Exportar MS Project para Excel e importar planilhas
Mais cedo ou mais tarde alguém pede o cronograma "em Excel": o financeiro quer os custos por mês, o cliente quer a lista de entregas, o PMO quer consolidar vários projetos numa planilha. Saber exportar MS Project para Excel do jeito certo evita o trabalho de redigitar e, principalmente, evita entregar um arquivo com datas como texto e durações que nenhuma fórmula consegue somar.
O caminho inverso também aparece: a lista de tarefas nasceu numa planilha, e agora precisa virar cronograma no Project. A importação funciona bem, desde que você não leve junto o que o Project deveria calcular. Este guia cobre os dois sentidos, com os nomes de comandos conferidos na documentação da Microsoft.
Formação relacionada
Microsoft Project Professional
Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
Três jeitos de levar o cronograma para o Excel
| Jeito | Quando usar | Vantagem | Limite |
|---|---|---|---|
| Copiar e colar a tabela | Pedido pontual, poucas colunas | Rápido, leva exatamente o que está na tela | Precisa refazer a cada vez |
| Assistente para Exportação | Envio recorrente, campos padronizados | Mapa salvo, filtro, tarefas, recursos e atribuições | Mais passos na primeira vez |
| Relatórios e painéis | Apresentação para quem não vai manipular dados | Gráficos prontos | Não é um dado para trabalhar no Excel |
Nenhum dos três leva as barras do Gantt como objeto editável. O Excel recebe dados; se você precisa das barras, monte um gráfico no Excel a partir das datas ou use os relatórios do Project e o PDF.
Como copiar o cronograma para o Excel
Para um pedido rápido, copiar a tabela resolve:
- Monte a tabela que você quer enviar. No Gráfico de Gantt, insira ou oculte colunas até ficar só com o necessário (por exemplo: EDT, Nome da Tarefa, Início, Término, Duração, Nomes dos Recursos).
- Selecione as colunas clicando nos cabeçalhos com Ctrl, ou selecione o intervalo de linhas.
- Copie com Ctrl+C e cole no Excel com Ctrl+V.
- Confira os cabeçalhos e os tipos. Datas e durações costumam chegar como texto; veja a seção de correções mais abaixo.
A hierarquia das tarefas não aparece como recuo no Excel. Inclua a coluna da EDT (ou do nível da estrutura de tópicos) antes de copiar, para que quem recebe saiba o que é fase e o que é tarefa.
Como exportar MS Project para Excel com o assistente
Quando o envio se repete toda semana ou todo mês, vale configurar a exportação uma vez e salvar o mapa. No Project desktop:
- Vá em Arquivo, Exportar, Salvar Projeto como Arquivo. Em Outros Tipos de Arquivo, dê dois cliques em Pasta de Trabalho do Microsoft Excel.
- Escolha a pasta, dê nome ao arquivo e clique em Salvar. O Assistente para Exportação abre.
- Na etapa de dados, mantenha Dados Selecionados.
- Na etapa de mapa, escolha Novo mapa (na primeira vez) ou Usar mapa existente.
- Nas opções de mapa, marque o que exportar: tarefas, recursos ou atribuições. Dá para marcar mais de um tipo no mesmo mapa.
- Nas etapas de mapeamento, escolha na coluna De os campos do Project e ajuste o nome que cada coluna terá no Excel. Use a Visualização para conferir.
- Se quiser só uma parte do projeto, escolha um Filtro de exportação (por exemplo, só marcos ou só tarefas críticas).
- Na etapa final, use Salvar Mapa e dê um nome ao mapa, como "Envio mensal ao financeiro".
- Clique em Concluir.
Na próxima vez, o mapa salvo faz tudo em poucos cliques e o arquivo sai sempre com as mesmas colunas, o que permite que a planilha de quem recebe tenha fórmulas fixas.
Que campos exportar para cada destinatário
| Destinatário | Campos sugeridos |
|---|---|
| Financeiro | EDT, Nome, Início, Término, Custo, Custo da linha de base, Custo real |
| Cliente | Marcos com Nome, Término da linha de base, Término previsto, % concluída |
| PMO | Nome do projeto, marcos, Término, Margem de atraso total, Variação de término |
| Equipe | Nome, Nomes dos Recursos, Início, Término, % concluída |
Para o PMO que consolida vários projetos, a exportação com mapa salvo é a ponte entre os cronogramas e a planilha de controle de projetos do PMO.
Problemas comuns no arquivo exportado e como corrigir
A própria Microsoft avisa que os dados exportados podem não aparecer como esperado no Excel. Os casos mais frequentes:
- Durações como texto. "5 dias" não é um número. Crie uma coluna com o número de dias usando a função VALOR sobre a parte numérica, ou use o Preenchimento Relâmpago do Excel, que a Microsoft sugere para esse tipo de ajuste.
- Datas que não ordenam. Se as datas vieram como texto, converta com DATA.VALOR ou com Dados, Texto para Colunas, escolhendo o formato de data.
- Totais em dobro. As tarefas resumo já somam custos e trabalho das subtarefas. Se você somar a coluna inteira, conta tudo duas vezes. Exporte o campo que indica se a linha é de resumo e filtre por ele, ou exporte só as tarefas de nível mais baixo.
- Percentuais. O percentual concluído pode chegar como número inteiro (40) ou como fração (0,4). Confira antes de montar gráficos.
- Nomes de campos diferentes. Se cada gerente exporta com um mapa diferente, a consolidação quebra. Distribua o mesmo mapa para todos.
Como importar Excel no MS Project
A importação transforma uma lista de tarefas da planilha em cronograma. Pelo que mostra a documentação da Microsoft:
- Em Arquivo, Novo, escolha a opção de criar um projeto a partir de uma pasta de trabalho do Excel (ou use Abrir e mude o tipo de arquivo para Pasta de Trabalho do Excel).
- Selecione a pasta de trabalho e clique em Abrir. O Assistente de Importação começa.
- Crie um mapa novo ou use um mapa existente.
- Escolha se os dados vão para um projeto novo ou para o projeto aberto.
- Escolha o tipo de informação (tarefas, recursos ou atribuições).
- Confira a correspondência entre as colunas da planilha e os campos do Project.
- Se for repetir a importação, marque Salvar Mapa e clique em Concluir.
A Microsoft também cita um modelo do Excel feito para isso, a Lista de Tarefas do Microsoft Project, com colunas que já correspondem aos campos do Project.
O que importar e o que deixar o Project calcular
O cuidado principal: importar datas de início para tarefas em agendamento automático cria restrições, e o cronograma deixa de reagir aos atrasos. O artigo sobre restrições e datas limite no MS Project explica por quê. Uma planilha preparada para importação tem:
- Nome da tarefa, com verbo e objeto ("Instalar quadro elétrico").
- Duração em dias úteis, como número.
- Predecessoras, pelo número da linha da tarefa no Project (a primeira tarefa importada é a 1).
- Nomes dos recursos, escritos exatamente como no cadastro.
- Marco, se quiser indicar quais linhas são marcos (ou deixe duração zero).
Deixe de fora início e término. Depois de importar, coloque as tarefas em agendamento automático, recue as subtarefas para criar a hierarquia, confira os vínculos e só então olhe as datas.
Excel e Project: o que fica em cada um
Exportar e importar com frequência é sinal de que as duas ferramentas estão fazendo o mesmo trabalho. Uma divisão saudável é manter o cronograma, os vínculos e a linha de base no Project e usar o Excel para análises que o Project não faz bem, como consolidar vários projetos, cruzar com dados financeiros ou montar um painel específico. Se você ainda está decidindo onde o cronograma deve morar, o comparativo MS Project ou Excel ajuda. Quem usa o Planner encontra o caminho equivalente em como exportar Planner para Excel.
Próximo passo
Monte hoje o mapa de exportação que você mais usa, salve com um nome claro e teste com o cronograma atual. Na próxima vez que pedirem o cronograma em Excel, o arquivo sai em um minuto e sempre no mesmo formato. Para aprender a montar cronogramas que exportam dados confiáveis, com linha de base, custos e acompanhamento, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário percorre esse caminho com exercícios, e o guia completo do MS Project mostra o restante do ciclo de planejamento e controle.
