Jogo dos processos de gerenciamento de projetos

Sobre projetos

Durante muitos anos, o jeito mais conhecido de organizar o gerenciamento de projetos foi uma grande tabela: 49 processos distribuídos em 5 grupos de processos e 10 áreas de conhecimento. Essa estrutura, na forma da 6ª edição do Guia PMBOK, ainda aparece em provas, em metodologias de empresas, em editais e no vocabulário de muita gente que trabalha com projetos. As edições mais recentes do guia passaram a organizar o conteúdo em torno de princípios e domínios de desempenho, mas conhecer o mapa clássico continua sendo uma base valiosa, porque ele mostra como a informação circula dentro de um projeto.

Os grupos de processos respondem à pergunta "que tipo de trabalho de gestão é este?". Iniciação autoriza o projeto ou a fase e reconhece quem está envolvido. Planejamento define como chegar lá e cria as linhas de base de escopo, prazo e custo. Execução põe o plano em prática, produz as entregas e cuida das pessoas. Monitoramento e Controle compara o que acontece com o que foi planejado e decide sobre desvios e mudanças. Encerramento conclui formalmente o projeto ou a fase. Um detalhe que confunde muita gente: grupos de processos não são fases do calendário. Um projeto dividido em fases inicia, planeja, executa, controla e encerra cada uma delas.

As áreas de conhecimento respondem a outra pergunta: "sobre qual assunto é este trabalho?". São dez: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas. Cruzando o grupo com a área, cada processo ganha um endereço na tabela. Coletar os requisitos, por exemplo, mora em Planejamento e em Escopo; Controlar os Custos mora em Monitoramento e Controle e em Custos.

O jogo tem três fases, da mais simples à mais exigente. Na primeira, você indica o grupo de processos de cada processo sorteado. Na segunda, lê só a descrição do que o processo faz e descobre a área de conhecimento; se precisar, pode revelar o nome, mas o acerto vale metade. Na terceira, ordena sequências de processos, como o caminho da EAP até o orçamento ou dos requisitos até o aceite do cliente, e vê a explicação de por que a ordem é aquela.

Algumas pistas ajudam muito. Os verbos costumam indicar o grupo: "Planejar" aponta para Planejamento, "Gerenciar" para Execução, "Controlar" e "Monitorar" para Monitoramento e Controle. Mas o jogo foi feito para pegar quem só decora, e há exceções clássicas. Validar o Escopo, que é o aceite formal das entregas, fica em Monitoramento e Controle e costuma vir depois de Controlar a Qualidade. Identificar as Partes Interessadas é Iniciação, enquanto Identificar os Riscos é Planejamento. Estimar os Recursos das Atividades pertence à área de Recursos, e não à de Cronograma.

A pista mais útil, porém, é pensar em fluxo de informação. A ordem entre os processos não é arbitrária: cada um usa o que outro produziu. Ninguém estima a duração de atividades que ainda não foram definidas, e ninguém controla custos sem uma linha de base aprovada. Diante de uma dúvida, pergunte de que informação você precisa para fazer aquilo e de onde ela vem.

Para transformar o jogo em estudo, use o resultado por área para montar um plano: separe duas sessões curtas por semana para as áreas em que você mais errou, jogue de novo e explique em voz alta o porquê de cada resposta. Explicar para si mesmo, ou para um colega, revela as lacunas que a simples releitura esconde.