O Kanban aplicado ao trabalho do conhecimento parte de um quadro com as etapas do fluxo (por exemplo: a fazer, em andamento, em revisão, concluído), em que cada item é um cartão. Mas o quadro é só o começo. As práticas centrais são limitar o trabalho em andamento (o WIP), tornar as regras do processo explícitas e medir o fluxo, com indicadores como o tempo de ciclo.
Ao limitar o que está em andamento, o time termina mais coisas e mais rápido, porque para de dividir a atenção entre muitas tarefas. O Kanban não exige mudar os papéis nem o processo existente de uma vez: ele parte do que existe e melhora aos poucos.
Na prática
Se todas as colunas do quadro estão cheias e nada chega a "concluído", o primeiro passo é baixar o limite de trabalho em andamento, e não acrescentar colunas.