Exemplo de matriz RACI preenchida em um projeto

Ver um exemplo de matriz RACI preenchida resolve mais dúvidas do que qualquer definição. É no preenchimento que aparecem as perguntas reais: o gerente de projetos precisa ser A em tudo? Quem aprova a obra, o patrocinador ou quem cuida do prédio? A área de controle interno entra como aprovadora ou só como consultada?

A seguir estão duas matrizes completas, de projetos bem diferentes, com a explicação das escolhas linha a linha. Os projetos são ilustrativos, montados para mostrar situações comuns. No fim há um modelo em branco para copiar e um roteiro rápido de revisão.

Se você ainda não domina o que cada letra significa, comece pelo artigo sobre o significado da matriz RACI e volte aqui.

Exemplo 1: matriz RACI de uma mudança de escritório

Projeto: reforma de um andar e mudança de 120 pessoas de três áreas para o novo espaço, com obra feita por construtora contratada.

Papéis: Patrocinador (diretor administrativo), Gerente de projetos (GP), Facilities (manutenção predial), Construtora, TI, RH, Comunicação interna e Gestores das áreas que mudam.

Como ler este exemplo

• O patrocinador é A só em duas linhas, as que envolvem dinheiro e contrato. Nas demais, é informado. Isso protege a agenda dele e evita que o projeto pare esperando assinatura.
• A obra civil é aprovada por Facilities, não pelo GP. Quem vai manter o prédio é quem tem conhecimento técnico para dizer se a obra está conforme o projeto. O GP é informado, porque o andamento afeta o cronograma.
• A TI aparece como A/R na rede. Ela executa e responde pelo resultado, situação comum em entregas técnicas de uma única área.
• Os gestores das áreas são R no plano de mudança. Só eles sabem quem pode mudar em qual dia sem parar o atendimento. O GP responde pelo plano consolidado.
• Comunicação é R na mensagem aos colaboradores, mas o A é do GP. A área de comunicação escreve; quem garante que a informação está correta e no momento certo é o projeto.
• A linha de mudança física tem dois R. Facilities cuida de móveis e transporte; TI, dos equipamentos. A divisão está clara pela natureza do trabalho.

Leitura vertical: o GP é A em cinco das dez linhas, aceitável num projeto desse porte. Facilities tem carga alta (dois A, três R), o que sugere conferir se a equipe dela tem gente suficiente no período da obra.

Exemplo 2: matriz RACI em um órgão público

Projeto: implantação do processo administrativo eletrônico numa secretaria municipal, substituindo o protocolo em papel.

Papéis: Secretário (patrocinador), Gerente do projeto, TI municipal, Procuradoria, Controle interno, Servidores multiplicadores e Fornecedor da plataforma.

Como ler este exemplo

• O controle interno não é A em nenhuma linha. Ele é consultado nas atividades em que há risco de controle e informado do piloto. Manter o controle fora das aprovações do projeto preserva a independência dele para avaliar depois.
• A procuradoria é R da minuta, e o secretário é A. Quem escreve o texto jurídico é a procuradoria; quem responde pelo ato é a autoridade que vai assiná-lo.
• A TI municipal aprova a configuração, e o fornecedor executa. Quando o contrato acabar, é a TI que fica com a plataforma; por isso o aceite é dela.
• O treinamento tem dois R: o fornecedor capacita os multiplicadores, que replicam para os colegas. O A fica com o gerente do projeto, que responde pela adesão.
• A decisão final de abandonar o papel é do secretário, com o gerente do projeto preparando a recomendação. É a linha de maior risco político e por isso tem mais consultados que as outras.

Modelo de matriz RACI em branco para copiar

Copie a estrutura abaixo para a sua planilha ou documento e substitua os papéis e as atividades:

Legenda: R = executa; A = responde pelo resultado e aprova (um por linha); C = é ouvido antes; I = é avisado depois; A/R = aprova e executa.

Três dicas para usar o modelo:

1. Tire as linhas da EAP. Use as entregas de segundo ou terceiro nível. Detalhar até a tarefa diária deixa a matriz impossível de manter.
2. Coloque papéis nas colunas e mantenha uma legenda separada com os nomes.
3. Prefira de seis a oito colunas. Se precisar de mais, considere uma matriz por fase ou por frente de trabalho.

Para montar a planilha com lista suspensa, cores automáticas e fórmulas que conferem o A único, siga o passo a passo da matriz RACI no Excel. O processo completo de levantamento e validação com a equipe está no guia de como montar a matriz RACI do projeto.

Roteiro de revisão antes de publicar a matriz

Passe por estas perguntas com a matriz preenchida na tela:

• Cada linha tem exatamente um A (ou um A/R)?
• Cada linha tem pelo menos um R?
• Alguma linha tem mais de três C? Todos precisam mesmo opinar antes?
• Algum papel é A em quase tudo? Ele vai virar gargalo?
• Algum papel tem R demais para a disponibilidade que tem?
• Alguma coluna está quase vazia? Esse papel precisa estar na matriz?
• Quem é A sabe que é A? A matriz foi apresentada e aceita?

Depois de publicada, a matriz também alimenta o relacionamento com as partes interessadas: cada C é alguém a ouvir e cada I é alguém a incluir no plano de comunicação, como mostra o guia completo de gestão de stakeholders.

Variações que você pode encontrar

Em algumas empresas, a matriz chega com outras letras. A mais comum é o S de Support (RASCI), para quem apoia a execução sem ser o dono da tarefa; há também a DACI, voltada a decisões. Se for adaptar um dos exemplos acima para essas siglas, veja as diferenças no comparativo de RACI, RASCI e DACI.

Monte a sua agora

Escolha um dos dois exemplos, o que mais se parece com o seu projeto, troque os papéis pelos da sua equipe e reescreva as linhas com as suas entregas. Leve a primeira versão para a próxima reunião e deixe as pessoas discordarem das letras: a discussão é a parte mais valiosa. Para preencher sem planilha, use a ferramenta gratuita de matriz RACI da Projeto Diário, que revisa as responsabilidades enquanto você preenche, oferece modelos prontos e exporta para Excel, PDF ou imagem.