolhido em Informações do Projeto, na guia Projeto. Ele vale para todas as tarefas que não têm calendário próprio.
• Calendário do recurso. Cada recurso de trabalho tem o seu, baseado num calendário base, com a jornada e as ausências daquela pessoa ou equipe.
• Calendário da tarefa. Opcional. Quando aplicado, substitui o calendário do projeto naquela tarefa.

A regra de combinação, segundo a documentação da Microsoft: sem calendário de tarefa, o Project agenda pelo calendário do projeto e depois pelo calendário do recurso atribuído. Com calendário de tarefa, ele ignora o calendário do projeto e agenda pelo da tarefa e depois pelo do recurso. Na prática, uma tarefa com recurso só acontece nos períodos em que os dois calendários permitem trabalho.

Como cadastrar feriados no calendário do projeto

1. Na guia Projeto, clique em Alterar Tempo Útil. (Muita gente procura esse comando como "alterar período útil"; o nome na faixa de opções é Alterar Tempo Útil.)
2. Na lista de calendários no topo da caixa, escolha o calendário que o projeto usa. Feriado cadastrado no calendário errado não tem efeito.
3. Clique na data do feriado no calendário da caixa.
4. Na guia Exceções, digite o nome do feriado na coluna Nome e pressione Enter. As datas de início e fim são preenchidas com o dia selecionado, e o dia passa a ser não útil.
5. Para um feriado que se repete na mesma data todo ano, selecione a linha, clique em Detalhes e defina a periodicidade anual e o intervalo de anos.
6. Clique em OK.

As tarefas com recursos passam a ser agendadas contornando o feriado, o que normalmente alonga a duração em dias corridos.

Quais feriados cadastrar no Brasil

Comece pelos feriados nacionais de data fixa: 1º de janeiro, 21 de abril, 1º de maio, 7 de setembro, 12 de outubro, 2 de novembro, 15 de novembro, 20 de novembro (feriado nacional desde a Lei nº 14.759/2023) e 25 de dezembro. Esses podem ser cadastrados com periodicidade anual.

Depois, cadastre um a um, para cada ano do projeto:

• Datas móveis, como Carnaval, Sexta-feira da Paixão e Corpus Christi. Algumas são ponto facultativo no calendário federal e feriado em estados ou municípios; confira a regra do local de trabalho.
• Feriados estaduais e municipais da cidade onde o trabalho acontece. Numa obra em outra cidade, valem os feriados de lá.
• Paradas da empresa, como recesso de fim de ano ou inventário.

Para conferir quantos dias úteis um período tem com feriados nacionais e locais, a calculadora de dias úteis da Projeto Diário faz a conta e ajuda a validar o calendário que você montou.

Como alterar a jornada de trabalho

Quando a equipe trabalha em horários diferentes do padrão, ajuste a semana de trabalho:

1. Em Alterar Tempo Útil, escolha o calendário.
2. Abra a guia Semanas de Trabalho, selecione a linha padrão e clique em Detalhes.
3. Selecione os dias que quer mudar (por exemplo, o sábado).
4. Escolha a opção de definir os dias para horários de trabalho específicos e preencha os períodos nas colunas De e Para (por exemplo, das 7h às 11h no sábado).
5. Confirme com OK nas duas caixas.

O cuidado com horas por dia

O Project converte durações em dias usando as opções de calendário do projeto, em Arquivo, Opções, Agendamento, onde ficam as horas por dia, as horas por semana e os dias por mês. Se você muda o calendário para nove horas por dia e deixa a opção em oito, uma tarefa de "1 dia" passa a ocupar oito das nove horas e as barras ficam desencontradas. Mantenha as duas configurações coerentes, principalmente em calendários de obra e de turnos.

Como criar um calendário base para obra ou turno

Em vez de alterar o calendário padrão, crie um calendário próprio. Assim você reaproveita a configuração e evita mexer no que outros projetos usam.

1. Em Alterar Tempo Útil, clique no botão para criar um novo calendário.
2. Dê um nome, como "Obra seg a sáb", e escolha criar uma cópia do calendário padrão.
3. Ajuste a semana de trabalho e cadastre os feriados nesse calendário.
4. Em Informações do Projeto, na guia Projeto, escolha esse calendário como calendário do projeto.

Um calendário de obra costuma ter sábado pela manhã e os feriados da cidade da obra. O exemplo completo de como isso entra no planejamento está em cronograma de obra no MS Project.

Calendário do recurso: férias, meio período e equipes terceirizadas

Cada pessoa cadastrada como recurso de trabalho tem um calendário próprio. Use para:

• Férias e ausências. Cadastre como exceção no calendário do recurso, e não no do projeto, porque só aquela pessoa para.
• Jornada diferente. Um técnico de manutenção que só trabalha à noite usa um calendário baseado no turno noturno.
• Fornecedores com agenda própria. Uma equipe terceirizada que trabalha de segunda a sábado pode ter um calendário de recurso baseado no calendário de obra.

Para abrir o calendário de um recurso, vá à planilha de recursos, abra as informações do recurso e use o botão de alterar tempo útil daquela pessoa. Calendários de recurso corretos são a base para encontrar sobrecargas reais, assunto do guia de nivelamento de recursos no MS Project.

Calendário da tarefa: quando uma atividade foge da regra

Algumas tarefas acontecem em horários que o projeto não usa: a migração de um sistema no fim de semana, a concretagem que precisa de um dia inteiro sem interrupção, uma manutenção autorizada só de madrugada.

1. Crie um calendário base para a situação (por exemplo, "Janela de migração", com sábado e domingo úteis).
2. Selecione a tarefa, abra Informações da Tarefa e vá à guia Avançado.
3. Escolha o calendário na lista de calendário da tarefa.
4. Se os recursos da tarefa normalmente não trabalham nesse horário e a exceção foi combinada com eles, marque O agendamento ignora calendários de recursos. A Microsoft alerta que isso pode alocar trabalho no horário de folga da pessoa; use só quando for verdade.

Para tarefas que precisam acontecer numa data específica, e não num horário específico, a ferramenta certa pode ser uma restrição ou uma data limite, como explica o artigo sobre restrições e datas limite no MS Project.

Erros comuns com o calendário no MS Project

• Cadastrar feriados depois da linha de base. As datas mudam e o projeto parece atrasado sem ter atrasado. Configure o calendário antes de aprovar o cronograma.
• Feriados no calendário errado. O projeto usa um calendário de obra, mas os feriados foram cadastrados no padrão.
• Usar o calendário do projeto para férias. A obra inteira para por causa das férias de uma pessoa.
• Esquecer os feriados municipais. Num projeto com equipes em várias cidades, cada equipe precisa do calendário com os feriados do seu local.
• Calendário e opções desencontrados. Jornada de nove horas no calendário e oito nas opções gera durações estranhas.

Próximo passo

Antes do próximo cronograma, crie um calendário base com os feriados nacionais do ano, os da sua cidade e a jornada real da equipe, e salve um arquivo de modelo com ele. Cada projeto novo começa certo. O guia completo do MS Project mostra onde o calendário entra na sequência de planejamento, e o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário trabalha calendários, recursos e linha de base com exercícios práticos.