Folha de verificação: como coletar dados de problemas no projeto
"O problema é o fornecedor" e "o problema é o requisito mal escrito" podem ser verdade ao mesmo tempo, ou nenhum dos dois. Sem dado, a reunião decide por quem fala mais alto. A folha de verificação é a forma mais simples de sair desse impasse: um formulário em que a equipe marca, na hora em que acontece, cada ocorrência de um problema, por tipo, local ou período. Em duas ou três semanas, a opinião vira contagem.
É a ferramenta da qualidade menos glamorosa e a que vem antes de quase todas as outras. Pareto, histograma e a verificação das causas de um Ishikawa dependem de dados organizados, e é a folha de verificação que os produz. A seguir você vê a diferença para o checklist, os tipos de folha, o passo a passo para montar a sua, modelos para copiar e o que fazer com os dados depois.
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O que é a folha de verificação
É um formulário estruturado para coletar e organizar dados no momento em que eles aparecem. Em inglês, check sheet. A forma mais comum é uma tabela com os tipos de problema nas linhas e os dias nas colunas, onde cada ocorrência vira um tracinho de contagem.
A American Society for Quality (ASQ) a inclui entre as sete ferramentas básicas da qualidade e indica o uso quando os dados podem ser observados e registrados repetidamente pela mesma pessoa ou no mesmo local, e quando interessa saber com que frequência, onde ou por que os problemas acontecem. Ela também aparece no guia de ferramentas da qualidade em projetos como o ponto de partida recomendado para quem nunca usou as demais.
Folha de verificação não é checklist
A confusão é frequente porque, em português, "lista de verificação" é tradução comum de checklist. Mas as duas ferramentas fazem coisas diferentes:
| Checklist | Folha de verificação | |
|---|---|---|
| Pergunta | Tudo foi feito? | Quantas vezes cada problema aconteceu? |
| Registro | Marca sim ou não para cada item | Conta ocorrências por categoria |
| Uso | Garantir que nada foi esquecido numa entrega ou atividade | Gerar dados para análise de problemas |
| Exemplo | Itens a conferir antes do go-live | Tipos de erro encontrados nos testes, por dia |
As duas convivem bem. O checklist previne; a folha mede o que escapou. Como montar e aplicar checklists de qualidade está em checklist de controle de qualidade.
Tipos de folha de verificação
- Por tipo de ocorrência. Lista os tipos de defeito ou problema e conta cada um. É a mais usada e a que alimenta diretamente o Pareto.
- Por localização. Um desenho, planta ou tela em que se marca onde o defeito apareceu. Também chamada de diagrama de concentração de defeitos. Útil em obra (fissuras por pavimento) e em sistemas (erros por tela).
- Por período. Tipo de ocorrência nas linhas e dias ou semanas nas colunas. Mostra se o problema se concentra em certos dias, como segunda-feira ou véspera de entrega.
- Por faixa de valor. Registra medições em faixas (atraso de 0 a 1 dia, de 2 a 3 dias e assim por diante). Gera a distribuição que depois vira um histograma.
Como montar uma folha de verificação passo a passo
- Defina a pergunta. "Quais tipos de erro mais reprovam as medições?" ou "Em que etapa os chamados de suporte nascem?". Uma folha, uma pergunta.
- Defina cada categoria por escrito. Uma frase que diga o que entra e o que não entra. Sem isso, duas pessoas classificam a mesma ocorrência de jeitos diferentes, e os dados não servem.
- Decida quem registra, onde e por quanto tempo. Quem está no ponto em que o problema aparece. O período deve cobrir os ciclos normais do trabalho: se o processo é semanal, pelo menos três a quatro semanas.
- Desenhe o formulário. Simples, que caiba numa folha ou numa aba de planilha, com espaço para "outros" e uma linha para observações.
- Teste por dois ou três dias. Veja se as categorias cobrem as ocorrências, se aparece muito "outros" e se quem registra entende o formulário. Ajuste antes de começar a valer.
- Colete sem interromper. O registro precisa ser rápido. Se leva mais de alguns segundos por ocorrência, ele será abandonado no meio da segunda semana.
- Consolide e analise. Some as contagens, ordene e passe para o gráfico adequado.
Modelo de folha de verificação por tipo e período
O exemplo é ilustrativo: erros encontrados nos testes de homologação de um sistema, numa semana.
| Tipo de erro | Seg | Ter | Qua | Qui | Sex | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Regra de negócio diferente do requisito | IIII | III | IIII II | II | IIII | 20 |
| Campo sem validação | II | I | III | I | II | 9 |
| Erro de cálculo | I | II | I | 4 | ||
| Texto ou rótulo errado | I | II | I | 4 | ||
| Lentidão | I | I | 2 | |||
| Outros | I | 1 | ||||
| Total do dia | 9 | 7 | 12 | 4 | 8 | 40 |
Quem registra: o analista de testes. Período: quatro semanas. Definição de "regra de negócio diferente do requisito": comportamento que contraria o que está escrito no requisito aprovado; se o requisito não trata do caso, a ocorrência vai para "outros" com observação.
Para copiar numa planilha, use uma linha por tipo, uma coluna por dia e uma coluna de total com soma. Se a equipe registra digitalmente, uma coluna de data e outra de tipo, com uma linha por ocorrência, permitem montar a mesma tabela com tabela dinâmica.
Modelo por localização: exemplo em obra
Numa obra residencial, a fiscalização interna marca na planta de cada pavimento um símbolo para cada não conformidade de revestimento: F para fissura, D para desplacamento, P para prumo fora do limite. Depois de inspecionar quatro pavimentos, a concentração de marcas perto das janelas da fachada norte aponta para onde investigar, algo que uma simples contagem por tipo não mostraria.
O que fazer com os dados da folha
- Pareto. A contagem por tipo vira, quase sem esforço, um diagrama de Pareto, que mostra qual problema atacar primeiro.
- Estratificação. Separe os mesmos dados por equipe, turno, fornecedor ou módulo. Às vezes o problema total parece espalhado e, estratificado, está concentrado num só lugar.
- Verificação de causas. Depois de um Ishikawa, a folha serve para confirmar ou descartar as causas levantadas: se a hipótese é "os erros nascem nos requisitos do módulo financeiro", conte por módulo.
- Antes e depois. Repita a mesma folha, com as mesmas categorias, depois da melhoria. É a forma mais simples de provar que a ação funcionou.
A sequência completa, do problema medido à causa verificada, está em análise de causa raiz em projetos.
Erros comuns na folha de verificação
- Categorias definidas depois da coleta. Classificar anotações soltas no fim do período dá trabalho e abre espaço para interpretação.
- Categorias que se sobrepõem. Se uma ocorrência cabe em duas linhas, a contagem fica distorcida.
- "Outros" grande demais. Se passa de uns 10% do total, falta categoria.
- Formulário longo. Quanto mais campos, menos registros. Registre só o que responde à pergunta.
- Coletar e não usar. Dado coletado e nunca analisado ensina a equipe que registrar não serve para nada. Marque a data da análise antes de começar a coleta.
Comece a medir esta semana
Escolha o problema do projeto sobre o qual há mais opinião e menos dado, defina a pergunta e quatro a seis categorias por escrito, e entregue a folha a quem está no ponto em que o problema aparece. Em duas semanas você terá números para a próxima reunião. Se quiser saber primeiro em que área do projeto os problemas estão mais concentrados, o health check do projeto, ferramenta gratuita da Projeto Diário, faz esse diagnóstico em poucos minutos e ajuda a escolher onde a coleta vale mais.
