Stakeholders e comunicação · Iniciante · 5 min
Quem Precisa Saber?
Aprenda a escolher a forma, o público, o momento e o canal de cada comunicação do projeto.
- Stakeholders e comunicação
- Iniciante
- 5 min
- Sozinho · Em sala de aula
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| Pontos |
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Entregas por rodada
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2 Refletir
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3 Entender
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4 Aplicar no seu projeto
Raciocínio do especialista
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(sua escolha)
O que você aprendeu nesta partida
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O que você vai aprender
- A diferença entre comunicação interativa, empurrada e puxada, e quando usar cada uma
- Como escolher público, momento e canal a partir do objetivo da mensagem
- Por que enviar não é o mesmo que comunicar
- Como usar a matriz RACI como fonte de quem precisa ser informado, sem confundi-la com o plano de comunicação
Como funciona
Leia cada situação de comunicação de um projeto da Casa Aurora e escolha a forma que mais combina com ela: interativa, empurrada ou puxada.
A cada resposta, veja o público, o momento e o canal mais indicados e por que as outras formas ficam aquém.
No fim, confira seus acertos por forma de comunicação, a sua calibração e uma ação para aplicar num projeto seu.
Sobre stakeholders e comunicação
Quase todo projeto que deu errado tem, em algum ponto da história, a frase "ninguém me avisou". A informação existia, mas chegou tarde, pelo canal errado ou para a pessoa errada. Quem Precisa Saber? é um jogo rápido para treinar uma decisão que o gerente de projetos toma várias vezes por dia: como fazer cada comunicação do projeto chegar a quem precisa, no momento certo e de um jeito que funcione.
Você recebe situações curtas de projetos da Casa Aurora, a rede de varejo fictícia do universo da Projeto Diário: um atraso que precisa de decisão da patrocinadora, um aviso de sistema fora do ar para as lojas, um manual para 1.800 vendedores, um retorno difícil para um desenvolvedor. Em cada uma, você classifica a comunicação em uma de três formas: interativa, empurrada ou puxada. A resposta vem na hora, com o público, o momento e o canal mais indicados e o motivo de as outras formas ficarem aquém.
A comunicação interativa acontece em tempo real, entre duas ou mais pessoas: reunião, videochamada, ligação, conversa individual. É a forma certa quando é preciso decidir, negociar, dar uma notícia difícil ou ter certeza de que a mensagem foi entendida. A comunicação empurrada é enviada a destinatários definidos, sem exigir resposta imediata: e-mail, comunicado, relatório de status, mensagem. Ela garante que a informação saiu, mas não garante que foi lida nem entendida. A comunicação puxada fica disponível num lugar que as pessoas acessam quando precisam: portal, repositório de documentos, painel, base de perguntas frequentes. Serve para públicos grandes e para informação de consulta.
O jogo também trabalha a matriz RACI, que costuma ser confundida com o plano de comunicação. Na RACI, cada atividade tem quem executa (R), exatamente uma pessoa que aprova e responde pelo resultado (A), quem é consultado antes (C) e quem é informado depois (I). A RACI é uma ótima fonte para saber quem precisa ser informado, mas não diz o que comunicar, quando, com que frequência nem por qual canal. Isso é trabalho do plano de comunicação. Em alguns casos do jogo, a RACI marca alguém como Informado, mas o impacto da decisão na área dessa pessoa pede uma conversa, e não só um aviso.
Alguns casos são de fronteira, e o jogo reconhece isso: quando duas formas se defendem, a segunda vale meio ponto e a explicação mostra o argumento de cada lado. No modo Aprendiz você tem dicas e uma segunda chance; no Profissional, 12 situações sem dica e a pergunta sobre a sua confiança; no Executivo entram os casos de fronteira, com tempo por item. No fim, você vê seus acertos por forma de comunicação e a sua calibração, isto é, se a sua confiança acompanhou os seus acertos.
Para levar o aprendizado para o trabalho, abra o Mapa de stakeholders e plano de comunicação, ferramenta gratuita da Projeto Diário, com um projeto real seu. Para cada grupo de partes interessadas, escreva a mensagem principal, o momento, a frequência e o canal. Esse rascunho é o começo de um plano de comunicação que funciona. O jogo é gratuito, não pede cadastro, leva cerca de cinco minutos e funciona bem em sala de aula: a turma debate cada situação antes de responder.
Perguntas frequentes
O que é comunicação empurrada, puxada e interativa?
Interativa é a troca em tempo real, como reunião ou ligação. Empurrada é enviada a destinatários definidos, como e-mail ou relatório. Puxada fica disponível para as pessoas consultarem quando precisarem, como um portal ou painel.
A matriz RACI substitui o plano de comunicação?
Não. A RACI mostra quem executa, quem aprova, quem é consultado e quem é informado em cada atividade. Ela é uma boa fonte para saber quem precisa ser informado, mas o plano de comunicação define o que dizer, quando, com que frequência e por qual canal.
Mandar um e-mail garante que a pessoa foi comunicada?
Garante que a mensagem saiu, não que foi lida ou entendida. Quando a informação exige decisão, muda o trabalho de alguém ou é uma notícia difícil, vale uma conversa, seguida de registro por escrito.
O jogo é gratuito e serve para aula?
Sim. É gratuito, sem cadastro, leva cerca de 5 minutos e funciona bem projetado em sala: a turma debate cada situação antes de responder.