Como fazer o planejamento das comunicações do projeto

Saber como fazer o planejamento das comunicações do projeto começa por uma pergunta simples: quem precisa saber o quê, e com que frequência? Ao elaborar o planejamento das comunicações, é necessário conhecer todos os envolvidos, ou obter informações sobre eles, e levantar suas necessidades de informação e a periodicidade com que precisam recebê-las. Esse é o passo inicial de um processo que faz parte do gerenciamento das comunicações do projeto.

Como fazer o planejamento das comunicações passo a passo

1. Levante os envolvidos e suas necessidades. Identifique todas as pessoas envolvidas no projeto, que informações cada uma precisa e com que periodicidade.
2. Monte a relação de informações. Elabore a lista das informações que devem ser obtidas para atender a essas necessidades, indicando de onde serão obtidas e como serão processadas.
3. Direcione as informações ao longo do projeto. Defina como essas informações vão circular durante todo o ciclo de vida do projeto.

O que o planejamento das comunicações precisa responder

O planejamento das comunicações serve para direcionar as informações no decorrer do projeto. Normalmente é elaborado nas fases de iniciação e planejamento, com o objetivo de identificar, para que as informações estejam disponíveis na hora e no momento certos:

• quem precisa da informação;
• quando ela deve ser entregue;
• como ela será transmitida;
• por que ela é necessária;
• por quem ela será produzida ou enviada;
• o que deve ser comunicado;
• com quem ela precisa ser compartilhada.

A resposta ao “como” passa pela escolha dos meios adequados a cada público, assunto tratado no artigo sobre canais de comunicação no projeto. E como quem conduz esse planejamento é o gerente, a comunicação aparece entre as soft skills mais valorizadas em um gerente de projetos.

O plano de gerenciamento das comunicações

O documento de saída desse processo é o “Plano de Gerenciamento das comunicações”, cujo objetivo é orientar a comunicação nas fases de execução, monitoramento e controle e encerramento (PMBOK® 2004, p. 225). Para ver como montar esse plano com mais detalhes, leia como criar um plano de comunicação eficiente em projetos.

Referência

Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), Terceira edição. Project Management Institute, 2004b.

Sergio Torres, PMP
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