Diagrama de Pareto em projetos: como priorizar causas
A lista de problemas do projeto tem 23 itens, todos marcados como prioridade alta, e a equipe tem capacidade para tratar três. O diagrama de Pareto resolve esse impasse com dados: ordena os tipos de problema do mais frequente (ou mais caro) para o menos, mostra o percentual acumulado e deixa evidente que poucos tipos concentram a maior parte do impacto. É ali que vale começar.
O gráfico é simples de fazer e fácil de errar. Errar, aqui, significa contar a coisa errada, misturar categorias ou priorizar pela frequência quando o que pesa é o custo. A seguir você vê de onde vem o princípio, o passo a passo de montagem com o cálculo do acumulado, um exemplo completo, como fazer o gráfico no Excel e como o Pareto se encaixa com as outras ferramentas da qualidade.
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O que é o diagrama de Pareto
É um gráfico de barras em que as categorias aparecem ordenadas da maior para a menor, acompanhado de uma linha com o percentual acumulado. As barras mostram o peso de cada categoria; a linha mostra quanto do total já foi coberto até ali.
A leitura é direta: as primeiras barras, até o ponto em que a linha acumulada sobe rápido e depois se achata, são os "poucos vitais". O resto são os itens que, mesmo somados, pesam menos. É uma das sete ferramentas clássicas da qualidade, apresentadas no guia de ferramentas da qualidade em projetos.
De onde vem a regra 80/20
O nome homenageia o economista italiano Vilfredo Pareto, que observou que a maior parte das terras na Itália estava nas mãos de uma pequena parcela da população. Quem levou a ideia para a gestão da qualidade foi Joseph Juran: ele percebeu que o mesmo padrão de concentração aparecia nos defeitos e nas perdas, deu ao fenômeno o nome de princípio de Pareto e popularizou a distinção entre os "poucos vitais" e os "muitos triviais". Mais tarde, Juran passou a preferir "muitos úteis" para a segunda parte, porque os itens menores também merecem atenção, só que depois.
A proporção 80/20 é uma forma popular de dizer isso, não uma lei. Em um projeto, três tipos de problema podem somar 65% das ocorrências; em outro, dois tipos podem somar 90%. O que importa é a concentração, não o número exato.
Como fazer um diagrama de Pareto passo a passo
- Defina a pergunta. "Quais tipos de defeito mais geram retrabalho na homologação?" ou "Quais causas de atraso mais consomem dias no cronograma?". A pergunta decide o que contar.
- Escolha a medida. Frequência (quantas vezes) ou impacto (horas, reais, dias). As duas podem dar Pareto diferentes; veja a seção de erros.
- Defina as categorias. Categorias que não se sobrepõem e que a equipe entende do mesmo jeito. Se houver muitas pequenas, agrupe-as em "outros", mas deixe "outros" com no máximo uns 10% do total.
- Colete os dados de um período definido. Se o dado não existe pronto, uma folha de verificação organiza a coleta durante duas a quatro semanas.
- Monte a tabela. Ordene as categorias da maior para a menor e calcule três colunas: percentual de cada categoria (valor dividido pelo total), percentual acumulado (soma dos percentuais até aquela linha) e, se quiser, contagem acumulada.
- Desenhe o gráfico. Barras com os valores no eixo da esquerda e linha com o percentual acumulado no eixo da direita, de 0% a 100%. A categoria "outros" fica sempre por último, mesmo que seja maior do que alguma outra.
- Leia e decida. Marque as categorias que somam a maior parte do total e escolha por qual começar. A decisão é da equipe; o gráfico informa.
Exemplo: defeitos na homologação de um sistema
O exemplo é ilustrativo. Na homologação de um sistema de gestão de contratos, a equipe registrou 120 defeitos em quatro semanas, classificados por tipo:
| Tipo de defeito | Quantidade | % | % acumulado |
|---|---|---|---|
| Regra de negócio implementada diferente do requisito | 46 | 38,3% | 38,3% |
| Erro de cálculo de reajuste | 28 | 23,3% | 61,7% |
| Campo obrigatório sem validação | 17 | 14,2% | 75,8% |
| Texto ou rótulo errado | 11 | 9,2% | 85,0% |
| Lentidão em relatório | 8 | 6,7% | 91,7% |
| Permissão de acesso incorreta | 6 | 5,0% | 96,7% |
| Outros | 4 | 3,3% | 100,0% |
| Total | 120 | 100% |
Três tipos somam 75,8% dos defeitos. Sem o Pareto, a equipe estava concentrada nos textos e rótulos, que eram os mais visíveis nas reuniões com o cliente e representavam menos de 10% do problema.
Agora a mesma base medida por horas de correção:
| Tipo de defeito | Horas de correção | % acumulado |
|---|---|---|
| Erro de cálculo de reajuste | 140 | 45,2% |
| Regra de negócio diferente do requisito | 92 | 74,8% |
| Lentidão em relatório | 40 | 87,7% |
| Campo obrigatório sem validação | 17 | 93,2% |
| Permissão de acesso incorreta | 12 | 97,1% |
| Texto ou rótulo errado | 6 | 99,0% |
| Outros | 3 | 100,0% |
Pelo custo, o erro de cálculo passa para o primeiro lugar, e a lentidão sobe. A decisão final do exemplo foi atacar primeiro as regras de negócio e os cálculos, que aparecem no topo das duas versões.
Como fazer o gráfico de Pareto no Excel
Nas versões atuais do Excel (Microsoft 365, 2021 e 2024), o Pareto é um tipo de gráfico pronto:
- Selecione a coluna de categorias e a de valores.
- Vá à guia Inserir, clique em Inserir Gráfico Estatístico e, na seção Histograma, escolha Pareto.
- O Excel ordena as barras e traça a linha acumulada sozinho. Ajuste títulos e rótulos pelas guias de design e formato do gráfico.
Em versões que não têm esse tipo de gráfico, ordene a tabela manualmente, calcule o percentual acumulado numa coluna e crie um gráfico de combinação: colunas para os valores e linha para o acumulado, no eixo secundário com máximo de 100%. Como o gráfico automático classifica todas as colunas pelo valor, a categoria "outros" não fica necessariamente no fim. Se isso importar, use o método manual.
Onde o Pareto entra na análise de problemas
O Pareto responde a uma pergunta só: onde atacar primeiro? Ele não explica por que o problema acontece. Por isso, a sequência mais comum é:
- Pareto para escolher o tipo de problema que mais pesa.
- Diagrama de Ishikawa para levantar as causas possíveis desse tipo.
- Verificação das causas com dado e, quando possível, um novo Pareto das causas confirmadas.
- Plano de ação e, depois dele, um Pareto do período seguinte para medir o efeito.
A combinação dos dois diagramas, com um exemplo do começo ao fim, está em Pareto e Ishikawa juntos. Para decidir se o problema escolhido realmente pede um Ishikawa ou se uma cadeia de porquês resolve, veja quando usar o diagrama de Ishikawa.
Erros comuns no diagrama de Pareto
- Contar só frequência. O defeito mais comum pode ser o mais barato. Quando houver dado, faça também o Pareto por custo, horas ou dias de atraso.
- Categorias que se sobrepõem. Se uma ocorrência pode cair em duas categorias, a contagem fica distorcida. Defina as categorias antes de coletar.
- "Outros" gigante. Se "outros" passa de 10% a 15%, as categorias estão mal definidas e o gráfico esconde informação.
- Misturar períodos ou fontes. Somar dados de fases diferentes do projeto, ou de equipes que registram de jeitos diferentes, produz um ranking que não representa nenhuma das duas.
- Tratar 80/20 como meta. Não é preciso que as primeiras barras somem 80%. Se o gráfico é plano, sem concentração, a mensagem é outra: o problema está espalhado e talvez a causa seja comum a todos os tipos.
- Não refazer depois da ação. O segundo Pareto, depois das melhorias, é o que mostra se o problema escolhido realmente diminuiu.
Do Pareto à prioridade de ação
Escolha um problema recorrente do seu projeto, defina a pergunta e a medida, e monte a tabela com os dados das últimas semanas, mesmo que imperfeitos. O Pareto mostra onde está o peso pela frequência ou pelo custo; para decidir entre itens de peso parecido, combine com gravidade, urgência e tendência. A matriz GUT gratuita da Projeto Diário faz essa priorização em poucos minutos e deixa registrado por que cada item ficou na frente.
