Como fazer matriz RACI no Excel passo a passo

Para fazer a matriz RACI, Excel é a ferramenta que quase todo mundo já tem aberto. O problema é que a maioria das planilhas para por aí: uma grade com letras digitadas à mão, sem nenhuma conferência. Em duas semanas aparece uma linha com dois aprovadores, outra sem ninguém executando, e só alguém percebe quando a entrega atrasa.

O passo a passo abaixo monta uma planilha que trabalha a seu favor: as letras são escolhidas numa lista, ganham cor sozinhas e três fórmulas simples avisam quando uma linha quebra as regras da RACI. No fim, você vê como levar a matriz para um slide sem perder a leitura.

Se ainda há dúvida sobre o que cada letra quer dizer, ou sobre a diferença entre R e A, leia antes o artigo sobre o significado da matriz RACI. Aqui o foco é a construção da planilha.

Como organizar a planilha antes de digitar

Crie um arquivo com três abas:

• Matriz: a grade principal.
• Papéis: a legenda com nome, área e contato de quem ocupa cada papel.
• Listas: os valores permitidos nas células (R, A, C, I e A/R).

Na aba Matriz, use as três primeiras linhas para o cabeçalho (nome do projeto, versão e data da última revisão) e comece a grade na linha 4. O desenho fica assim:

As colunas C a J recebem os papéis (até oito, o que cabe na largura de uma página em paisagem). As colunas K, L e M ficam para as conferências automáticas.

Passo a passo da matriz RACI no Excel

1. Preencha as atividades a partir da EAP

Na coluna A, use o código da Estrutura Analítica do Projeto (EAP); na coluna B, o nome da entrega ou atividade. Prefira entregas verificáveis, como "Requisitos aprovados", a verbos vagos, como "Apoiar o levantamento". Para um projeto médio, de 15 a 40 linhas costumam bastar: detalhar até a tarefa de um dia deixa a matriz impossível de manter. O raciocínio para escolher as linhas e os papéis está no guia de como montar a matriz RACI do projeto.

2. Use papéis, não nomes, nas colunas

Escreva "Coordenador de vendas", não "Paulo". Os nomes vão para a aba Papéis. Quando alguém sair do projeto, você troca uma célula da legenda em vez de reescrever a matriz.

3. Crie a lista suspensa de letras

1. Na aba Listas, digite R, A, C, I e A/R nas células A1 a A5.
2. Volte à aba Matriz e selecione a área das letras (por exemplo, C5:J40).
3. Vá em Dados > Validação de Dados. Em "Permitir", escolha Lista; em "Fonte", informe =Listas!$A$1:$A$5.
4. Na guia "Alerta de erro", escreva uma mensagem como "Use apenas R, A, C, I ou A/R".

A partir daí, ninguém digita "Resp", "x" ou "aprova" no lugar da letra, o que permite que as fórmulas funcionem.

4. Pinte as letras com formatação condicional

Com a mesma área selecionada, vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É igual a. Crie uma regra por valor:

Use poucas cores e a mesma família de tons. A ideia é que, olhando de longe, você enxergue onde estão os aprovadores.

5. Acrescente as fórmulas de conferência

Na linha 5, digite as fórmulas abaixo e arraste até a última atividade. No Excel em português, o separador de argumentos é ponto e vírgula.

Coluna K, quantidade de aprovadores:

=CONT.SE(C5:J5;"A")+CONT.SE(C5:J5;"A/R")

Coluna L, quantidade de executores:

=CONT.SE(C5:J5;"R")+CONT.SE(C5:J5;"A/R")

Coluna M, situação da linha:

=SE(K5<>1;"Revisar: precisa de um único A";SE(L5=0;"Revisar: falta R";SE(CONT.SE(C5:J5;"C")>3;"Atenção: muitos C";"OK")))

Depois aplique uma formatação condicional na coluna M com Texto que Contém > "Revisar" em vermelho claro. Se o seu Excel estiver em inglês, as funções são COUNTIF e IF, e o separador costuma ser vírgula.

O limite de três consultados é uma convenção, não uma regra da RACI. Ajuste ao seu projeto, mas mantenha algum limite: cada C é uma conversa a mais antes da entrega.

6. Some a carga de cada papel

Abaixo da última atividade, crie três linhas de totais por coluna. Para o papel da coluna C, por exemplo:

• Total de A: =CONT.SE(C5:C40;"A")+CONT.SE(C5:C40;"A/R")
• Total de R: =CONT.SE(C5:C40;"R")+CONT.SE(C5:C40;"A/R")
• Total de C: =CONT.SE(C5:C40;"C")

Essa é a leitura vertical da matriz. Um papel com muitos R está sobrecarregado; um com A em quase todas as linhas vira gargalo de aprovação; uma coluna quase vazia sugere alguém que talvez nem precise estar na matriz.

7. Deixe a planilha fácil de navegar

• Clique na célula C5 e use Exibir > Congelar Painéis, para manter atividades e papéis visíveis ao rolar.
• Ative Dados > Filtro na linha 4. Filtrar a coluna de um papel por "A" mostra tudo o que aquela pessoa aprova, o que ajuda muito na conversa individual.
• Se outras pessoas vão editar, use Revisão > Proteger Planilha depois de desbloquear só as células das letras (Formatar Células > Proteção).

E no Google Planilhas?

O mesmo passo a passo funciona no Google Planilhas, com pequenas diferenças de menu:

• Lista suspensa: Dados > Validação de dados, critério "Menu suspenso (de um intervalo)", apontando para a aba Listas.
• Cores: Formatar > Formatação condicional, regra "O texto é exatamente", uma por letra.
• Fórmulas: CONT.SE e SE têm os mesmos nomes na versão em português, com ponto e vírgula como separador.
• Congelar: Ver > Congelar, escolhendo as linhas e colunas de cabeçalho.

A vantagem do Google Planilhas é a edição simultânea e o histórico de versões automático; a desvantagem é que a cópia como imagem para slides exige um recorte de tela ou a exportação em PDF.

Como levar a matriz RACI para o PowerPoint

Uma matriz de 40 linhas não cabe num slide legível. Para apresentar no kickoff ou ao comitê:

1. Filtre as entregas principais (as de primeiro e segundo nível da EAP) ou só as decisões.
2. Oculte as colunas K a M, que são de uso interno.
3. Selecione o intervalo e use Página Inicial > Copiar > Copiar como Imagem. Cole no slide.
4. Leve a matriz completa como anexo ou link para quem quiser os detalhes.

Para impressão, use Layout da Página > Orientação > Paisagem e Imprimir Títulos, repetindo a linha 4 em todas as páginas.

Como manter a planilha viva

• Registre a versão no cabeçalho a cada mudança e guarde a anterior. Quando surgir a pergunta "quem aprovava isso em março?", a resposta está lá.
• Revise a cada mudança de fase ou de equipe. Uma substituição de fornecedor costuma mudar vários R de uma vez.
• Valide com quem aparece na matriz. Envie a cada papel o filtro com as linhas em que ele é A ou R e peça confirmação. Ninguém deveria descobrir que aprova uma entrega lendo o plano do projeto. Os consultados da matriz também devem constar do plano de engajamento, como mostra o guia de gestão de stakeholders.
• Use a mesma legenda em toda a organização. Se outra área usa RASCI ou DACI, combine a sigla antes de juntar as planilhas; as diferenças estão no comparativo de RACI, RASCI e DACI.

Erros comuns na planilha

• Mesclar células na grade. Mesclagem quebra filtros, fórmulas e a cópia para outros arquivos.
• Usar "X" para marcar participação. Isso transforma a RACI numa lista de presença e esconde quem decide.
• Duplicar a planilha por fase. Prefira uma coluna de fase e o filtro; com várias cópias, uma delas sempre fica desatualizada.
• Esquecer o A/R nas fórmulas. Se a conferência conta só "A", toda linha marcada como A/R aparece como "sem aprovador".

Quer ver uma matriz pronta?

Antes de montar a sua, vale olhar um exemplo de matriz RACI preenchida com a leitura linha a linha das escolhas. Se preferir pular a construção da planilha, a ferramenta gratuita de matriz RACI da Projeto Diário faz a revisão automática das responsabilidades enquanto você preenche, traz modelos prontos e exporta para Excel com as cores aplicadas, além de PDF e imagem para o slide.