Planejamento, Cronograma e Custos
Dicionário da EAP: o que é e exemplo preenchido
O dicionário da EAP é o documento que explica, item por item, o que cada caixa da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) significa. A EAP diz que existe um pacote chamado "Migração da base de clientes". O dicionário diz quantos registros entram, de quais sistemas, quem responde, o que fica de fora, quando o pacote está pronto e quanto ele deve custar.
Sem esse detalhamento, cada pessoa lê o nome do pacote de um jeito. O fornecedor entende uma coisa, o patrocinador outra, e a diferença só aparece no aceite, quando já é cara. Por isso o dicionário da EAP (também chamado de dicionário da WBS, sigla em inglês de work breakdown structure) faz parte da linha de base do escopo, ao lado da declaração do escopo e da própria EAP.
A seguir estão os campos que fazem diferença, um modelo para copiar, um exemplo preenchido de ponta a ponta e o que separa um critério de aceitação útil de um que só parece útil.
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Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
O que o dicionário da EAP resolve
A EAP é uma árvore: cada nível decompõe o de cima até chegar aos pacotes de trabalho, as entregas pequenas o bastante para estimar, atribuir e controlar. O conceito completo está em o que é EAP. O problema é que uma árvore só carrega código e nome, e o nome de um pacote raramente cabe a definição inteira dele.
O dicionário resolve três situações concretas:
- Estimativa. Ninguém estima prazo e custo de "Treinamento dos usuários" sem saber quantas turmas, quantas pessoas, presencial ou remoto, com ou sem material.
- Contratação. Quando um pacote vai para um fornecedor, a descrição do dicionário vira a base do escopo contratado. Ambiguidade aqui vira aditivo depois.
- Aceite. O critério de aceitação escrito antes da execução encerra a discussão "está pronto ou não está" com um teste, não com uma opinião.
Quais campos o dicionário da EAP deve ter
A 6ª edição do Guia PMBOK lista o que o dicionário pode conter, sem limitar a esses itens: identificador do código de contas, descrição do trabalho, premissas e restrições, organização responsável, marcos do cronograma, atividades associadas, recursos necessários, estimativas de custo, requisitos de qualidade, critérios de aceitação, referências técnicas e informações de contrato. Não há formato obrigatório. Na prática, os campos abaixo cobrem quase todos os projetos:
| Campo | O que escrever | Erro comum |
|---|---|---|
| Código e nome | O código da EAP e o nome da entrega, como substantivo | Nome de atividade ("Migrar dados") em vez de entrega |
| Descrição do trabalho | O que está incluído, com quantidades | Repetir o nome com outras palavras |
| Fora do escopo | O que alguém poderia supor incluído e não está | Deixar em branco |
| Responsável | Uma pessoa ou área que responde pelo pacote | Colocar duas áreas "em conjunto" |
| Critérios de aceitação | Condições verificáveis e quem verifica | "Funcionar corretamente" |
| Premissas e restrições | O que precisa ser verdade para o pacote dar certo e os limites que ele respeita | Esconder dependências de outras áreas |
| Dependências | Pacotes que precisam estar prontos antes ou depois | Ignorar dependências fora do projeto |
| Marcos | Data ou evento que marca o início ou a conclusão | Data sem vínculo com o cronograma |
| Recursos e estimativa | Esforço, custo e a base do cálculo | Número sem memória de cálculo |
| Referências | Requisitos, normas internas, contrato, especificação | Citar "conforme combinado" |
Os campos "fora do escopo" e "critérios de aceitação" são os que mais evitam conflito. Se o tempo for curto, comece por eles.
Modelo de dicionário da EAP para copiar
O modelo funciona numa planilha (uma linha por pacote, uma coluna por campo) ou num documento (uma ficha por pacote). A ficha é mais fácil de ler; a planilha é mais fácil de manter quando a EAP tem dezenas de pacotes.
DICIONÁRIO DA EAP
Projeto: Versão: Data:
Código e nome do pacote:
Elemento pai na EAP:
Descrição do trabalho (incluído, com quantidades):
Fora do escopo:
Responsável pelo pacote:
Critérios de aceitação (e quem aceita):
Premissas:
Restrições:
Dependências (antes / depois):
Marcos (início e conclusão):
Recursos necessários:
Estimativa de esforço e custo (com a base do cálculo):
Requisitos de qualidade e referências técnicas:
Informações de contrato (se o pacote for contratado):
Aprovado por: Data:
Exemplo de dicionário da EAP preenchido
O exemplo é ilustrativo. Uma empresa de serviços implanta um novo sistema de atendimento ao cliente e precisa migrar a base do sistema antigo. Na EAP, o ramo 1.4 Dados tem três pacotes: 1.4.1 Mapeamento dos dados de origem, 1.4.2 Migração da base de clientes e 1.4.3 Relatório de reconciliação. O dicionário do pacote central fica assim:
| Campo | 1.4.2 Migração da base de clientes |
|---|---|
| Elemento pai | 1.4 Dados |
| Descrição do trabalho | Carga dos cadastros de clientes ativos e inativos dos últimos cinco anos (cerca de 120 mil registros) e do histórico de chamados dos últimos dois anos, do sistema antigo e da planilha da filial para o novo sistema. Inclui limpeza de duplicidades, padronização de endereços e duas cargas de teste antes da carga final |
| Fora do escopo | Anexos dos chamados (ficam no arquivo do sistema antigo, em modo leitura); clientes sem movimento há mais de cinco anos; dados do sistema de cobrança |
| Responsável | Analista de dados do projeto, com apoio do fornecedor do sistema |
| Critérios de aceitação | Contagem de registros carregados igual à do arquivo de origem, descontadas as exclusões documentadas; amostra de 200 clientes conferida campo a campo sem divergência; nenhum CPF ou CNPJ duplicado; aceite assinado pela coordenadora do atendimento |
| Premissas | O sistema antigo permite exportação completa em arquivo texto; a área de atendimento libera dois usuários-chave por 3 dias para conferir a amostra |
| Restrições | A carga final só pode ocorrer num fim de semana, com o sistema antigo bloqueado para alteração; dados pessoais tratados conforme a política de privacidade da empresa |
| Dependências | Antes: 1.4.1 Mapeamento dos dados de origem e 1.3.2 Ambiente de homologação. Depois: 1.4.3 Relatório de reconciliação e 1.6.1 Virada para produção |
| Marcos | Primeira carga de teste concluída; aceite da carga final |
| Recursos | Analista de dados, consultor do fornecedor, dois usuários-chave do atendimento |
| Estimativa | Esforço interno: 2 analistas x 80 h x R$ 95/h = R$ 15.200. Ferramenta de higienização de dados (licença por 3 meses): R$ 3.000. Total do pacote: R$ 18.200. Horas do fornecedor já incluídas no contrato de implantação |
| Referências | Planilha de mapeamento de campos (pacote 1.4.1); política de privacidade; cláusula de migração do contrato com o fornecedor |
Repare em três detalhes. A descrição tem números (registros, anos, quantidade de cargas de teste), o que permite estimar. O "fora do escopo" responde às perguntas que surgiriam no aceite ("e os anexos?"). E a estimativa mostra a conta, de modo que, se a quantidade de registros dobrar, qualquer pessoa sabe o que recalcular.
Como escrever critérios de aceitação que dá para testar
Critério de aceitação bom passa num teste simples: duas pessoas diferentes, olhando a mesma entrega, chegam à mesma conclusão. Compare:
| Critério fraco | Critério verificável |
|---|---|
| Dados migrados corretamente | Contagem igual à origem e amostra de 200 registros sem divergência |
| Treinamento realizado com sucesso | 90% dos atendentes treinados, com avaliação prática concluída |
| Sala pronta para uso | Vistoria com checklist assinado, sem pendência classificada como impeditiva |
| Relatório aprovado | Relatório aprovado pela diretoria financeira em reunião registrada em ata |
Três regras ajudam:
- Diga quem aceita. Um critério sem dono vira discussão entre áreas.
- Use número, lista ou evento observável. "Rápido", "adequado" e "satisfatório" não são testáveis.
- Combine o critério antes de executar. Critério negociado depois da entrega pronta é renegociação de escopo.
Até onde detalhar o dicionário
Não é preciso escrever uma ficha completa para cada caixa da EAP. Os elementos de nível alto (por exemplo, "1.4 Dados") pedem só uma descrição curta. O detalhamento completo vai para os pacotes de trabalho, que é onde o trabalho é estimado e controlado.
O nível de detalhe também depende do risco do pacote:
- Pacote contratado de terceiros: dicionário completo, com critérios de aceitação e referência ao contrato.
- Pacote interno, conhecido e de baixo valor: descrição, responsável, critério de aceitação e estimativa bastam.
- Pacote novo para a equipe: reforce premissas e restrições, porque é onde estão as surpresas.
Se o pacote ainda não está claro o suficiente para ter critério de aceitação, a decomposição não terminou. Volte ao passo de decompor em como fazer a EAP do projeto antes de completar a ficha.
Dicionário da EAP, declaração do escopo e lista de atividades
Os três documentos convivem e não se substituem:
| Documento | Responde a | Nível |
|---|---|---|
| Declaração do escopo | O que o projeto entrega, exclusões e critérios gerais | Projeto inteiro |
| Dicionário da EAP | O que cada pacote de trabalho entrega e como será aceito | Pacote de trabalho |
| Lista e atributos das atividades | Que ações produzem cada pacote, com duração e predecessoras | Atividade do cronograma |
O dicionário é a ponte. A declaração do escopo diz "migração dos dados do sistema antigo"; o dicionário detalha quais dados; o cronograma quebra o pacote em atividades como "exportar arquivo", "primeira carga de teste" e "conferência da amostra".
Como faz parte da linha de base do escopo, o dicionário só muda pelo controle de mudanças. Mantenha versão e data na ficha. Quando uma mudança aprovada alterar um pacote, atualize a descrição, o critério e a estimativa juntos, ou a linha de base fica incoerente.
Erros que esvaziam o dicionário
- Copiar o nome do pacote na descrição. "Treinamento: realizar o treinamento" não acrescenta nada.
- Preencher depois da execução. O dicionário serve para planejar e aceitar; escrito no fim, só documenta o que já aconteceu.
- Estimativa sem base. Um valor solto não pode ser revisto quando a quantidade muda.
- Pacote com dois responsáveis. Na hora do atraso, cada um aponta o outro.
- Dicionário guardado num arquivo que ninguém abre. Ele precisa estar junto da EAP, onde a equipe consulta.
Comece pelos pacotes de maior risco
Pegue a EAP atual e escolha os três pacotes mais caros, contratados ou novos para a equipe. Escreva a ficha deles com o modelo acima, valide os critérios de aceitação com quem vai aceitar, e só depois estenda aos demais. Se a sua EAP ainda não existe, parta de um dos exemplos em modelo de EAP de projeto, e o guia de planejamento de projetos mostra onde o dicionário entra na sequência do planejamento.
Para não manter árvore e fichas em arquivos separados, use o editor de EAP grátis da Projeto Diário: cada item tem o campo de dicionário para a descrição, o critério de aceite e as premissas, além do responsável, e a exportação em Excel leva códigos, níveis, responsáveis e dicionário juntos para a reunião de aprovação.
