Modelo de PDCA para preencher no projeto
Você decidiu tratar um problema do projeto com PDCA e agora precisa de um modelo de PDCA que a equipe preencha sem discutir formato. Abaixo estão três versões prontas para copiar: o formulário de uma página, que registra um ciclo do problema à padronização; a planilha de controle, para quem acompanha vários ciclos ao mesmo tempo, como um PMO ou uma coordenação de qualidade; e o quadro de quatro quadrantes, para usar numa reunião curta.
Cada modelo traz o que escrever em cada campo e o erro que mais aparece nele. Se você ainda está entendendo as quatro etapas e em que momento do projeto o ciclo se aplica, comece por ciclo PDCA em projetos e volte para escolher o seu modelo.
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Modelo 1: formulário de PDCA de uma página
Copie a tabela para o editor de texto ou para uma aba de planilha. A coluna da direita é a regra de preenchimento; apague depois de usar.
| Etapa | Campo | Preenchimento | Regra |
|---|---|---|---|
| Projeto e responsável | Quem é o dono do problema, não quem vai digitar o formulário | ||
| Plan | Problema | O quê, quanto, onde e desde quando, sem citar causa | |
| Plan | Indicador | Como o problema é medido e de onde vem o dado | |
| Plan | Valor atual | Número medido antes de qualquer ação | |
| Plan | Meta | Valor, ponto de medição e data | |
| Plan | Causas confirmadas | Só as que foram verificadas, cada uma com a evidência | |
| Plan | Plano de ação | O quê, quem, quando, como e quanto para cada causa | |
| Do | Onde testar | Escala reduzida: um time, um turno, uma frente, uma unidade | |
| Do | Execução | Situação de cada ação e o que saiu diferente do plano | |
| Check | Valor depois | Mesmo indicador, mesmo método de medição do valor atual | |
| Check | Comparação com a meta | Atingiu, atingiu em parte ou não atingiu, e por quê | |
| Check | Efeitos colaterais | O que piorou em outro lugar por causa da mudança | |
| Act | Decisão | Padronizar, ajustar e repetir, ou abandonar a ação | |
| Act | Padrão atualizado | Qual documento mudou: procedimento, checklist, definição de pronto | |
| Act | Próximo ciclo | O que sobrou do problema e vira novo PDCA | |
| Act | Lição aprendida | Uma frase que sirva para outro projeto |
Dois campos merecem atenção. O "valor atual" precisa ser medido do mesmo jeito que o "valor depois"; se o método de medição muda no meio do ciclo, a comparação perde o sentido. E o campo "efeitos colaterais" evita uma armadilha comum: a reprovação cai porque a inspeção ficou mais branda, ou o prazo melhora porque um teste deixou de ser feito.
Para ver este formulário inteiro preenchido, com números em cada etapa e um segundo ciclo, o artigo exemplo de PDCA aplicado a um projeto mostra um caso de obra do começo ao fim.
Modelo 2: planilha de controle de PDCAs, com fórmulas
Quando o projeto ou o PMO tem vários ciclos abertos, o formulário individual não mostra o conjunto. Esta planilha tem uma linha por ciclo e responde às perguntas de quem acompanha: quantos ciclos estão abertos, em que etapa cada um está, quais bateram a meta e quais estão atrasados.
| Coluna | Conteúdo | Exemplo |
|---|---|---|
| A | Código do ciclo | PDCA-07 |
| B | Problema | Histórias reabertas após revisão do cliente |
| C | Indicador | % de histórias reabertas por sprint |
| D | Valor inicial | 30 |
| E | Meta | 10 |
| F | Sentido | Menor (quanto menor, melhor) ou Maior |
| G | Etapa atual | Plan, Do, Check, Act ou Concluído |
| H | Data limite do ciclo | 30/11 |
| I | Valor medido no Check | 8 |
| J | Resultado | Fórmula |
| K | Prazo | Fórmula |
| L | Responsável | Nome do dono do problema |
Fórmula da coluna J (resultado), na linha 2:
=SE(I2="";"Aguardando medição";SE(OU(E(F2="Menor";I2<=E2);E(F2="Maior";I2>=E2));"Meta atingida";"Meta não atingida"))
Fórmula da coluna K (prazo):
=SE(E(H2<HOJE();G2<>"Concluído");"Atrasado";"No prazo")
Transforme as colunas F e G em listas suspensas (Dados, Validação de Dados, Lista) para que todos escrevam os valores do mesmo jeito; as fórmulas dependem disso. Uma formatação condicional que pinte "Atrasado" e "Meta não atingida" deixa a planilha pronta para a reunião mensal de qualidade. No Google Planilhas as fórmulas funcionam com os mesmos nomes; dependendo da configuração regional, troque o ponto e vírgula por vírgula.
O plano de ação de cada ciclo não cabe nesta planilha e não deve caber. Mantenha-o em aba própria ou em arquivo separado, com o código do ciclo como referência.
Modelo 3: PDCA em quatro quadrantes para reunião
Para problemas pequenos, que a equipe resolve sozinha em uma ou duas semanas, o formulário completo é exagero. Desenhe os quatro quadrantes num quadro ou numa página e preencha em 30 minutos:
| PLAN | DO |
|---|---|
| Problema com número: | O que vamos testar: |
| Meta e data: | Onde e por quanto tempo: |
| Causa que vamos atacar: | Quem acompanha: |
| ACT | CHECK |
| Se funcionar, o que vira padrão: | Como vamos medir: |
| Se não funcionar, o que fazemos: | Quando olhamos o resultado: |
Repare na ordem: Act fica embaixo de Plan, e Check embaixo de Do, para o quadro se ler em círculo. E note que o quadrante Act é preenchido antes de começar, com a decisão prevista para cada resultado. Isso evita que a equipe, ao ver um resultado ambíguo, invente um critério na hora.
Esta versão funciona bem como saída de retrospectiva ágil: o time escolhe um problema, preenche os quadrantes e confere o resultado na retrospectiva seguinte.
Qual modelo de ciclo PDCA usar em cada situação
| Situação | Modelo indicado |
|---|---|
| Problema pequeno, uma equipe, solução em dias | Quadro de quatro quadrantes |
| Problema que envolve várias áreas ou fornecedores | Formulário de uma página |
| Problema que será apresentado ao patrocinador ou ao comitê | Formulário de uma página, com o plano em 5W2H anexado |
| PMO ou área de qualidade acompanhando vários ciclos | Planilha de controle, com um formulário por ciclo |
| Problema crônico, com muitas causas e pouca informação | Formulário de uma página seguindo o PDCA em 8 etapas (MASP) |
Como ligar o modelo ao plano de ação
O campo "Plano de ação" do formulário é onde a maioria dos PDCAs perde força: vira uma lista de intenções sem dono. A saída mais simples é montar essa parte em formato 5W2H, com uma linha por ação e o código da causa que ela trata. Na etapa Check, a mesma tabela vira lista de conferência: cada ação foi feita, feita com atraso ou não feita? O encaixe completo das duas ferramentas está em PDCA e 5W2H: como usar juntos no projeto.
O PDCA também conversa com as outras ferramentas da qualidade: folha de verificação e Pareto alimentam o problema e a meta, Ishikawa organiza as causas, gráfico de controle mostra se o resultado se sustentou. O guia de ferramentas da qualidade em projetos mostra qual usar em cada etapa.
Erros comuns ao preencher um modelo de PDCA
- Meta sem número. "Melhorar a qualidade" não pode ser verificado. Sem valor e data, a etapa Check vira opinião.
- Plano antes da causa. O formulário preenchido de cima para baixo em cinco minutos, com ações que já estavam decididas antes da análise.
- Do em escala total. A mudança aplicada no projeto inteiro de uma vez impede comparar o antes e o depois e espalha o estrago se der errado.
- Act em branco. O resultado melhora, ninguém atualiza o procedimento e, meses depois, o problema volta.
- Planilha sem dono. A planilha de controle precisa de alguém que cobre a atualização. Sem isso, em dois meses metade das linhas está desatualizada.
Comece o primeiro ciclo esta semana
Escolha um problema do projeto que já tenha número, copie o modelo que combina com o tamanho dele e preencha os campos de Plan antes de qualquer ação. Para a parte do plano, use a ferramenta 5W2H da Projeto Diário: ela é gratuita, organiza o quê, quem, quando, como e quanto de cada ação e exporta a tabela em Excel, pronta para anexar ao formulário e conferir na etapa Check.
