Planejamento, Cronograma e Custos
Modelo de planilha de orçamento de projeto com exemplo
Um modelo de planilha de orçamento de projeto resolve um problema muito concreto: o patrocinador pergunta de onde saiu o número, e a resposta precisa estar na mesma planilha, item por item. A maioria das planilhas prontas na internet é uma lista de despesas com uma soma no fim. Ela mostra o total, mas não mostra a qual entrega cada gasto pertence, quanto é reserva e em que mês o dinheiro sai.
O modelo abaixo resolve isso com quatro abas ligadas: premissas, orçamento por pacote de trabalho, reservas e desembolso mensal. Em seguida, vem um exemplo preenchido, com números ilustrativos e contas conferidas, da montagem de um escritório regional.
O método para estimar cada custo, das técnicas de estimativa ao cálculo da mão de obra interna, está no guia de como fazer orçamento de projeto. Aqui está a planilha pronta para receber esses números.
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O que a planilha de orçamento precisa ter
| Aba | O que guarda | Pergunta que responde |
|---|---|---|
| 1. Premissas | Taxas horárias, câmbio, índices, data-base dos preços | Com que valores de referência o orçamento foi feito? |
| 2. Orçamento | Um item por linha, ligado à EAP | Quanto custa cada entrega? |
| 3. Reservas | Riscos com probabilidade e impacto; reserva gerencial | Quanto está guardado para o que pode dar errado? |
| 4. Desembolso | Gasto previsto por mês e acumulado | Quando o dinheiro sai? |
A aba de premissas parece burocracia, mas é ela que permite atualizar o orçamento quando o valor da hora interna muda ou quando o fornecedor reajusta preços. Toda taxa usada nas outras abas deve ser buscada dela, não digitada de novo.
Modelo de planilha de orçamento de projeto: as colunas
| Coluna | Conteúdo | Fórmula ou regra |
|---|---|---|
| A. Código EAP | 1.1, 2.1, 2.2... | Igual ao código da EAP |
| B. Item | Descrição do custo | Texto curto e específico |
| C. Categoria | Mão de obra interna, serviços, materiais e equipamentos, despesas gerais | Lista suspensa |
| D. Unidade | h, unidade, verba | Lista suspensa |
| E. Quantidade | Número | Digitado |
| F. Custo unitário | R$ | Digitado ou buscado da aba de premissas |
| G. Total | R$ | =E5*F5 |
| H. Fonte | Cotação, histórico, estimativa da equipe | Texto |
| I. Responsável | Quem estimou e responde pelo item | Texto |
| J. Mês previsto | Mês do gasto | Usado na aba de desembolso |
Três fórmulas fazem a planilha funcionar no Excel em português:
- Total do item:
=E5*F5 - Total de um pacote:
=SOMA(G5:G6), somando as linhas daquele pacote, ou uma linha de subtotal por pacote. - Total por categoria:
=SOMASE(C:C;"Serviços";G:G), que soma a coluna G só nas linhas da categoria indicada.
A ligação com a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é o que transforma a lista de despesas num orçamento por pacote de trabalho. Se a sua EAP ainda não está pronta, parta de um modelo de EAP de projeto antes de abrir a planilha: orçar sem EAP é o caminho mais curto para esquecer um item.
Exemplo de orçamento de projeto preenchido
O exemplo é ilustrativo: a montagem de um escritório regional com 30 posições de trabalho, em quatro meses, de julho a outubro. Taxas da aba de premissas: hora do gerente do projeto, R$ 95; hora da equipe de TI interna, R$ 80.
| EAP | Item | Categoria | Qtd. | Unitário (R$) | Total (R$) | Mês |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Gerente do projeto | Mão de obra interna | 280 h | 95 | 26.600 | jul a out |
| 2.1 | Reforma civil e pintura | Serviços | 1 verba | 85.000 | 85.000 | jul e ago |
| 2.2 | Elétrica e cabeamento de rede | Serviços | 1 verba | 32.000 | 32.000 | ago |
| 3.1 | Estações de trabalho | Materiais e equipamentos | 30 | 1.900 | 57.000 | set |
| 3.2 | Cadeiras | Materiais e equipamentos | 30 | 1.100 | 33.000 | set |
| 3.3 | Mobiliário da sala de reunião | Materiais e equipamentos | 1 | 12.000 | 12.000 | set |
| 4.1 | Notebooks | Materiais e equipamentos | 30 | 5.200 | 156.000 | set |
| 4.2 | Rede sem fio e switch | Materiais e equipamentos | 1 | 14.000 | 14.000 | ago |
| 4.3 | Configuração dos equipamentos | Mão de obra interna | 120 h | 80 | 9.600 | out |
| 5.1 | Transporte e mudança | Serviços | 1 | 6.500 | 6.500 | out |
| 5.2 | Evento de inauguração | Serviços | 1 | 8.000 | 8.000 | out |
Subtotais por pacote:
| Pacote | Total (R$) |
|---|---|
| 1. Gerenciamento do projeto | 26.600 |
| 2. Adequação do espaço | 117.000 |
| 3. Mobiliário | 102.000 |
| 4. Tecnologia | 179.600 |
| 5. Mudança e inauguração | 14.500 |
| Soma dos pacotes | 439.700 |
E pela fórmula SOMASE, por categoria: mão de obra interna R$ 36.200 (26.600 + 9.600), serviços R$ 131.500 (85.000 + 32.000 + 6.500 + 8.000) e materiais e equipamentos R$ 272.000 (57.000 + 33.000 + 12.000 + 156.000 + 14.000). As três categorias somam os mesmos R$ 439.700, o que serve de conferência: se os dois totais não baterem, há linha sem categoria.
Aba de reservas: contingência e reserva gerencial
A reserva de contingência cobre riscos identificados. Na aba, cada risco recebe probabilidade e impacto em reais, e o valor esperado é a multiplicação dos dois:
| Risco | Probabilidade | Impacto (R$) | Valor esperado (R$) |
|---|---|---|---|
| Reforma encontra problema na instalação hidráulica | 30% | 20.000 | 6.000 |
| Alta de 10% no preço dos notebooks antes da compra | 40% | 15.600 | 6.240 |
| Atraso dos móveis exige aluguel temporário | 20% | 9.000 | 1.800 |
| Reserva de contingência | 14.040 |
O impacto do segundo risco é 10% de R$ 156.000, ou seja, R$ 15.600. Somando os pacotes e a contingência, chega-se à linha de base de custos: R$ 439.700 + R$ 14.040 = R$ 453.740.
A reserva gerencial, para o que ninguém previu, é definida pela organização. No exemplo, 5% da linha de base: R$ 453.740 × 5% = R$ 22.687. O orçamento total do projeto fica em R$ 453.740 + R$ 22.687 = R$ 476.427. A diferença entre as duas reservas, quem pode usá-las e como controlar o saldo estão em reserva de contingência e reserva gerencial.
| Composição do orçamento | R$ |
|---|---|
| Soma dos pacotes de trabalho | 439.700 |
| Reserva de contingência | 14.040 |
| Linha de base de custos | 453.740 |
| Reserva gerencial (5%) | 22.687 |
| Orçamento total do projeto | 476.427 |
Aba de desembolso: quando o dinheiro sai
A última aba distribui a soma dos pacotes pelos meses, a partir da coluna J. No exemplo, o gerente é pago ao longo dos quatro meses (R$ 6.650 por mês), a reforma é paga em 40% no primeiro mês e 60% no segundo, e cada compra entra no mês da entrega:
| Mês | Itens | Desembolso (R$) | Acumulado (R$) |
|---|---|---|---|
| Julho | Gerente 6.650; reforma 34.000 | 40.650 | 40.650 |
| Agosto | Gerente 6.650; reforma 51.000; elétrica 32.000; rede 14.000 | 103.650 | 144.300 |
| Setembro | Gerente 6.650; mobiliário 102.000; notebooks 156.000 | 264.650 | 408.950 |
| Outubro | Gerente 6.650; configuração 9.600; mudança 6.500; inauguração 8.000 | 30.750 | 439.700 |
O acumulado do último mês tem de ser igual à soma dos pacotes; é a conferência da aba. Repare no pico de setembro: mais da metade do orçamento sai num único mês, e o financeiro precisa saber disso com antecedência. Em obras e contratos com medição, essa aba vira o cronograma físico-financeiro, que distribui também o avanço físico de cada serviço.
Como usar a planilha durante o projeto
Depois de aprovado, o orçamento vira referência. Acrescente à aba de orçamento três colunas de acompanhamento:
- Comprometido: valor de pedidos e contratos já assinados, mesmo que ainda não pagos.
- Realizado: valor efetivamente pago.
- Saldo: previsto menos comprometido.
O comprometido é a coluna que mais avisa com antecedência. Se o contrato da reforma for assinado por R$ 92.000, o estouro de R$ 7.000 aparece no dia da assinatura, e não no último pagamento.
Erros comuns em planilhas de orçamento
- Uma linha "outros" ou "diversos". Se ela passa de poucos por cento do total, esconde itens que deveriam estar listados.
- Horas internas fora da planilha. Elas custam, mesmo que não saiam do caixa do projeto. No exemplo, são R$ 36.200.
- Reserva misturada nos itens. Margem embutida em cada linha some no primeiro ajuste e impede saber quanto há de proteção.
- Total digitado em vez de calculado. Qualquer número digitado à mão na coluna de totais é um erro esperando para acontecer.
- Data-base esquecida. Preço cotado em janeiro para compra em setembro precisa de premissa de reajuste.
Monte a sua planilha a partir da EAP
Crie as quatro abas, copie as colunas do modelo e comece pelos pacotes da sua EAP, um item por linha, com fonte e responsável. Feche as reservas a partir dos riscos e confira os três totais: por pacote, por categoria e acumulado do desembolso. Com o orçamento aprovado, registre o valor autorizado no termo de abertura e reúna tudo na ferramenta gratuita de plano do projeto da Projeto Diário, que junta termo de abertura, EAP, cronograma e riscos num documento só. Para ver como o orçamento se liga às outras etapas do planejamento, siga o guia completo de planejamento de projetos.
