Modelo de 5W2H para preencher no projeto
Você precisa de um 5W2H modelo que a equipe consiga preencher hoje, na própria reunião, sem gastar meia hora formatando planilha. Abaixo estão três versões prontas para copiar: a tabela simples, para planejar; a versão de acompanhamento, com situação e datas, para cobrar o plano semana a semana; e a versão de reunião, para transformar encaminhamentos em ações.
Cada modelo vem com a regra de preenchimento de cada coluna e, no fim, as fórmulas de planilha que marcam atrasos e somam o custo sozinhas. Se você ainda está entendendo o que cada letra significa e quando a ferramenta se aplica, comece pelo artigo 5W2H: o que é e para que serve no projeto e volte aqui para montar o seu.
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Modelo 1: tabela 5W2H simples para copiar
Use esta versão quando o objetivo é planejar: decidir o que será feito, por quem e com que custo. Copie a tabela para o editor de texto, para a planilha ou para a ferramenta que a equipe já usa.
Problema que o plano resolve: (uma frase, de preferência com número) Meta: (o resultado esperado e a data em que será medido)
| O quê | Por quê | Onde | Quando | Quem | Como | Quanto |
|---|---|---|---|---|---|---|
As duas linhas acima da tabela não são enfeite. Sem o problema e a meta escritos, cada ação parece fazer sentido isolada, e ninguém percebe que o conjunto não resolve nada. Elas também dão o critério para encerrar o plano: quando a meta for atingida, o plano fecha, mesmo que sobrem ideias na lista.
Modelo 2: 5W2H de acompanhamento, com situação e datas
É a versão que funciona no projeto, porque o plano não termina quando a tabela fica pronta. As colunas extras permitem revisar o andamento no ponto de controle semanal e mostrar ao patrocinador o que está atrasado.
| Nº | O quê | Por quê | Onde | Quando | Quem | Como | Quanto | Situação | Concluída em | Observações |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Não iniciada | |||||||||
| 2 | Não iniciada | |||||||||
| 3 | Não iniciada |
O que cada coluna nova resolve:
- Nº: permite citar a ação em ata e em e-mail ("ação 3 atrasada") sem copiar o texto inteiro.
- Situação: use sempre a mesma lista fechada, por exemplo não iniciada, em andamento, concluída, cancelada. Texto livre como "quase pronto" impede contar e filtrar.
- Concluída em: a data real de conclusão. Comparada com o "quando", mostra se o plano costuma atrasar e de quanto.
- Observações: impedimentos e decisões. É o histórico que evita a pergunta "por que mudamos isso mesmo?".
Repare que "atrasada" não entra na lista de situações. Atraso é uma condição calculada (prazo vencido e ação não concluída), e deixar a planilha calcular evita a ação que fica marcada como "em andamento" há um mês.
Modelo 3: 5W2H para encaminhamentos de reunião
Em reunião, o tempo é curto e nem todas as colunas cabem. Esta versão reduz o registro ao mínimo que permite cobrar depois, e o restante é completado pelo responsável em até um dia.
| Nº | O quê (verbo + resultado) | Quem | Quando | Por quê (decisão de origem) |
|---|---|---|---|---|
Regra prática: a reunião só termina quando toda decisão tem uma linha com "o quê", "quem" e "quando". O "onde", o "como" e o "quanto" o responsável preenche depois, e a ação entra no modelo 2 na revisão seguinte. Assim a ata deixa de ser um resumo e vira lista de cobrança.
Como preencher cada coluna do modelo
A tabela abaixo resume o padrão de preenchimento que vale para os três modelos. Ela não repete o significado das letras, e sim o formato que facilita a leitura e o acompanhamento.
| Coluna | Formato recomendado | Exemplo de preenchimento |
|---|---|---|
| O quê | Verbo no infinitivo + objeto + número quando houver | Revisar o cadastro dos 380 fornecedores ativos |
| Por quê | A causa ou o objetivo que a ação ataca | Notas recusadas por CNPJ divergente |
| Onde | Local físico, sistema, módulo ou área | Módulo de compras do ERP |
| Quando | Data no formato dd/mm/aaaa (nunca "o quanto antes") | 15/03/2027 |
| Quem | Nome de uma pessoa, não de área | Nome da analista de compras |
| Como | Método em uma frase ou dois passos | Cruzar com a base da Receita e corrigir em lote |
| Quanto | Valor em reais ou horas internas, com a unidade | 24 h internas |
Três cuidados que fazem diferença no modelo:
- Datas em formato de data. Se a coluna "quando" tiver texto ("fim do mês", "semana 12"), nenhuma fórmula consegue marcar atraso. Configure a coluna como data antes de começar.
- Custo em número. Escreva o valor numa coluna e a unidade em outra, ou padronize tudo em reais. "R$ 2 mil + 10 h" não soma.
- Uma ação por linha. Se o "o quê" tem "e" no meio ("treinar e acompanhar"), provavelmente são duas ações com prazos diferentes.
Para ver o modelo preenchido do começo ao fim em situações diferentes (obra, evento, projeto de TI), veja o artigo com exemplos de 5W2H preenchido.
Fórmulas para transformar o modelo em planilha de controle
Se você montar o modelo 2 numa planilha, quatro fórmulas fazem o trabalho de controle. Os exemplos consideram o Excel ou o Google Planilhas em português do Brasil, com o "quando" na coluna E, o "quanto" na coluna H, a "situação" na coluna I e as ações a partir da linha 2.
Marcar atraso (numa coluna auxiliar, por exemplo L):
=SE(E(E2<>"";E2<HOJE();I2<>"Concluída";I2<>"Cancelada");"ATRASADA";"")
Somar o custo do plano sem as canceladas:
=SOMASE(I2:I50;"<>Cancelada";H2:H50)
Contar ações por situação (troque o texto para cada situação):
=CONT.SE(I2:I50;"Em andamento")
Contar ações atrasadas:
=CONT.SE(L2:L50;"ATRASADA")
Complete com dois ajustes de planilha: validação de dados na coluna "situação" (uma lista com as quatro opções, para ninguém digitar diferente) e formatação condicional que pinta a linha quando a coluna L mostra "ATRASADA". Com isso, a revisão semanal começa pelas linhas coloridas, e não pela leitura da tabela inteira.
Modelo pronto online, sem montar planilha
Se preferir não montar nada, a ferramenta de plano de ação 5W2H da Projeto Diário já traz o modelo de acompanhamento funcionando: soma o custo das ações que não foram canceladas, marca como atrasada a ação com prazo vencido e não concluída, conta as ações por responsável e avisa quando falta dono ou prazo. Você pode começar por um exemplo pronto, colar linhas de uma planilha e baixar o resultado em Excel para continuar o controle onde quiser.
A escolha entre planilha própria e ferramenta online é mais de hábito do que de recurso. Planilha própria faz sentido quando o plano precisa ficar junto de outros controles do projeto; a ferramenta resolve melhor quando você quer o plano pronto em minutos, com o cálculo de atraso já feito.
Quando o modelo precisa de outra ferramenta junto
O modelo de 5W2H organiza a execução, mas não decide o que entra nele. Dois sinais pedem apoio antes de preencher:
- Há mais problemas do que gente para resolvê-los. Priorize primeiro, com notas de gravidade, urgência e tendência, e detalhe só os primeiros. O passo a passo está em 5W2H e matriz GUT: como priorizar o plano de ação.
- As ações não ligam a nenhuma causa. Se o "por quê" de várias linhas fica vago, a análise de causa não foi feita. O guia de ferramentas da qualidade em projetos mostra qual ferramenta usar antes do plano em cada situação.
Para acelerar o primeiro rascunho do modelo a partir de uma ata ou de uma lista de causas, o artigo sobre 5W2H com inteligência artificial traz prompts prontos e o checklist para revisar o que a IA devolve.
Erros comuns ao usar um modelo de 5W2H
- Copiar o modelo e preencher só as três primeiras colunas. O "quem", o "quando" e o "quanto" são exatamente as colunas que permitem cobrar. Sem elas, o modelo vira lista de ideias.
- Criar uma planilha nova a cada reunião. Mantenha um único plano por problema e acrescente linhas. Vários arquivos espalhados escondem ações abertas.
- Apagar a ação cancelada. Marque como cancelada e registre o motivo em observações. O histórico explica por que o custo do plano mudou.
- Nunca reabrir o modelo. Plano sem data de revisão envelhece em uma semana. Coloque a revisão do 5W2H na pauta fixa do ponto de controle.
Para começar agora, copie o modelo 2, escreva o problema e a meta nas duas primeiras linhas e preencha só o "o quê" de todas as ações antes de detalhar as demais colunas. Se quiser pular a planilha, abra a ferramenta 5W2H gratuita, escolha um exemplo parecido com o seu projeto e ajuste as linhas.
