Exemplo de projeto pelo PMBOK: da abertura ao encerramento

Procurar um exemplo de projeto PMBOK pronto costuma ser a forma mais rápida de entender o guia: em vez de ler sobre termo de abertura, Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e registro de riscos, você vê esses documentos preenchidos, conversando entre si, num projeto que começa e termina. É isso que está abaixo, com um projeto ilustrativo conduzido da abertura ao encerramento.

O exemplo segue a lógica da 8ª edição do Guia PMBOK, que organiza o trabalho de gestão em cinco áreas de foco (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento) e sete domínios de desempenho. Os nomes, números e datas são fictícios. Use a estrutura, não os valores: o que serve para este projeto pode ser excessivo ou insuficiente para o seu.

O projeto do exemplo

Cenário ilustrativo: uma prefeitura de médio porte atende os pedidos de suporte de informática por telefone e e-mail, sem registro nem prazo. A Secretaria de Administração decide implantar um sistema de chamados para as 12 secretarias, com catálogo de serviços, prazos de atendimento e painel de indicadores.

A abordagem híbrida não é enfeite. A licitação e o contrato pedem planejamento fechado; o catálogo de serviços, por outro lado, só fica bom com ajustes sucessivos junto às secretarias.

Iniciação: o termo de abertura

O termo de abertura autoriza o projeto e dá autoridade ao gerente. Um modelo enxuto, já preenchido:

Projeto: Implantação do sistema de chamados de TI

Justificativa: pedidos de suporte sem registro, sem prazo e sem dados para planejar a equipe de TI.

Objetivo: atender 100% das secretarias pelo novo sistema em seis meses, com prazos de atendimento publicados.

Entregas principais: sistema contratado e instalado; catálogo de serviços; equipe de TI e usuários-chave treinados; painel de indicadores.

Fora do escopo: substituição de computadores; integração com o sistema de protocolo.

Premissas: contratação por pregão eletrônico; uma pessoa de referência por secretaria.

Restrições: orçamento de R$ 280 mil; entrada em operação antes do recesso de fim de ano.

Riscos de alto nível: atraso na licitação; baixa adesão das secretarias.

Gerente e autoridade: coordenadora de TI, com autonomia para remanejar até 10% do orçamento entre entregas.

Aprovação: secretário de Administração.

Você pode montar o seu no gerador de termo de abertura da Projeto Diário e baixar pronto em Word.

Planejamento: escopo, prazo, custo e riscos

Escopo e EAP

A EAP decompõe o projeto em entregas, não em atividades. No exemplo, dois níveis bastam:

1. Gerenciamento do projeto
2. Contratação: termo de referência, pregão, contrato assinado
3. Sistema: instalação, perfis de acesso, integração com o e-mail
4. Catálogo de serviços: levantamento por secretaria, prazos de atendimento, validação
5. Pessoas: treinamento da equipe de TI, treinamento dos usuários-chave, comunicação aos servidores
6. Indicadores: painel, rotina de análise mensal

Cronograma de marcos

O caminho crítico passa pela licitação: qualquer atraso no pregão empurra todo o resto. Por isso o levantamento do catálogo começa no mês 2, em paralelo, sem depender do sistema.

Orçamento por entrega

Registro de riscos

Partes interessadas, comunicação e responsabilidades

As responsabilidades ficam numa matriz RACI simples: o jurídico é responsável pela análise do edital, o patrocinador aprova o contrato, a equipe de TI executa a configuração e as secretarias são consultadas sobre o catálogo. Para reunir tudo isso num documento só, o plano do projeto junta termo de abertura, EAP, RACI, cronograma e riscos num documento Word com capa e sumário.

Execução e monitoramento: status e mudanças

Durante a execução, o trabalho de gestão é acompanhar o plano e decidir quando ele precisa mudar. Um status report do mês 3, no exemplo:

Situação geral: atenção.

Prazo: contrato assinado com 15 dias de atraso por recurso no pregão.

Custo: dentro do previsto; reserva intacta.

Riscos: o risco de questionamento no pregão se materializou (recurso de um licitante) e foi tratado; nenhum risco novo alto.

Decisão pedida: aprovar a instalação em duas etapas para recuperar o atraso.

A decisão pedida vira uma solicitação de mudança. No exemplo, o patrocinador aprova instalar primeiro nas cinco secretarias com mais chamados e depois nas demais, o que recupera o prazo sem custo adicional. A mudança é registrada, o cronograma é atualizado e a nova versão é comunicada às secretarias.

Repare que a parte ágil do projeto, o catálogo de serviços, não passa pelo controle formal de mudanças: os ajustes entram na lista priorizada e são revistos a cada ciclo de duas semanas com as pessoas de referência.

Encerramento: aceite e lições aprendidas

O projeto termina quando as entregas são aceitas e a operação assume. No exemplo:

1. Aceite formal do patrocinador, com a lista de entregas e a evidência de cada uma.
2. Transferência para a operação: a equipe de suporte de TI passa a administrar o sistema e o catálogo.
3. Lições aprendidas: começar o levantamento do catálogo antes do contrato foi o que salvou o prazo; o termo de referência deveria ter passado pelo jurídico um mês antes.
4. Encerramento do contrato de implantação e liberação da reserva não usada.
5. Termo de encerramento assinado e arquivado.

O modelo de termo de encerramento traz esses campos prontos, incluindo a seção de lições aprendidas.

Documentos do exemplo de projeto PMBOK em uma tabela

Num projeto pequeno, alguns desses documentos podem caber numa página só. Num projeto grande, cada um vira um plano detalhado. Essa adaptação é parte do próprio PMBOK, que não pede todos os documentos em todos os projetos.

Erros ao usar um exemplo pronto

• Copiar sem adaptar. Um registro de riscos de prefeitura não serve para o lançamento de um produto.
• Fazer documento para cumprir tabela. Se ninguém lê o plano de comunicação, ele não deveria existir naquele formato.
• Esquecer de atualizar. Cronograma e registro de riscos são documentos vivos; o do mês 1 já não vale no mês 4.
• Tratar as áreas de foco como fases fixas. Planejamento e monitoramento acontecem o tempo todo, não só uma vez.

Para transformar este exemplo num método da sua equipe, o artigo sobre como aplicar o PMBOK na prática mostra como escolher os artefatos certos para cada contexto. Se o seu interesse no guia passa pela certificação, o guia para tirar a certificação PMP do zero mostra o caminho.

Comece hoje pelo termo de abertura do seu projeto atual e siga a sequência deste exemplo, adaptando cada documento. Se quiser uma formação completa sobre a 8ª edição, com turma ao vivo e uso de inteligência artificial no dia a dia da gestão, o curso Gestão de Projetos 360° com PMBOK 8 e IA cobre o guia de ponta a ponta.