Nivelamento de recursos no cronograma: como evitar a superalocação

O nivelamento de recursos no cronograma resolve um problema que muitos gerentes de projeto só descobrem tarde: a superalocação de pessoas em determinados períodos do projeto. Ela nasce de um hábito comum, o de calcular a quantidade de recursos atividade por atividade, sem olhar o projeto como um todo. Entender de onde vem essa distorção e como a técnica a corrige, com seus efeitos sobre prazo e custo, evita surpresas na execução.

Os insumos do cronograma segundo o PMBOK

O PMBOK (2009) prevê como insumos para a montagem do cronograma:

• WBS;
• Dicionário da WBS;
• Quantidade de recursos;
• Estimativa das atividades;
• Diagrama de rede.

Quem está montando o cronograma pela primeira vez encontra esse passo a passo detalhado no artigo sobre o primeiro cronograma.

Por que calcular recursos atividade por atividade gera superalocação

O terceiro item, quantidade de recursos, é calculado por muitos gerentes de projeto apenas de maneira isolada, atividade por atividade, e não em uma visão macro do projeto como um todo.

Esse hábito provoca a superalocação de recursos em determinados períodos do projeto. Quando o gerente de projeto olha apenas para a atividade, passa despercebida a quantidade de recursos que as atividades juntas estão demandando, principalmente quando são executadas em paralelo. Em uma análise de alto nível do cronograma, pode-se concluir que, em determinado período, o projeto não tem tantos recursos quanto o planejado, nem verba suficiente para tantas horas extras quanto o previsto.

Na análise simplista de atividade por atividade, essas conclusões nunca seriam obtidas. Quando elas aparecem, há duas possibilidades:

• contratar mais recursos para atender às demandas nos períodos críticos; ou
• nivelar os recursos.

O que é nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos, em inglês resource leveling, é uma técnica que evita a superalocação. Recursos são retirados de atividades não críticas e alocados em atividades críticas.

Há, porém, um efeito colateral. Embora o nivelamento garanta que os recursos não fiquem superestimados, eliminando os picos, o método normalmente aumenta o prazo do projeto. Por isso, as análises de custos e prazos devem ser feitas antes do nivelamento e verificadas novamente depois da aplicação do método. Para uma visão mais ampla de como distribuir as pessoas ao longo do trabalho, veja também como planejar a alocação de recursos do projeto.

Exemplo de nivelamento de recursos semana a semana

Um caso do livro “Certificação PMP”, de Armando Monteiro (segunda edição, Editora Brasport), ilustra bem o efeito da técnica.

Antes do nivelamento

1. Primeira semana: 2 recursos
2. Segunda semana: 4 recursos
3. Terceira semana: 8 recursos
4. Quarta semana: 2 recursos

Depois do nivelamento

1. Primeira semana: 2 recursos
2. Segunda semana: 4 recursos
3. Terceira semana: 4 recursos
4. Quarta semana: 4 recursos
5. Quinta semana: 2 recursos

O projeto nivelou os recursos, mas o prazo aumentou em uma semana. Supondo que o projeto disponha de apenas 4 recursos trabalhando juntos, o nivelamento resolveria o problema de precisar de 8 recursos na terceira semana, mas o prazo seria afetado.

O erro de nivelar só na execução

Muitos gerentes de projeto, erroneamente, fazem o nivelamento já na fase de execução, quando percebem que não têm tantos recursos quanto o planejado no cronograma. Depois de aplicar o método, concluem que precisam renegociar o prazo com o cliente, porque os picos de superalocação foram pulverizados e, com isso, o tempo se estendeu.

Nivelamento de recursos no Microsoft Project

O nivelamento de recursos é muito pouco utilizado nos softwares de gestão de projetos, mas o recurso existe nas ferramentas. O Microsoft Project, por exemplo, tem a opção de nivelamento, e em um segundo o cronograma pode ser nivelado. Quem trabalha com a plataforma corporativa pode avaliar se a equipe está preparada lendo você está pronto para utilizar o Project Server?

A técnica trata de situações em que os recursos necessários ou compartilhados estão disponíveis somente em determinados períodos ou em quantidades limitadas. Como essa é a realidade de praticamente todos os projetos, o nivelamento de recursos se torna indispensável para um bom plano de gerenciamento do tempo.

Clay Susini é Gerente de Projetos, Consultor em TI e na Área Financeira
clay_susini@yahoo.com.br