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Status report em Excel: como montar o seu modelo
Um modelo de status report em Excel existe para resolver um problema comum: cada edição do relatório sai num formato diferente, as cores do semáforo dependem do humor da semana e ninguém consegue comparar o mês atual com o anterior. Na planilha, isso significa fixar o formato, calcular parte dos indicadores automaticamente e guardar o histórico, para que o relatório saia em meia hora em vez de uma tarde.
O passo a passo abaixo monta um modelo com uma aba de resumo (o relatório que vai para o leitor) e abas de apoio para marcos, riscos, decisões e histórico. As fórmulas estão no padrão do Excel em português, com ponto e vírgula entre os argumentos. Se você ainda está decidindo o que um relatório de status deve conter, leia antes o que é status report e como fazer um bom relatório.
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Como estruturar comunicação e relacionamento com as pessoas envolvidas no projeto.
Quando o Excel é uma boa escolha
O Excel funciona bem quando:
- a empresa já usa planilhas para controlar projetos e o leitor está acostumado com elas;
- o projeto é de porte pequeno ou médio, com um gerente atualizando os dados;
- você precisa de um formato específico que as ferramentas prontas não oferecem.
Ele começa a pesar quando há muitos projetos para consolidar, várias pessoas editando ao mesmo tempo ou leitores que querem consultar dados em tempo real. Nesses casos, um painel ou uma ferramenta dedicada costuma dar menos retrabalho.
A estrutura do modelo de status report em Excel: seis abas
| Aba | Para que serve | Quem vê |
|---|---|---|
| Resumo | O relatório propriamente dito, numa página | Leitor (patrocinador, comitê, cliente) |
| Marcos | Datas de referência, previsão e desvio | Equipe; o resumo puxa os principais |
| Riscos | Riscos e problemas abertos, com responsável | Equipe; o resumo puxa os três maiores |
| Decisões | Decisões pedidas, a quem e até quando | Equipe; o resumo puxa as pendentes |
| Listas | Valores das listas suspensas | Ninguém (pode ficar oculta) |
| Histórico | Uma linha por edição do relatório | Equipe e PMO, para ver a tendência |
A ideia é separar o que muda toda semana (dados nas abas de apoio) do que o leitor vê (resumo). Assim você atualiza os dados uma vez e o resumo se ajusta.
Passo 1: crie a aba de listas
Numa aba chamada Listas, escreva os valores que vão aparecer nas listas suspensas, cada conjunto numa coluna:
- Coluna A (Semáforo): Verde, Amarelo, Vermelho.
- Coluna B (Situação do marco): Concluído, No prazo, Em risco, Atrasado.
- Coluna C (Situação do risco): Aberto, Em tratamento, Fechado.
Defina também, numa área visível da aba, o critério de cada cor. Exemplo ilustrativo: verde, desvio de prazo de até 0 dias e custo dentro do orçamento; amarelo, desvio de até 10 dias ou custo até 5% acima; vermelho, acima disso. Escrever o critério evita que o semáforo vire opinião. Para aprofundar a escolha dos limites e o desenho visual, veja indicadores de semáforo em projetos.
Passo 2: desenhe a aba de resumo
Monte o resumo para caber numa página impressa. Uma distribuição que funciona:
| Bloco | Conteúdo |
|---|---|
| Cabeçalho | Nome do projeto, gerente, patrocinador, data e número da edição |
| Mensagem principal | Uma frase com a situação e a tendência |
| Semáforo | Prazo, custo, escopo e risco, cada um com a cor e uma linha de comentário |
| Avanços do período | Três a cinco entregas concluídas, em linguagem de negócio |
| Próximos passos | O que acontece até o próximo relatório |
| Marcos | Os cinco próximos, com data de referência, previsão e situação |
| Riscos e problemas | Os três mais graves, com ação e responsável |
| Decisões pedidas | O que, de quem e até quando |
Deixe a mensagem principal no topo e em fonte maior. É a linha que o leitor apressado vai ler.
Passo 3: crie as listas suspensas do semáforo
Selecione as células de cor do semáforo no resumo e vá em Dados > Validação de Dados. Em Permitir, escolha Lista; em Fonte, aponte o intervalo da coluna Semáforo na aba Listas. Repita o processo na aba Marcos (coluna de situação) e na aba Riscos (coluna de situação), cada uma com a sua lista.
A lista suspensa impede variações como "verde", "Ok" e "no prazo" para dizer a mesma coisa, o que quebraria a formatação e as contagens.
Passo 4: pinte o semáforo com formatação condicional
Com as células do semáforo selecionadas, vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra e escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas. Crie três regras, uma por cor. Se a primeira célula selecionada for C6:
=C6="Verde"
=C6="Amarelo"
=C6="Vermelho"
Para cada regra, defina o preenchimento na cor correspondente. Use a referência relativa (C6, sem cifrão), para que a regra valha para todas as células selecionadas.
Se preferir ícones, a alternativa é trabalhar com números (1 para verde, 2 para amarelo, 3 para vermelho) e aplicar um Conjunto de Ícones de semáforo na mesma opção de Formatação Condicional, ajustando os limites para que o 1 receba o ícone verde. As cores de fundo costumam ser mais legíveis quando o relatório é impresso ou convertido em PDF.
Passo 5: calcule desvios e contagens nas abas de apoio
Na aba Marcos, use as colunas: A (Marco), B (Data de referência), C (Data prevista ou real), D (Desvio em dias), E (Situação), F (Comentário). Fórmulas para a linha 2:
D2: =C2-B2
E2: =SE(C2="";"";SE(D2<=0;"No prazo";SE(D2<=10;"Em risco";"Atrasado")))
Os limites de 0 e 10 dias são do exemplo; use os do seu critério do Passo 1. Marque manualmente como Concluído os marcos já entregues, ou acrescente uma coluna de conclusão e ajuste a fórmula.
Na aba Riscos, com a situação na coluna F, a contagem de riscos abertos para mostrar no resumo fica assim:
=CONT.SE(Riscos!F:F;"Aberto")
E, na aba Decisões, com o prazo na coluna D e a situação na coluna E, uma coluna de alerta mostra o que venceu sem resposta:
=SE(E(E2="Pendente";D2<HOJE());"Vencida";"")
Passo 6: guarde o histórico
Na aba Histórico, crie uma linha por edição: data, número da edição, cor de prazo, cor de custo, cor de escopo, cor de risco e mensagem principal. Ao fechar cada relatório, copie os valores do resumo para uma nova linha (colando apenas valores, para não levar fórmulas).
Em poucas semanas, essa aba mostra a tendência: um projeto que está amarelo há seis edições conta uma história diferente de um que acabou de ficar amarelo. Esse é um dos ganhos mais subestimados de manter o relatório numa planilha.
Passo 7: prepare o envio
- Defina a área de impressão só com a aba de resumo, em uma página.
- Salve em PDF para enviar; o leitor abre em qualquer aparelho e não altera dados por engano.
- Mantenha a planilha completa com a equipe, num local compartilhado com controle de versão.
- Proteja as células de fórmula, para que ninguém sobrescreva um cálculo ao atualizar dados.
Exemplo preenchido do resumo
Exemplo ilustrativo de um projeto de implantação de sistema de folha de pagamento:
| Bloco | Conteúdo |
|---|---|
| Mensagem principal | Projeto no prazo para a virada de março; risco de atraso na migração de dados históricos depende de decisão até dia 20 |
| Semáforo | Prazo: amarelo (marco de migração com 6 dias de desvio). Custo: verde. Escopo: verde. Risco: amarelo |
| Avanços | Cadastros de cargos e verbas concluídos; teste paralelo de janeiro aprovado pelo RH |
| Próximos passos | Segundo teste paralelo; treinamento dos analistas de folha |
| Decisões pedidas | Migrar cinco anos de histórico (mais duas semanas) ou só dois anos (sem atraso). Responsável: diretora de RH, até dia 20 |
Repare que a mensagem principal já traz a decisão. Quem lê só a primeira linha sabe o que precisa fazer. Para versões voltadas à diretoria, com regras de escrita para quem tem poucos minutos, veja o status report executivo de uma página.
Erros comuns no status report em Excel
- Planilha que vira cronograma. O resumo lista todas as tarefas e o leitor não encontra a mensagem.
- Semáforo sem critério escrito. A cor muda conforme quem preenche.
- Texto livre onde deveria haver lista. As contagens e a formatação deixam de funcionar.
- Histórico sobrescrito. Sem as edições anteriores, não há tendência.
- Enviar a planilha inteira. O leitor abre a aba errada ou altera um dado sem querer.
Monte o seu modelo nesta semana
Comece pela aba de listas e pelo critério das cores, que são as decisões que mais pesam; o resto é formatação. Se quiser comparar formatos para leitores diferentes antes de fechar o seu, os modelos de relatório de status para stakeholders ajudam a escolher. E se preferir não montar planilha, o gerador gratuito de status report da Projeto Diário já traz semáforo, avanços, próximos passos, marcos, riscos e decisões e entrega o relatório pronto em Word, PDF ou Markdown, sem cadastro. O papel do relatório no engajamento das partes interessadas está no guia de gestão de stakeholders.
