Critérios de aceite: como escrever e validar entregas
A entrega foi apresentada, o cliente olhou e disse: "não era bem isso". A equipe abre a especificação e encontra a frase "o relatório deve ser completo e de fácil leitura". Ninguém mentiu, ninguém trabalhou mal. Faltaram critérios de aceite: as condições verificáveis que dizem, antes do trabalho começar, o que precisa ser verdade para a entrega ser aceita.
Quando bem escritos, os critérios poupam rodadas de retrabalho, discussões de contrato e aquela semana final de "ajustes" que nunca termina. Mal escritos, viram um documento que todos assinam e ninguém consegue usar. Os exemplos cobrem software, obra, evento e órgão público, e o roteiro final mostra como transformar os critérios em aceite formal.
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O que são critérios de aceite
Critérios de aceite (ou critérios de aceitação) são condições objetivas que uma entrega deve cumprir para ser aceita por quem a solicitou. Eles respondem à pergunta "como vamos saber que está pronto e certo?" de um jeito que qualquer pessoa consiga conferir.
Aparecem em dois contextos:
- No gerenciamento de projetos tradicional, os critérios de aceitação fazem parte da declaração do escopo e são usados no processo que o Guia PMBOK chama de validar o escopo, a aceitação formal das entregas concluídas pelo cliente ou patrocinador.
- Em times ágeis, cada item do backlog, em geral uma história de usuário, tem seus próprios critérios, escritos antes de o item entrar na sprint. A relação entre épicos, histórias e tarefas está em épico, história de usuário e tarefa.
Nos dois casos, a função é a mesma: transformar expectativa em algo verificável.
Critérios de aceite, Definition of Done e critérios de sucesso
Três conceitos costumam se misturar. A diferença é de escopo:
| Conceito | Vale para | Responde | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Critérios de aceite | Uma entrega ou história específica | O que esta entrega precisa fazer? | O boleto é gerado com vencimento em 5 dias úteis |
| Definition of Done | Todas as entregas do time | Que padrão mínimo de qualidade toda entrega cumpre? | Código revisado, testes automatizados passando, documentação atualizada |
| Critérios de sucesso do projeto | O projeto como um todo | O projeto atingiu seu objetivo? | Reduzir em 30% o tempo de emissão de boletos até dezembro |
Uma entrega só está aceita quando cumpre os dois primeiros. Os detalhes da Definition of Done estão em Definition of Done: como garantir qualidade nas sprints. Os critérios do projeto inteiro estão em como definir os critérios de sucesso do projeto.
Como escrever critérios de aceite
Um bom critério de aceite tem cinco características:
- Verificável: dá para conferir com teste, medição, inspeção ou demonstração.
- Sem ambiguidade: duas pessoas lendo chegam à mesma conclusão.
- Focado no resultado: diz o que a entrega faz, não como a equipe vai construí-la.
- Acordado antes: escrito e aprovado antes de o trabalho começar, não na hora da entrega.
- Proporcional: cobre o que importa para o cliente, sem transformar cada detalhe em cláusula.
O passo a passo para chegar lá:
- Parta do objetivo da entrega. Para que ela serve? Quem vai usar e em que situação?
- Liste os comportamentos esperados. O que precisa acontecer, inclusive nos casos de erro e exceção.
- Troque adjetivos por números. "Rápido" vira "em até 3 segundos"; "resistente" vira o valor da norma técnica aplicável.
- Defina como será verificado. Teste com quais dados, inspeção por quem, medição com qual instrumento.
- Revise com quem vai testar e com quem vai aceitar. Se algum dos dois não souber como conferir, o critério precisa ser reescrito.
- Registre a aprovação. Ata, comentário no item do backlog ou anexo do contrato.
Formatos mais usados
Lista de regras
O formato mais simples: uma lista de condições que precisam ser verdadeiras. Funciona para entregas de qualquer natureza.
A planilha de orçamento: (1) soma automaticamente os itens por etapa; (2) bloqueia a edição das fórmulas; (3) mostra em vermelho as etapas acima do valor aprovado; (4) abre sem erro no Excel e no LibreOffice.
Cenário Dado, Quando, Então
Popular em times de software, o formato descreve uma situação, uma ação e o resultado esperado. Ajuda a pensar nos casos de exceção.
Dado que o beneficiário tem uma mensalidade vencida há mais de 30 dias, quando ele tentar agendar uma consulta pelo aplicativo, então o sistema exibe a mensagem de pendência e oferece a segunda via do boleto.
Cada história costuma ter de três a oito cenários: o caminho principal e as exceções relevantes.
Limite numérico
Para requisitos de desempenho, capacidade, prazo e conformidade técnica, o critério é um número com a forma de medir.
O portal responde a 95% das consultas em até 2 segundos com 500 usuários simultâneos, medido em teste de carga no ambiente de homologação.
Exemplos de critérios de aceite por tipo de projeto
Os exemplos abaixo são ilustrativos. Os seus valores vêm do contrato, das normas aplicáveis e da expectativa do cliente.
| Projeto | Entrega | Critérios |
|---|---|---|
| Implantação de sistema | Migração dos cadastros de clientes | 100% dos registros ativos migrados; divergência zero nos campos CPF, nome e situação em amostra conferida pela área usuária; relatório de rejeitados com motivo |
| Obra | Pavimento com alvenaria concluída | Prumo e nível dentro da tolerância definida no projeto; vãos de portas e janelas nas medidas do projeto; ficha de verificação de serviço assinada pelo engenheiro |
| Evento | Credenciamento | Fila máxima de 10 minutos no pico previsto; crachás impressos para 100% dos inscritos até a véspera; contingência testada para queda de internet |
| Lançamento de produto | Página de vendas | Carrega em até 3 segundos no celular; formulário grava o contato no CRM; textos aprovados pelo jurídico |
| Órgão público | Manual do usuário | Cobre todas as funcionalidades da versão; aprovado pela comissão de fiscalização; publicado no formato acessível exigido no termo de referência |
| Software ágil | História "recuperar senha" | Link enviado ao e-mail cadastrado em até 1 minuto; link expira em 30 minutos; após 5 tentativas erradas, a conta é bloqueada por 15 minutos |
Como validar entregas e obter o aceite formal
Ter critérios não basta. A validação precisa de um roteiro, combinado com o cliente:
- Controle interno antes. A equipe confere a entrega contra os critérios e a Definition of Done antes de apresentá-la. O cliente não deve ser o primeiro a encontrar defeito.
- Roteiro de validação. Para cada critério, o teste, a inspeção ou a demonstração que será feita, com os dados a usar. Em projetos maiores, é o roteiro de teste de aceitação.
- Sessão de validação. O cliente ou seu representante executa o roteiro ou acompanha a execução. Cada critério recebe "atende" ou "não atende", com evidência.
- Tratamento das pendências. Se algo não atende, registre o que falta e o prazo. Defina com o cliente se pendências de menor impacto permitem um aceite com ressalvas.
- Registro do aceite. Termo de aceite, ata assinada ou aprovação registrada na ferramenta, com data, entrega, versão e quem aprovou.
- Prazo de manifestação. Em contratos, combine quantos dias o cliente tem para validar e o que acontece se ele não se manifestar.
Validar entregas parciais ao longo do projeto, em vez de esperar o fim, reduz muito a chance de surpresa. O artigo sobre validações antecipadas para reduzir retrabalho mostra como organizar esses pontos de checagem.
Erros comuns com critérios de aceite
- Adjetivos no lugar de números. "Intuitivo", "robusto", "de qualidade" geram discussão, não aceite.
- Critérios escritos depois. Quando o critério nasce na hora da entrega, ele descreve o que foi feito, não o que foi pedido.
- Só o caminho feliz. Sem cenários de erro, a entrega passa na validação e falha no primeiro uso real.
- Critérios que ditam a solução. "Usar uma tabela com filtro" amarra a equipe; "permitir encontrar um pedido pelo número em até dois cliques" deixa espaço para a melhor solução.
- Aceite verbal. Sem registro, a aprovação de hoje vira a reclamação de amanhã.
- Critérios demais. Cinquenta condições para uma tela simples ninguém confere de verdade.
Escreva os critérios da próxima entrega
Pegue a próxima entrega do seu projeto e escreva de três a cinco critérios com os cinco testes deste artigo: verificável, sem ambiguidade, focado no resultado, acordado antes e proporcional. Leve a lista para o cliente aprovar antes de o trabalho avançar. No fim do projeto, o checklist de encerramento gratuito da Projeto Diário ajuda a conferir se todas as entregas tiveram o aceite formal registrado. Para ver como os critérios se encaixam no restante da gestão da qualidade, consulte o guia de ferramentas da qualidade em projetos.
