O que é a matriz GUT
A matriz GUT é uma forma simples de decidir qual problema atacar primeiro. Cada problema recebe três notas, de 1 a 5: Gravidade, Urgência e Tendência. As notas são multiplicadas, e o problema com a maior pontuação vai para o topo da lista.
Ela é muito usada em qualidade, em escritórios de projetos e em áreas de atendimento, onde sempre há mais problemas abertos do que gente para resolvê-los. Sem um critério comum, a equipe tende a atacar o problema mais recente ou o de quem reclamou mais alto. A matriz GUT troca essa pressão por uma conversa sobre três perguntas objetivas: quanto o problema machuca, quanto tempo dá para esperar e se ele vai piorar.
As três notas
- Gravidade (G)o tamanho do impacto do problema sobre clientes, resultados, pessoas ou processos, se nada for feito.
- Urgência (U)o tempo disponível para agir antes que o impacto aconteça ou aumente.
- Tendência (T)o que acontece com o problema se ninguém fizer nada: fica como está ou piora, e em quanto tempo.
A ferramenta mostra a descrição de cada nota ao lado do campo, para que todos usem a mesma régua:
| Nota | Gravidade | Urgência | Tendência |
|---|---|---|---|
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Não vai piorar |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Vai piorar a longo prazo |
| 3 | Grave | O mais cedo possível | Vai piorar a médio prazo |
| 4 | Muito grave | Com alguma urgência | Vai piorar a curto prazo |
| 5 | Extremamente grave | Ação imediata | Vai piorar rapidamente |
Como a pontuação e o ranking funcionam
A pontuação de cada problema é G × U × T. Como cada nota vai de 1 a 5, a pontuação vai de 1 a 125. A multiplicação, e não a soma, faz diferença: um problema com notas altas nas três dimensões se afasta bastante dos demais, e um problema com nota 1 em qualquer uma delas cai para o fim da lista.
O ranking vai da maior pontuação para a menor. Quando dois problemas empatam, fica na frente o de maior gravidade; se a gravidade também empatar, o de maior urgência. Os três primeiros aparecem em destaque, porque são eles que devem virar ação agora.
Você pode avaliar até 50 problemas. Se já tem a lista numa planilha, numa ata ou num quadro de post-its, cole tudo de uma vez, um problema por linha, e depois dê as notas.
Matriz GUT ou matriz de priorização ponderada?
As duas ordenam itens, mas servem a decisões diferentes. A matriz GUT é feita para problemas: situações que já estão causando dano e precisam de resposta. As três notas são sempre as mesmas, e a conta é rápida o bastante para ser feita numa reunião.
Para comparar projetos candidatos a uma carteira, use a matriz de priorização de projetos. Ela trabalha com critérios e pesos definidos pela empresa, como alinhamento estratégico, valor financeiro e risco, e considera a capacidade disponível. Em resumo: GUT para decidir qual incêndio apagar primeiro; matriz ponderada para decidir em quais projetos investir.
Como conduzir a avaliação
A matriz rende mais quando é preenchida em grupo, com quem conhece os problemas. Antes de dar notas, leia a lista em voz alta e junte os itens repetidos ou que são sintomas do mesmo problema. Depois, avalie uma dimensão de cada vez para todos os problemas: primeiro todas as gravidades, depois as urgências, por fim as tendências. Assim, a régua fica mais estável do que avaliando problema por problema.
Quando houver divergência, peça a quem deu a nota mais alta e a quem deu a mais baixa que expliquem o motivo. Muitas vezes, a diferença está numa informação que só uma das pessoas tinha.
Do ranking à ação
O ranking só vale se os primeiros problemas ganharem dono e prazo. Leve os três destacados para o plano de ação 5W2H, com o que será feito, por quem e até quando. Para registrar e compartilhar a matriz, há cinco saídas: Excel, com a pontuação em fórmula, que recalcula quando você muda uma nota na planilha; CSV; Markdown; PDF; e cópia do texto. A ferramenta é gratuita, não pede cadastro, e os problemas que você digita ficam no seu navegador.
Exemplo resolvido
O PMO da Distribuidora Horizonte, uma empresa fictícia, reuniu a coordenação da central de atendimento para decidir onde concentrar o esforço do trimestre. A lista tinha seis problemas:
As reclamações sem responsável e a rotatividade empataram com 48 pontos e a mesma gravidade. O desempate pela urgência colocou as reclamações em terceiro lugar. Os três primeiros foram para o 5W2H com dono e prazo; a rotatividade, que vai piorar a curto prazo, ficou marcada para a revisão do mês seguinte.
| Posição | Problema | G | U | T | Pontos |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sistema de atendimento cai no horário de pico | 5 | 5 | 3 | 75 |
| 2 | Chamados entram sem triagem e ficam parados na fila | 4 | 4 | 4 | 64 |
| 3 | Reclamações sobre prazo de entrega sem responsável | 4 | 4 | 3 | 48 |
| 4 | Rotatividade alta dos atendentes | 4 | 3 | 4 | 48 |
| 5 | Base de conhecimento desatualizada | 3 | 2 | 3 | 18 |
| 6 | Relatório semanal montado à mão | 2 | 2 | 2 | 8 |
Erros comuns
- Dar nota 5 para tudoSe todos os problemas são extremamente graves, a matriz não ordena nada. Use a régua com honestidade.
- Misturar problemas e soluções"Comprar um sistema novo" é uma solução. Escreva o problema que ela resolveria.
- Avaliar sozinhoA nota de uma pessoa reflete o ponto de vista dela. Em grupo, a régua fica mais justa.
- Usar GUT para escolher projetosPara comparar investimentos, critérios e pesos próprios funcionam melhor.
- Parar no rankingSem dono e prazo, os primeiros problemas continuam abertos no mês seguinte.
Como levar isso para a equipe inteira
A matriz GUT funciona melhor como rotina do que como evento. Quando cada área prioriza os problemas do seu jeito, o PMO não consegue comparar as filas nem explicar à diretoria por que um problema passou na frente de outro. Com a mesma escala de 1 a 5 e as mesmas descrições para todas as áreas, a conversa fica objetiva.
Para adotar, escolha um fórum que já existe, como a reunião mensal de qualidade ou a reunião do PMO, e faça da matriz o primeiro item da pauta. Mantenha uma lista viva de problemas, reavalie as notas a cada ciclo e acompanhe se os três primeiros de fato viraram ação. Com o tempo, o histórico mostra quais problemas voltam e onde vale investir numa solução definitiva.
O erro mais comum na adoção é transformar a matriz num formulário que ninguém discute. As notas valem pela conversa que provocam.
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Perguntas frequentes
O que significa GUT?
GUT são as iniciais de Gravidade, Urgência e Tendência, as três dimensões usadas para avaliar cada problema, com notas de 1 a 5.
Como calcular a matriz GUT?
Multiplique as três notas: G × U × T. A pontuação vai de 1 a 125, e o problema com a maior pontuação é o primeiro da lista.
O que acontece quando dois problemas empatam?
Fica na frente o de maior gravidade. Se a gravidade também empatar, vence o de maior urgência.
Qual a diferença entre a matriz GUT e a matriz de priorização de projetos?
A GUT ordena problemas com três notas fixas. A matriz de priorização compara projetos com critérios e pesos definidos pela empresa e considera a capacidade disponível.
Quantos problemas posso avaliar?
Até 50 problemas por matriz. Você pode colar a lista inteira de uma vez, um problema por linha.
Os dados ficam salvos onde?
No seu navegador. A Projeto Diário não recebe a sua lista de problemas.
Vocês oferecem treinamento de priorização e PMO para equipes?
Sim. Os treinamentos In Company de implantação de PMO e de gestão de portfólio e priorização trabalham os ritos de decisão com os problemas e os projetos reais da sua empresa. Solicite uma proposta.
