Como fazer diagrama de Ishikawa no Excel e no PowerPoint
A reunião de análise é amanhã e a empresa só libera o pacote Office. A dúvida de como fazer diagrama de Ishikawa no Excel aparece nessa hora, e a primeira descoberta é frustrante: não existe gráfico pronto de espinha de peixe, nem no Excel nem no PowerPoint. O diagrama precisa ser montado com formas, ou com uma estrutura de células que faz o mesmo papel.
A boa notícia é que, com alguns atalhos, o desenho leva menos de meia hora e pode ser reaproveitado como modelo nos próximos projetos. O passo a passo cobre o Excel (com formas e com células), o PowerPoint e o Word, e termina com o critério para escolher entre eles.
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Antes de abrir o programa
O programa só desenha; a análise vem antes. Tenha em mãos:
- O efeito escrito com número, por exemplo "42% dos chamados reabertos em setembro". É o texto da cabeça do peixe.
- As categorias que vão virar as espinhas principais. Os 6M (método, mão de obra, máquina, material, medida e meio ambiente) são o padrão; em projetos, muitas equipes trocam por categorias como escopo, comunicação, fornecedores e ferramentas.
- Uma lista prévia de causas, se já houver, para testar o espaço do desenho.
Se a dúvida é sobre o método de análise, e não sobre o programa, comece pelo artigo diagrama de Ishikawa: o que é e como fazer.
Como fazer diagrama de Ishikawa no Excel com formas
- Limpe a área. Abra uma planilha nova e, na guia Exibir, desmarque Linhas de Grade. O desenho fica mais legível e a impressão sai limpa.
- Desenhe a espinha central. Em Inserir, Formas, escolha a seta. Segure Shift enquanto arrasta para a linha sair reta. Deixe espaço à direita para a cabeça.
- Crie a cabeça do peixe. Insira um retângulo ou um pentágono na ponta da seta e digite o efeito dentro dele. Aumente a fonte e use negrito.
- Faça a primeira espinha diagonal. Insira uma linha saindo da espinha central para cima, em ângulo. Segurar Shift trava o ângulo em múltiplos de 45 graus.
- Coloque o rótulo da categoria. Insira um retângulo na ponta da espinha diagonal com o nome da categoria.
- Duplique em vez de redesenhar. Selecione a linha e o rótulo, use Ctrl+D para duplicar e arraste a cópia para a posição seguinte. Para as espinhas de baixo, gire a cópia em Formato da Forma, Girar, Inverter Verticalmente.
- Alinhe pelas células. Segure Alt enquanto arrasta uma forma: ela encaixa nas bordas das células, o que deixa espaçamentos iguais sem esforço.
- Adicione as causas. Use caixas de texto sem borda ao lado das espinhas diagonais, ou pequenas linhas horizontais com o texto em cima. Mantenha a mesma fonte e o mesmo tamanho em todas.
- Agrupe tudo. Selecione todas as formas (o Painel de Seleção, em Página Inicial, Localizar e Selecionar, ajuda quando há muitas) e use Agrupar. Assim o diagrama se move como uma peça só.
- Salve como modelo. Guarde o arquivo vazio, só com efeito e categorias genéricas, para reutilizar.
Para exportar, use Arquivo, Salvar como, PDF, ou selecione o grupo, copie e cole como imagem no relatório.
Versão em células: o diagrama que se atualiza fácil
Desenhar com formas fica bonito, mas atualizar dá trabalho: cada causa nova obriga a reposicionar caixas. Quando o diagrama vai mudar muito, a versão em células é mais prática. A ideia é uma tabela que imita a espinha:
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| A | Categoria (método, mão de obra, máquina etc.) |
| B | Causa |
| C | Por quê (subcausa) |
| D | Evidência ou forma de verificar |
| E | Situação da verificação: confirmada, descartada, em análise |
Com essa estrutura, você filtra por categoria, classifica as causas confirmadas e conta quantas há em cada espinha. Para a parte visual, monte uma segunda aba com o desenho simplificado: a seta central, as categorias como rótulos e, ao lado de cada uma, uma fórmula que traz as causas confirmadas da tabela.
Essa versão tem outra vantagem: a mesma pasta de trabalho pode ter o gráfico de Pareto das ocorrências (no Excel 2016 e posteriores, em Inserir, Gráfico Estatístico, Pareto) e o plano de ação. O modelo em tabela pronto para copiar está em modelo de diagrama de Ishikawa.
Como fazer diagrama de Ishikawa no PowerPoint
O PowerPoint é a melhor escolha quando o diagrama vai ser projetado na reunião.
- Use um slide em branco, no layout "Em branco", para ter a área toda.
- Ative as guias. Na guia Exibir, marque Guias e Linhas de Grade. Elas ajudam a centralizar a espinha e a manter as diagonais paralelas.
- Desenhe a espinha central e a cabeça como no Excel: seta com Shift e retângulo com o efeito.
- Use conectores para as diagonais. Em Formas, Linhas, os conectores se prendem às caixas das categorias. Se você mover a caixa, a linha acompanha.
- Padronize as caixas de categoria. Formate a primeira, use o Pincel de Formatação para aplicar às outras e, com todas selecionadas, use Organizar, Alinhar e Distribuir Horizontalmente.
- Reserve espaço para as causas. Em reunião, deixe as causas em caixas de texto que você preenche ao vivo, ou use notas adesivas digitais. Fonte de no mínimo 18 pontos para quem está no fundo da sala.
- Anime por categoria, se for apresentar o resultado. Com Animações, Surgir, uma espinha por vez, a plateia acompanha o raciocínio em vez de ler tudo de uma vez.
Para exportar como imagem, use Arquivo, Exportar, ou Salvar como, escolhendo PNG. Se o diagrama ficar grande demais para um slide, é sinal de que as causas precisam ser agrupadas ou que a análise deve ser dividida em mais de um efeito.
E no Word?
No Word, o caminho é parecido com o do PowerPoint, com um cuidado a mais: as formas soltas se deslocam quando o texto do documento muda. Para evitar isso, comece em Inserir, Formas, Nova Tela de Desenho e desenhe tudo dentro da tela. Ela funciona como um quadro que mantém as formas juntas.
Se o documento é um relatório formal, a versão em tabela costuma ser mais útil que o desenho, porque cabe na página em retrato e pode ser lida em leitores de tela.
Excel, PowerPoint ou Word: qual usar
| Situação | Programa indicado | Motivo |
|---|---|---|
| Conduzir a reunião de análise ao vivo | PowerPoint | Proporção de tela, fonte grande, fácil de editar na frente de todos |
| Diagrama que vai mudar com novas causas e verificações | Excel, versão em células | Filtro, contagem e ligação com Pareto e plano de ação |
| Relatório técnico ou de auditoria | Word, com tabela ou tela de desenho | Fica junto do texto e do restante da análise |
| Equipe remota editando ao mesmo tempo | Ferramenta online | Edição simultânea, quadro infinito |
Para a última linha, compare as opções gratuitas em diagrama de Ishikawa online. Quem tem licença do Visio, o aplicativo de diagramas da Microsoft, encontra nele formas próprias para diagrama de causa e efeito.
Erros comuns ao desenhar no Office
- Efeito sem número. O desenho perfeito não salva um efeito vago como "problemas na entrega".
- Fonte pequena para caber tudo. Se o texto não cabe, resuma a causa ou divida o diagrama.
- Formas soltas. Sem agrupar, um clique errado desmonta o diagrama na hora de copiar para o relatório.
- Cores demais. Use uma cor para causas confirmadas e outra para descartadas; o resto em neutro.
- Diagrama como fim. O arquivo bonito arquivado na pasta do projeto não resolve nada sem verificação e plano de ação.
Para ver como o diagrama preenchido deve ficar, com causas por categoria e o resultado da verificação, consulte o exemplo de diagrama de Ishikawa em três projetos diferentes.
Do arquivo ao plano de ação
Monte o modelo vazio hoje, no programa que você vai usar na reunião, e salve como arquivo de partida. Na análise, preencha as causas, marque as confirmadas e leve cada uma para uma ação com responsável e prazo na ferramenta gratuita de 5W2H da Projeto Diário. O guia de ferramentas da qualidade em projetos mostra onde o Ishikawa se encaixa entre Pareto, histograma e as demais ferramentas.
