Planejamento, Cronograma e Custos
Como fazer orçamento de projeto passo a passo
Saber como fazer orçamento de projeto evita a situação mais desconfortável da gestão de custos: descobrir no quinto mês que o dinheiro aprovado nunca foi suficiente, porque ninguém contou as horas da equipe interna, as licenças durante a implantação ou a turma extra de treinamento. Um orçamento sólido não é um número redondo pedido pelo patrocinador. É a soma de custos estimados item a item, mais reservas calculadas a partir dos riscos.
O orçamento de um projeto é o valor total aprovado para entregar o escopo, distribuído no tempo, incluindo as reservas. Ele responde a duas perguntas: quanto o projeto pode gastar e quando o dinheiro vai sair. Abaixo está o método em oito passos, com um exemplo ilustrativo que acompanha cada etapa: a implantação de um sistema de gestão de clientes (CRM) numa distribuidora com 40 vendedores.
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O que você precisa antes de orçar
Orçar sem escopo definido é adivinhar. Antes do primeiro número, tenha em mãos:
- A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) com os pacotes de trabalho, porque cada pacote vai receber um custo.
- O cronograma, porque a duração afeta custos que dependem do tempo, como licenças, aluguel e a dedicação do gerente do projeto.
- O registro de riscos, porque as reservas saem dele.
- As regras da organização: custo por hora da equipe interna, impostos sobre serviços contratados, política de reservas e quem aprova o quê.
Como fazer orçamento de projeto em oito passos
Passo 1: liste as categorias de custo
Use a mesma lista em todos os pacotes para não esquecer nada:
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Mão de obra interna | Horas da equipe do projeto e dos especialistas das áreas |
| Serviços de terceiros | Consultoria, desenvolvimento, instalação, treinamento contratado |
| Materiais e equipamentos | Computadores, mobiliário, insumos, ferramentas |
| Licenças e assinaturas | Software usado durante o projeto |
| Viagens e deslocamentos | Passagens, hospedagem, diárias, frete |
| Custos indiretos | Rateio de estrutura, quando a política da empresa exigir |
Passo 2: estime o custo de cada pacote de trabalho
Para cada pacote da EAP, estime o custo com a técnica mais adequada à informação que você tem. Com o escopo detalhado, estime de baixo para cima, item por item. Com pouca informação, use a comparação com um projeto parecido ou uma relação estatística, como custo por usuário ou por metro quadrado. A diferença entre os dois caminhos está no artigo sobre estimativa bottom-up e top-down, e a técnica estatística, no guia de estimativa paramétrica de custos.
Registre ao lado de cada valor a memória de cálculo (quantidade vezes preço unitário) e a fonte (proposta, tabela, histórico). Sem isso, ninguém consegue revisar o orçamento nem defender um número quando ele for questionado.
Passo 3: calcule a mão de obra interna pelo custo real
A equipe interna não é de graça só porque já está na folha. Peça ao financeiro o custo por hora de cada perfil, que inclui salário, encargos e benefícios dividido pelas horas produtivas, e multiplique pelas horas estimadas. Se a organização não costuma contabilizar o custo interno, registre pelo menos as horas: elas mostram o esforço que o projeto tira da operação.
Passo 4: some os pacotes
No exemplo do CRM, a estimativa por pacote ficou assim:
| Pacote de trabalho | Memória de cálculo | Valor (R$) |
|---|---|---|
| Levantamento e desenho de processos | 160 h internas × R$ 85 | 13.600 |
| Licenças durante a implantação | 40 usuários × R$ 120 por mês × 3 meses | 14.400 |
| Configuração e integração com o ERP | Proposta do fornecedor, preço fechado | 48.000 |
| Migração de dados | 120 h internas × R$ 85 | 10.200 |
| Treinamento dos vendedores | 4 turmas × R$ 2.500 | 10.000 |
| Gerenciamento do projeto | 240 h × R$ 110 | 26.400 |
| Custo estimado dos pacotes | 122.600 |
Os valores são ilustrativos. O que importa é o formato: cada linha tem uma conta que pode ser conferida.
Passo 5: calcule a reserva de contingência a partir dos riscos
A reserva de contingência cobre os riscos identificados que podem custar dinheiro. A forma mais defensável de calculá-la é pelo valor monetário esperado: probabilidade vezes impacto, risco a risco.
| Risco | Probabilidade | Impacto (R$) | Valor esperado (R$) |
|---|---|---|---|
| A integração com o ERP exige ajustes não previstos na proposta | 30% | 20.000 | 6.000 |
| Os dados de clientes estão piores que o previsto e exigem mais 80 h de limpeza (80 × R$ 85) | 50% | 6.800 | 3.400 |
| É preciso uma turma extra de treinamento | 40% | 2.500 | 1.000 |
| Reserva de contingência | 10.400 |
Se o seu projeto ainda não tem análise de riscos, algumas organizações usam um percentual do custo estimado definido na política interna. É mais simples, mas não diz qual risco a reserva está cobrindo.
Passo 6: feche a linha de base de custos e acrescente a reserva gerencial
Custo dos pacotes mais reserva de contingência formam a linha de base de custos: R$ 122.600 + R$ 10.400 = R$ 133.000. É contra esse valor que o desempenho será medido.
Por cima dela entra a reserva gerencial, para o que ninguém conseguiu prever. No exemplo, a política da empresa (ilustrativa) pede 5% da linha de base: R$ 6.650. O orçamento total do projeto fica em R$ 139.650. A reserva gerencial fica fora da linha de base e só pode ser usada com aprovação da direção. As camadas, as regras de uso de cada reserva e o que pode ou não alterar a linha de base estão detalhados no artigo sobre linha de base de custos.
Passo 7: distribua o orçamento no tempo
Cruze cada custo com o cronograma e registre o mês em que ele acontece. A licença sai mês a mês, a proposta do fornecedor sai nas parcelas do contrato, a mão de obra interna acompanha as atividades. O resultado é a previsão de desembolso mensal, que o financeiro precisa para o caixa e que você vai usar para comparar o previsto com o realizado. Somada mês a mês, essa previsão forma a curva S do projeto.
Passo 8: revise, aprove e registre
Revise o orçamento com quem executa e com o financeiro. Três perguntas pegam a maior parte dos erros: algum pacote da EAP ficou sem custo? Algum custo depende do tempo e foi calculado com a duração errada? Os impostos e as condições de pagamento das propostas estão incluídos? Depois, leve ao patrocinador para aprovação formal. A partir desse momento, a linha de base só muda por mudança aprovada.
Como escrever o orçamento de um projeto em uma proposta
Quando o orçamento vai para um edital, um projeto de pesquisa, um projeto cultural ou uma proposta comercial, a forma conta tanto quanto o número. Alguns cuidados:
- Siga as rubricas pedidas. Editais costumam ter categorias próprias de despesa. Organize os itens nelas, mesmo que internamente você use outra estrutura.
- Mostre a memória de cálculo. Quantidade, unidade, valor unitário e total, como na tabela do passo 4. Avaliadores cortam itens que não conseguem entender.
- Justifique cada item pelo objetivo. Uma linha curta ligando o gasto à entrega ("licenças para os 40 vendedores durante o piloto") evita a pergunta "isso é mesmo necessário?".
- Diga a origem dos preços. Cotação, tabela pública, contrato anterior. Se a regra do edital exigir número mínimo de cotações, cumpra.
- Confira as regras de reserva. Muitos financiadores não aceitam reserva genérica. Nesse caso, os riscos precisam ser tratados dentro dos próprios itens ou na contrapartida da instituição.
Erros comuns ao orçar um projeto
- Começar pelo número do patrocinador. Se o valor já foi decidido, faça o orçamento de baixo para cima mesmo assim e mostre a diferença. É melhor discutir no planejamento do que no quinto mês.
- Esquecer custos que dependem do tempo. Quando o cronograma escorrega, licenças, aluguel e gerenciamento crescem junto.
- Usar a reserva para esconder estimativa ruim. Reserva é para risco. Estimativa subestimada deve ser corrigida na linha do pacote.
- Não separar as duas reservas. Misturadas, elas viram margem livre e deixam de proteger o projeto.
- Não guardar a memória de cálculo. Sem ela, o orçamento não pode ser revisado nem reaproveitado no próximo projeto.
Comece pelo seu primeiro pacote
Pegue a EAP do seu projeto e preencha a tabela do passo 4 para cada pacote, com memória de cálculo e fonte. Se quiser uma estrutura pronta para isso, o modelo de planilha de orçamento de projeto traz as colunas e as fórmulas. O guia de planejamento de projetos mostra como o orçamento se apoia no escopo e no cronograma.
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