Linha de base no MS Project: como salvar e comparar o plano

A linha de base é a foto do cronograma aprovado. Sem ela, o MS Project sabe onde o projeto está, mas não sabe onde deveria estar, e nenhum relatório consegue mostrar atraso. As dúvidas sobre linha de base MS Project giram quase sempre em torno de três momentos: quando salvar, como comparar o andamento com ela e o que fazer quando o plano muda de verdade.

O comando em si é simples. O que separa um controle confiável de um cronograma que "nunca está atrasado" é a regra de uso: a linha de base é gravada na aprovação e só é regravada quando uma mudança é aprovada formalmente.

Para os exemplos, imagine a convenção anual de vendas de uma empresa, com 400 participantes, data marcada e várias frentes: local, palestrantes, logística, inscrições e comunicação.

O que a linha de base guarda

Ao salvar a linha de base, o Project copia para campos próprios os valores daquele momento:

Os valores também são guardados por período (por dia, semana ou mês), o que alimenta curvas de custo e os cálculos de valor agregado. A partir daí, o Project calcula as variações: a variação de término é a diferença entre o término atual e o término da linha de base. Valor positivo significa atraso; negativo, adiantamento.

O conceito por trás disso, independentemente de ferramenta, está em linha de base do cronograma. Aqui o foco é o Project.

Quando salvar a linha de base

Salve quando três condições forem verdadeiras:

1. O cronograma está completo e coerente: tarefas em agendamento automático, vínculos lógicos, durações revisadas, calendário com feriados e caminho crítico que faz sentido. O roteiro para chegar a esse ponto está no guia completo do MS Project.
2. Recursos e custos estão lançados, se o projeto vai controlar custo. Linha de base salva antes dos custos fica com custo zero, e todo o controle financeiro perde a referência.
3. O plano foi aprovado pelo patrocinador ou pelo comitê. A linha de base representa um compromisso, não um rascunho.

Na convenção, o momento certo é depois que a diretoria aprova orçamento, local e data do evento, e não no dia em que o gerente terminou de digitar as tarefas.

Como definir a linha de base no MS Project

1. Na guia Projeto, clique em Definir Linha de Base e escolha Definir Linha de Base.
2. Mantenha a opção Definir linha de base marcada e, na lista, escolha Linha de Base (a sem número, que é a usada por padrão nas comparações).
3. Em Para, marque Projeto inteiro.
4. Clique em OK e salve o arquivo. A linha de base é gravada dentro do próprio .mpp.

Depois de salva, a lista de linhas de base passa a mostrar a data de gravação ao lado do nome, o que ajuda a saber qual versão é qual.

Incluir tarefas novas sem regravar o projeto inteiro

Um escopo aprovado pode trazer tarefas que não existiam, como "contratar tradução simultânea" depois que um palestrante estrangeiro foi confirmado. Para incluí-las:

1. Selecione a tarefa nova (e as subtarefas, se houver).
2. Abra Definir Linha de Base, escolha a mesma linha de base e marque Tarefas selecionadas.
3. Em Acumular linhas de base, marque Para todas as tarefas resumo, para que as fases acima reflitam a inclusão.
4. Clique em OK.

Assim as outras tarefas mantêm as datas aprovadas, e a tarefa nova ganha a sua referência.

Como comparar o andamento com a linha de base

Gantt de Controle

Na guia Tarefa, abra a lista do botão Gráfico de Gantt e escolha Gantt de Controle. Cada tarefa mostra duas barras: a de cima é o plano atual, a de baixo, cinza, é a linha de base. Quando a barra de cima se desloca para a direita, a tarefa está atrasada em relação ao que foi aprovado.

Se você prefere continuar no Gantt comum, na guia Formato, use o botão Linha de Base do grupo Estilos de Barra para desenhar a barra da linha de base sob cada tarefa.

Tabela Variação

Em Exibir, Tabelas, escolha Variação. Ela mostra, lado a lado, início e término atuais, início e término da linha de base e a variação de cada um em dias. Classifique pela variação de término para ver primeiro as tarefas que mais escorregaram.

Valores ilustrativos. A leitura é o que importa: dois atrasos de cinco dias úteis que ainda não chegaram ao marco final, porque havia folga entre as inscrições e o evento. Se as tarefas atrasadas estivessem no caminho crítico, a data da convenção também teria se movido.

Relatórios prontos

Na guia Relatório, os relatórios de progresso Tarefas adiadas e Relatório de marco já comparam o plano com a linha de base. A montagem dos painéis está em relatórios no MS Project.

Como revisar a linha de base sem perder o histórico

Quando uma mudança de prazo é aprovada (a convenção foi transferida de agosto para setembro, por exemplo), o plano precisa de uma nova referência. Mas apagar a anterior elimina a prova do que foi prometido no início. A forma segura usa as linhas de base numeradas:

1. Copie a linha de base original para uma numerada. Em Definir Linha de Base, marque Definir plano provisório, escolha em Copiar a opção Linha de Base e em Para a opção Linha de Base 1. Confirme.
2. Regrave a Linha de Base (a sem número) com o plano replanejado, que passa a ser a referência das comparações.
3. Registre a mudança no controle de mudanças do projeto, com o motivo e a aprovação.

Com isso, a Linha de Base 1 guarda o plano original e a Linha de Base guarda o vigente. Para ver as duas ao mesmo tempo, procure em Exibir, Outros Modos de Exibição, Mais Modos de Exibição, o modo de Gantt com várias linhas de base.

O Project permite até 11 linhas de base por projeto (a sem número e mais dez). Uma convenção prática é reservar a Linha de Base 1 para o plano original aprovado e usar as seguintes, em ordem, para cada replanejamento formal.

Limpar uma linha de base

Para apagar uma linha de base gravada por engano, abra Definir Linha de Base, escolha Limpar Linha de Base, selecione qual linha de base e se a limpeza vale para o projeto inteiro ou para tarefas selecionadas.

Linha de base e valor agregado

Os cálculos de valor agregado do Project usam a linha de base como valor planejado. Se o projeto controla custo e prazo por índices de desempenho, a linha de base precisa ter custos e ser salva antes do primeiro lançamento de progresso. Qual linha de base entra nesse cálculo pode ser escolhido em Arquivo, Opções, Avançado, nas opções de valor agregado. O passo a passo dos índices está em valor agregado no MS Project.

Erros que comprometem a linha de base

• Regravar a cada atraso. O cronograma nunca aparece atrasado, e a informação mais importante do relatório some.
• Salvar com tarefas em agendamento manual. As datas guardadas não refletem a lógica do cronograma e as variações perdem o sentido.
• Salvar antes dos custos. A linha de base fica com custo zero e o controle financeiro não tem referência.
• Esquecer as tarefas novas. Tarefa sem linha de base aparece sem variação, como se estivesse sempre em dia.
• Confundir linha de base com plano provisório. O plano provisório guarda só datas de início e término; para controle completo, use linhas de base.

No Planner premium, a lógica é parecida, com recursos mais simples. Se a sua equipe usa os dois, veja linha de base no Microsoft Planner.

Próximo passo

Abra o cronograma do seu projeto atual e confira se a linha de base existe, quando foi gravada e se ela tem custos. Se não existir, revise o plano, obtenha a aprovação e salve-a; se existir, aplique o Gantt de Controle e a tabela Variação na próxima reunião de status. Para dominar o ciclo completo, do cronograma aprovado ao controle de desvios e aos relatórios de diretoria, o curso Microsoft Project Professional da Projeto Diário traz exercícios práticos com linha de base e replanejamento.