Stakeholders: o que são, significado e tipos em projetos

Stakeholders, em português, são as partes interessadas: pessoas, grupos e organizações que podem influenciar um projeto ou uma empresa, ou que são afetados pelas decisões e pelos resultados deles. A palavra costuma aparecer numa reunião ("precisamos alinhar com os stakeholders") sem que fique claro quem entra nessa conta. A resposta curta: muito mais gente do que parece à primeira vista.

Num projeto de implantação de sistema, o diretor que aprovou o orçamento é stakeholder. Os atendentes que vão usar a tela nova também. E o fornecedor do software, o jurídico que revisa o contrato e o cliente que vai notar se o atendimento ficar mais lento durante a troca. Cada um tem algo em jogo, e cada um pode ajudar ou atrapalhar.

Stakeholders: significado e tradução

A palavra vem do inglês e junta dois termos: stake, que é o interesse, a participação ou o que está em jogo, e holder, quem detém algo. Stakeholder é, literalmente, quem tem algo em jogo numa decisão.

A tradução usada no Brasil é parte interessada, termo adotado nas versões em português do Guia PMBOK e das normas ISO de sistemas de gestão, como a ISO 9001. Na prática, as duas formas convivem: documentos formais tendem a usar "partes interessadas", e o dia a dia das empresas usa "stakeholders" sem tradução.

Algumas dúvidas comuns sobre a palavra:

• Singular e plural: stakeholder (um) e stakeholders (vários). "Os stakeholders do projeto" é a forma mais comum.
• Grafia: tudo junto, sem hífen.
• Gênero: em português, costuma-se usar no masculino ("o stakeholder"), mesmo quando se refere a uma organização ou a uma pessoa do gênero feminino.

Definição de stakeholder em projetos

O Project Management Institute (PMI), responsável pelo Guia PMBOK, define stakeholder como o indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetado ou se perceber afetado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto, programa ou portfólio.

Essa definição tem três partes, e cada uma muda quem você precisa considerar:

1. Quem pode afetar o projeto: patrocinador, diretoria, órgãos que aprovam licenças, fornecedores críticos.
2. Quem é afetado: usuários, clientes, funcionários cuja rotina muda.
3. Quem se percebe afetado: moradores que acreditam que uma obra vai desvalorizar os imóveis, mesmo que isso não se confirme. A percepção basta para que o grupo reaja, e por isso ele entra na lista.

O conceito nasceu na administração de empresas. O registro mais citado do termo é um memorando interno do Stanford Research Institute, de 1963. Duas décadas depois, R. Edward Freeman popularizou a ideia no livro Strategic Management: A Stakeholder Approach (1984), ao defender que a empresa deve considerar todos os grupos que afetam ou são afetados pelos seus objetivos, e não só os acionistas. A gestão de projetos adotou o conceito e o aplicou a iniciativas com começo e fim.

Stakeholders e shareholders: qual a diferença

A confusão é frequente porque as palavras são parecidas. Shareholder é o acionista, quem detém ações (shares) da empresa. Stakeholder é qualquer parte com interesse em jogo.

Em projetos, o acionista raramente aparece diretamente. Quem representa os interesses dele costuma ser o conselho ou a diretoria que aprova o investimento.

Tipos de stakeholders

Não existe uma classificação oficial única. As mais usadas em projetos são estas, e um mesmo stakeholder pode aparecer em mais de uma:

Internos e externos

• Internos: fazem parte da organização que executa o projeto. Patrocinador, gerente de projetos, equipe, áreas usuárias, escritório de projetos (PMO), TI, jurídico, financeiro.
• Externos: estão fora dela. Clientes, fornecedores, consultorias, órgãos reguladores, sindicatos, imprensa, comunidade do entorno.

Diretos e indiretos

• Diretos: participam do projeto ou usam o resultado dele. A equipe de vendas que vai operar o CRM novo.
• Indiretos: sentem os efeitos sem participar. O cliente que vai receber propostas no formato novo, ou a área de contabilidade que passa a receber dados em outro padrão.

Por atitude

• Apoiadores: veem ganho no projeto e ajudam a puxá-lo.
• Neutros: sabem do projeto e não se posicionam.
• Resistentes: percebem perda (de poder, verba, autonomia ou rotina) e podem dificultar o andamento.

A atitude muda ao longo do projeto e depende muito de como cada parte é envolvida. Quando a resistência aparece, as técnicas do artigo sobre como lidar com stakeholders difíceis no projeto ajudam a separar objeção legítima de disputa de poder.

Por papel no projeto

Os papéis que aparecem em quase todo projeto:

• Patrocinador (sponsor): garante recursos, defende o projeto na alta direção e decide quando algo foge da alçada do gerente. É o stakeholder mais importante na maioria dos projetos, e a relação com ele merece cuidado próprio, como mostra o artigo sobre alinhar expectativas com o patrocinador do projeto.
• Cliente: quem recebe e aceita o resultado. Pode ser externo (em projetos sob contrato) ou interno (a área que pediu o projeto).
• Usuários finais: quem usa o produto no dia a dia. Costumam ter muito interesse e pouco poder formal até a fase de testes e aceite.
• Equipe do projeto: também é stakeholder, com interesses próprios (carga de trabalho, aprendizado, reconhecimento).
• Fornecedores e parceiros: entregam partes do projeto e têm interesses comerciais.
• Reguladores e órgãos de controle: autorizam, fiscalizam ou auditam.

Em projetos ágeis, o Guia do Scrum usa o termo do mesmo modo: o Product Owner pode representar as necessidades de muitos stakeholders no Product Backlog, e a Sprint Review é o momento em que o time apresenta os resultados aos principais deles.

Exemplos de stakeholders em projetos no Brasil

A lista muda bastante conforme o tipo de projeto. Três exemplos ilustrativos:

Implantação de ERP numa indústria de médio porte

• Internos: diretor industrial (patrocinador), controladoria, compras, almoxarifado, faturamento, TI, supervisores de produção, usuários-chave de cada área.
• Externos: empresa fornecedora do software, consultoria de implantação, escritório de contabilidade terceirizado, principais clientes (que podem sentir atrasos de faturamento na virada do sistema).
• Indireto que muita gente esquece: a exigência fiscal. O sistema precisa gerar as obrigações acessórias, como os arquivos do SPED, e a área fiscal vira stakeholder com poder de veto sobre o go-live.

Construção de uma unidade básica de saúde por uma prefeitura

• Internos ao poder público: secretaria de saúde (que vai operar a unidade), secretaria de obras, fiscal do contrato, procuradoria do município, prefeito.
• Externos: construtora contratada por licitação, tribunal de contas, câmara de vereadores, conselho municipal de saúde, moradores do bairro, equipe que vai trabalhar na unidade.
• Particularidade: projetos públicos têm stakeholders de controle com poder alto, e a percepção da comunidade pesa na agenda política.

Organização de uma feira de negócios

• Internos: diretoria da empresa organizadora, equipe comercial (que vende os estandes), marketing, financeiro.
• Externos: expositores, visitantes, patrocinadores, montadora de estandes, centro de convenções, fornecedores de buffet e segurança, prefeitura e Corpo de Bombeiros (licenças e vistoria do local).
• Particularidade: prazo fixo e imóvel, por isso qualquer stakeholder externo que atrase uma licença afeta o projeto inteiro.

Stakeholders de uma empresa e stakeholders de um projeto

O termo aparece nos dois contextos, com escopos diferentes. Os stakeholders de uma empresa são permanentes: acionistas, funcionários, clientes, fornecedores, governo, comunidade. Interessam à estratégia, à governança e aos relatórios de sustentabilidade.

Os stakeholders de um projeto são definidos para aquela iniciativa específica, com começo e fim. Muitos coincidem com os da empresa, mas o recorte é mais fino: em vez de "os funcionários", você lista "os 40 atendentes do turno da noite que vão trocar de sistema". E aparecem stakeholders temporários, como uma consultoria contratada só para aquele projeto.

Por que saber quem são os stakeholders desde o início

Identificar os stakeholders é o primeiro passo da gestão das partes interessadas. A partir da lista, vêm a análise de poder e interesse de cada um, a definição do nível de engajamento que o projeto precisa, o plano de comunicação e o acompanhamento ao longo das fases. O artigo sobre como fazer análise de partes interessadas mostra como classificar cada um depois de identificá-los.

O motivo prático de começar cedo é simples: um stakeholder esquecido não deixa de existir. Ele aparece mais tarde, geralmente na fase de aceite, com uma exigência que ninguém planejou.

Para transformar a sua lista em algo útil agora, abra a ferramenta gratuita de mapa de stakeholders da Projeto Diário, cadastre as partes do seu projeto com notas de poder e interesse e veja em quais delas concentrar esforço primeiro. O mapa sai pronto em Excel, Word ou PDF para anexar ao plano do projeto.