Planejamento, Cronograma e Custos
WBS Chart Pro: como desenhar a EAP do projeto
O WBS Chart Pro é um software da Critical Tools feito para desenhar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP, ou WBS na sigla em inglês) como um organograma: o projeto no topo, as entregas embaixo, os pacotes de trabalho nas pontas. Ele ficou conhecido entre usuários do Microsoft Project porque resolve uma limitação do Project, que mostra a estrutura como lista recuada e não como árvore.
Hoje o fabricante oferece o WBS Chart Pro dentro de um produto maior, o WBS Schedule Pro, que reúne o WBS Chart Pro e o PERT Chart EXPERT (o programa de diagramas de rede da mesma empresa). A lógica de uso continua a mesma: desenhar a árvore com o mouse, acrescentar dados às caixas e trabalhar junto com o MS Project. A seguir estão o que a ferramenta faz, um passo a passo para desenhar a EAP e os cuidados para que o desenho bonito não esconda uma estrutura ruim.
Formação relacionada
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Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
O que o WBS Chart Pro faz
Pelas páginas do fabricante, os recursos principais são:
- Desenho de cima para baixo: você cria as fases (tarefas de resumo) e as subtarefas clicando no gráfico, e reorganiza a estrutura arrastando as caixas.
- Dados nas caixas: com duplo clique numa tarefa, você informa duração, datas de início e término, custo e trabalho.
- Totalização por nível: trabalho, duração e custo são somados automaticamente em cada nível da EAP, e campos personalizados de número, data, custo ou trabalho também podem ser totalizados.
- Codificação da EAP e formatação das caixas, com cores por nível, por percentual concluído ou por estarem ou não no caminho crítico.
- Integração com o MS Project nos dois sentidos, com botões ou guias acrescentados ao Project para abrir o gráfico com um clique.
- Impressão em grandes formatos, inclusive em plotter, além de exportação e importação com Excel e arquivos XML.
- Versão de avaliação gratuita de 30 dias.
Os nomes exatos de menus e comandos mudam de uma versão para outra. Por isso, o passo a passo abaixo descreve o que fazer, e não onde clicar; o manual da versão que você instalar mostra o caminho.
Antes de abrir o programa: a EAP no papel
A ferramenta desenha qualquer coisa, inclusive uma EAP errada. Antes de abrir o programa, tenha uma primeira versão da estrutura em lista, feita com a equipe, com três características:
- Entregas, não atividades. "Projeto elétrico aprovado", e não "fazer projeto elétrico".
- Regra dos 100%: os filhos de cada item somam todo o trabalho do pai, sem sobra e sem repetição.
- Pacotes de trabalho com tamanho para estimar e atribuir.
O método completo, com exemplo, está em como fazer a EAP do projeto. Com a lista pronta, o desenho no programa leva minutos.
Como desenhar a EAP no WBS Chart Pro, passo a passo
1. Instale a versão de avaliação
Baixe a versão de avaliação no site do fabricante e escolha a versão WBS do WBS Schedule Pro. Na primeira execução, o programa oferece acrescentar botões ao MS Project, se ele estiver instalado. Aceite se você vai usar os dois juntos.
2. Crie o projeto e nomeie a caixa do topo
Comece um gráfico novo. A caixa do topo é o projeto inteiro: use o nome do resultado, como "Sistema de atendimento implantado" ou "Galpão logístico entregue".
3. Desenhe o segundo nível
Crie as caixas do segundo nível clicando no gráfico abaixo da caixa do topo: as grandes entregas ou fases. Inclua desde já o ramo de gerenciamento do projeto, que costuma ser esquecido.
4. Desça até os pacotes de trabalho
Para cada caixa do segundo nível, crie as subtarefas até chegar aos pacotes de trabalho. Se a EAP já existe em lista, pode ser mais rápido importá-la de uma planilha do Excel ou montá-la no MS Project e gerar o gráfico a partir do plano, como mostra o passo 9.
5. Reorganize arrastando
Revise a árvore com a equipe projetada na tela. Caixas no lugar errado são arrastadas para o ramo certo. Esse é o momento de aplicar a regra dos 100% ramo a ramo.
6. Acrescente os dados das caixas
Com duplo clique em cada pacote de trabalho, informe o que já se sabe: duração, custo, trabalho. O programa totaliza os valores nos níveis de cima, e você vê o custo e o esforço de cada ramo sem montar fórmula.
7. Ajuste a aparência para o público
Escolha a disposição das caixas, o espaçamento e o que aparece dentro de cada uma (código, nome, responsável, custo). Para a equipe, mais dados; para o patrocinador, só código e nome até o segundo ou terceiro nível. Cores por nível ajudam a leitura em diagramas grandes.
8. Envie a estrutura para o MS Project
Quando a EAP estiver validada, transfira a estrutura para o Project. As caixas de nível intermediário viram tarefas de resumo e os pacotes de trabalho viram tarefas, que depois são desdobradas em atividades com durações e dependências. Como a estrutura deve ficar dentro do Project está em EAP no MS Project.
9. Ou gere o gráfico a partir do plano que já existe
O caminho inverso também funciona: com o plano aberto no MS Project, use o botão do WBS Schedule Pro para gerar o diagrama. Segundo o fabricante, um filtro aplicado no Project limita o gráfico às tarefas visíveis, o que é útil para mostrar só um ramo, e alterações feitas no gráfico voltam para o plano.
10. Imprima ou exporte
Para a reunião de validação ou para anexar a uma proposta, imprima o diagrama, inclusive em formato grande, ou gere uma imagem. A EAP impressa na parede da sala do projeto ainda é uma das formas mais eficazes de alinhar a equipe sobre o escopo.
Cuidados ao integrar o diagrama com o MS Project
- Decida qual é a fonte da verdade. Se a estrutura vive no Project e o gráfico é só visualização, faça as mudanças no Project. Editar nos dois lados sem regra gera versões diferentes.
- Não leve atividades para a árvore. A EAP desenhada para o Project tende a crescer até o nível de atividade. Mantenha o gráfico no nível de entregas e pacotes; as atividades ficam embaixo, no cronograma.
- Confira a codificação depois de transferir. Reorganizações no gráfico mudam a posição das tarefas no Project, e a numeração da EAP muda junto.
- Teste a integração com a sua versão do Project antes de depender dela. O fabricante informa compatibilidade com as versões do Microsoft Project, mas ambientes corporativos com restrições de instalação podem bloquear os suplementos.
WBS Chart Pro ou ferramenta gratuita?
| Situação | Melhor opção |
|---|---|
| EAP grande, com totalização de custo e trabalho por nível, ligada a um cronograma no MS Project | WBS Chart Pro (no WBS Schedule Pro) |
| Diagramas impressos em grande formato para propostas e contratos | O mesmo programa |
| EAP de projeto pequeno ou médio, para validar com a equipe e o patrocinador | Editor online gratuito |
| Equipe sem MS Project ou sem permissão para instalar programas | Editor online gratuito |
Outras opções online, com prós e contras, estão em como construir uma EAP visual em ferramentas online, e o guia de planejamento de projetos mostra onde a EAP entra no plano.
Se você não precisa da integração com o MS Project, o editor de EAP grátis da Projeto Diário resolve no navegador: monta a árvore com numeração automática, alterna entre lista e diagrama, guarda responsável e dicionário de cada item e exporta em Excel e imagem.
Aprenda a usar a ferramenta do início ao fim
Para quem vai usar o WBS Chart Pro no dia a dia, o curso WBS com WBS Chart Pro, da Projeto Diário, percorre a ferramenta com o exemplo da construção de uma casa: conceitos da WBS, instalação, criação e movimentação dos pacotes de trabalho, campos personalizados com reflexo no MS Project, visualização do caminho crítico, personalização das caixas, impressão e geração de imagem, a integração nos dois sentidos com o Project, os problemas mais comuns nessa integração e as novidades do WBS Schedule Pro.
