Como fazer uma EAP do projeto passo a passo

Saber como fazer estrutura analítica do projeto é o que separa um cronograma completo de um cronograma que descobre, no meio da execução, que ninguém previu o treinamento dos usuários ou a desmontagem do ambiente antigo. A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é a lista hierárquica de tudo o que o projeto vai entregar, e montá-la bem leva uma ou duas reuniões com as pessoas certas e um método.

O conceito, a origem da sigla WBS e as partes da estrutura estão no artigo sobre o que é a estrutura analítica do projeto. Aqui o foco é a prática: oito passos, um exemplo completo e os testes para saber se a sua EAP está pronta.

O exemplo que acompanha os passos

O exemplo é ilustrativo: uma empresa de serviços com 120 funcionários vai mudar a sede para um novo andar alugado, com reforma leve, mudança de mobiliário, nova rede de dados e telefonia. Ele é útil porque mistura obra, TI, logística e pessoas, como acontece em muitos projetos reais.

Como fazer estrutura analítica do projeto em oito passos

Os passos seguem a ordem em que o trabalho acontece: o primeiro prepara a reunião, do segundo ao quarto acontecem com a equipe reunida, e os quatro últimos refinam e aprovam a estrutura.

Passo 1: reúna as entradas certas

A EAP não nasce do nada. Antes da reunião, tenha em mãos:

• Termo de abertura, com o objetivo, as principais entregas e as restrições. No exemplo: "operar na nova sede a partir de 1º de março, sem parar o atendimento ao cliente por mais de um dia útil".
• Declaração de escopo, com as entregas detalhadas, os critérios de aceite e as exclusões. Exclusão do exemplo: "compra de mobiliário novo não faz parte do projeto". Se a declaração ainda está vaga, resolva isso antes: EAP montada sobre escopo indefinido só organiza a indefinição.
• EAPs de projetos parecidos, se a organização tiver. Elas mostram entregas que você esqueceria.

Passo 2: escolha o critério do segundo nível

O primeiro nível é o projeto inteiro. O segundo define a organização da EAP, e há três critérios comuns:

Escolha um critério e mantenha-o em todo o segundo nível. Misturar "Fase de planejamento" com "Rede de dados" no mesmo nível gera sobreposição e lacunas. No exemplo, vamos por entregas.

Passo 3: decomponha com a equipe

Reúna quem conhece o trabalho: no exemplo, alguém de facilities, de TI, de RH e o fornecedor da reforma. Para cada item do segundo nível, a pergunta é sempre a mesma: o que precisa ser entregue para este item estar completo?

Duas técnicas funcionam bem na reunião:

1. Notas adesivas na parede (ou num quadro on-line): cada pessoa escreve entregas, uma por nota, e o grupo agrupa sob os itens do segundo nível.
2. De cima para baixo, item por item: o grupo decompõe um ramo inteiro antes de passar ao próximo, o que reduz esquecimentos.

Use substantivos, não verbos. "Rede de dados instalada" é entrega; "instalar a rede" é atividade, e atividades ficam para o cronograma. A técnica de decomposição traz mais detalhes sobre como quebrar cada nível.

Passo 4: aplique a regra dos 100%

A regra dos 100% diz que os filhos de cada item somam exatamente o trabalho do pai: nada a mais, nada a menos. Faça o teste em cada ramo, perguntando:

• Falta alguma coisa? Se todos os filhos de "Infraestrutura de TI" forem entregues, a TI está pronta? E a desativação da rede antiga?
• Sobra alguma coisa? Há algo aqui que não está no escopo? Mobiliário novo foi excluído, então não pode aparecer.

Inclua o gerenciamento do projeto como um ramo. Relatórios, reuniões e controle de mudanças consomem horas e custo reais, e a regra dos 100% vale para eles também.

Passo 5: pare no pacote de trabalho

O último nível de cada ramo é o pacote de trabalho. Não existe número fixo de níveis; existe um teste. Pare de decompor quando a entrega:

1. Pode ter duração e custo estimados com segurança razoável.
2. Tem um único responsável.
3. Pode ser aceita ou recusada por um critério objetivo.
4. É pequena o bastante para ser acompanhada entre duas reuniões de status.

Uma regra prática conhecida como 8/80 sugere pacotes entre 8 e 80 horas de esforço. Ela não é norma do PMBOK, mas é um bom alerta: pacote com 400 horas provavelmente ainda esconde entregas; pacote com 2 horas provavelmente é uma tarefa.

Ramos que estão longe no tempo podem ficar em nível mais alto e ser detalhados depois. É o planejamento em ondas sucessivas, aceito pelo Guia PMBOK, e não é falha da EAP.

Passo 6: numere e organize

Dê a cada item um código hierárquico. Com o critério por entregas, a EAP do exemplo ficou assim:

1 Mudança da sede
  1.1 Gerenciamento do projeto
      1.1.1 Plano do projeto aprovado
      1.1.2 Relatórios de status
      1.1.3 Termo de encerramento
  1.2 Espaço reformado
      1.2.1 Projeto de layout aprovado
      1.2.2 Divisórias e forro instalados
      1.2.3 Instalações elétricas adequadas
      1.2.4 Laudo de vistoria do condomínio
  1.3 Infraestrutura de TI
      1.3.1 Rede de dados e wi-fi instalados
      1.3.2 Telefonia migrada
      1.3.3 Estações de trabalho reinstaladas
      1.3.4 Rede da sede antiga desativada
  1.4 Mudança física
      1.4.1 Inventário de mobiliário e equipamentos
      1.4.2 Contrato com transportadora
      1.4.3 Mobiliário transportado e montado
  1.5 Pessoas preparadas
      1.5.1 Comunicação aos funcionários
      1.5.2 Mapa de lugares
      1.5.3 Orientação de primeiro dia
  1.6 Sede antiga devolvida
      1.6.1 Espaço vazio e limpo
      1.6.2 Termo de entrega ao proprietário

Repare em 1.3.4 e no ramo 1.6. São entregas que a primeira versão da reunião quase sempre esquece, e que aparecem quando alguém aplica a regra dos 100% e pergunta "o projeto termina quando?".

Passo 7: escreva o dicionário da EAP

O código e o nome não bastam para estimar. Para cada pacote de trabalho, registre no dicionário da EAP: descrição, responsável, critério de aceite, premissas, estimativa de esforço e custo, e marcos. Um exemplo:

O artigo sobre o dicionário da EAP traz o modelo completo e um exemplo preenchido.

Passo 8: valide e congele

Apresente a EAP ao patrocinador e aos responsáveis de cada ramo. A validação responde a três perguntas: todas as entregas do termo de abertura estão aqui? Algo aqui está fora do escopo? Cada pacote tem dono? Depois de aprovada, a EAP, a declaração de escopo e o dicionário formam a linha de base do escopo, que só muda por solicitação de mudança.

Só então os pacotes viram atividades, com dependências e durações, e o projeto segue para o cronograma e o orçamento, na ordem descrita no guia de planejamento de projetos.

Erros que aparecem em quase toda primeira EAP

• Lista de tarefas disfarçada. Se todos os itens começam com verbo, é cronograma, não EAP.
• Organograma no lugar de entregas. Um ramo por departamento só funciona quando as entregas de cada área não se cruzam.
• Nível desigual sem motivo. Um ramo com cinco níveis e outro com um só indica que um deles não foi pensado.
• EAP feita por uma pessoa. O gerente que monta a EAP sozinho conhece bem a parte dele e mal a dos outros.
• Entrega final esquecida. Desativação, devolução, documentação e treinamento costumam ficar de fora.

Monte a sua EAP agora

Separe o termo de abertura e a declaração de escopo, chame quem conhece o trabalho de cada área para uma reunião de uma hora e siga os oito passos, começando pela escolha do critério do segundo nível. Se preferir partir de uma estrutura pronta, os modelos de EAP de projeto trazem exemplos por tipo de projeto. Para montar e compartilhar o resultado, use o editor de EAP grátis da Projeto Diário: ele numera os itens automaticamente, tem modelos por setor e campos para o dicionário, e exporta a estrutura em Excel, PDF ou imagem.